Doanh thu giảm, chi phí tăng, nhân sự thiếu chủ động, hiệu suất vận hành đi xuống… Khi những vấn đề này xuất hiện, phản ứng thường thấy của doanh nghiệp là nhanh chóng tìm giải pháp để cải thiện tình hình. Tuy nhiên, sau một thời gian, vấn đề vẫn tái diễn hoặc chỉ được cải thiện trong thời gian ngắn.
Nguyên nhân có thể không nằm ở việc doanh nghiệp thiếu giải pháp, mà ở chỗ doanh nghiệp đang xử lý những biểu hiện nhìn thấy được thay vì tìm đúng nguyên nhân khiến vấn đề phát sinh.
Trong quản trị doanh nghiệp, giải quyết vấn đề không chỉ là khắc phục những gì đang xảy ra, mà còn cần hiểu điều gì khiến tình trạng đó xuất hiện và tiếp tục lặp lại.
1. Nhầm lẫn giữa biểu hiện và nguyên nhân của vấn đề
Một trong những sai lầm phổ biến khi quản trị doanh nghiệp là xem biểu hiện bên ngoài như nguyên nhân trực tiếp của vấn đề.
Chẳng hạn, khi doanh thu giảm, doanh nghiệp có thể ngay lập tức tăng ngân sách quảng cáo, mở rộng đội ngũ bán hàng hoặc triển khai chương trình khuyến mại. Những biện pháp này có thể giúp cải thiện kết quả trong ngắn hạn, nhưng chưa chắc giải quyết được vấn đề nếu nguyên nhân thực sự nằm ở sản phẩm chưa phù hợp với nhu cầu khách hàng, chính sách giá thiếu cạnh tranh hoặc quy trình bán hàng có nhiều điểm nghẽn.
Tương tự, khi nhân viên không hoàn thành công việc đúng hạn, nhà quản lý có thể cho rằng đội ngũ thiếu trách nhiệm và tăng cường giám sát. Tuy nhiên, nguyên nhân cũng có thể xuất phát từ việc giao nhiệm vụ chưa rõ ràng, nguồn lực không đáp ứng yêu cầu hoặc quy trình phối hợp giữa các bộ phận chưa hiệu quả.
Biểu hiện cho biết vấn đề đang xảy ra; nguyên nhân giúp doanh nghiệp hiểu vì sao vấn đề xuất hiện. Nếu hai yếu tố này không được phân biệt rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ lựa chọn giải pháp chưa phù hợp.
2. Đưa ra quyết định quá nhanh khi chưa có đủ dữ liệu
Áp lực về doanh thu, tiến độ và kết quả kinh doanh khiến nhiều nhà quản lý phải đưa ra quyết định trong thời gian ngắn. Khi đó, kinh nghiệm cá nhân hoặc những nhận định ban đầu thường được sử dụng để xác định vấn đề và lựa chọn phương án xử lý.
Kinh nghiệm là nguồn tham khảo quan trọng, nhưng nếu thiếu dữ liệu kiểm chứng, doanh nghiệp có thể đưa ra kết luận dựa trên cảm tính hoặc những giả định chưa chính xác.
Ví dụ, khi lợi nhuận giảm, doanh nghiệp có thể cho rằng nguyên nhân là chi phí nhân sự tăng. Tuy nhiên, để xác định đúng vấn đề, cần xem xét thêm cơ cấu doanh thu, biên lợi nhuận từng sản phẩm, chi phí vận hành, tỷ lệ hàng tồn kho và hiệu quả sử dụng nguồn lực.
Nếu chỉ tập trung cắt giảm chi phí nhân sự mà bỏ qua những yếu tố khác, doanh nghiệp có thể làm suy giảm năng lực hoạt động nhưng vẫn không cải thiện được lợi nhuận như kỳ vọng.
Vì vậy, trước khi triển khai giải pháp, doanh nghiệp cần thu thập thông tin, đối chiếu dữ liệu và kiểm tra các giả định để xác định những yếu tố thực sự tác động đến kết quả.
3. Chỉ nhìn vào một bộ phận mà bỏ qua vấn đề của toàn hệ thống
Doanh nghiệp là một hệ thống có sự liên kết giữa chiến lược, tài chính, nhân sự, marketing, bán hàng và vận hành. Một vấn đề xuất hiện tại một bộ phận có thể bắt nguồn từ những hoạt động khác trong hệ thống.
Chẳng hạn, bộ phận kinh doanh liên tục không đạt chỉ tiêu. Nếu chỉ đánh giá năng lực nhân viên bán hàng, nhà quản lý có thể bỏ qua những nguyên nhân như chất lượng khách hàng tiềm năng chưa phù hợp, chính sách giá chưa cạnh tranh, quy trình phê duyệt kéo dài hoặc sự phối hợp chưa hiệu quả giữa marketing và kinh doanh.
Trong trường hợp này, yêu cầu nhân viên tăng số cuộc gọi hoặc tăng cường kiểm soát hiệu suất chưa chắc giải quyết được nguyên nhân cốt lõi.
Để phân tích vấn đề toàn diện hơn, doanh nghiệp cần xem xét mối liên hệ giữa các bộ phận, quy trình và nguồn lực liên quan. Điều này giúp hạn chế tình trạng xử lý một vấn đề ở bộ phận này nhưng lại tạo ra thêm khó khăn ở bộ phận khác.
4. Tập trung vào giải pháp trước khi xác định đúng vấn đề
Một biểu hiện khác thường gặp là doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp ngay khi nhận thấy kết quả không như mong đợi.
Khi nhân sự thiếu kỹ năng quản lý, doanh nghiệp tổ chức đào tạo. Khi quy trình vận hành kém hiệu quả, doanh nghiệp đầu tư phần mềm. Khi doanh thu giảm, doanh nghiệp tăng ngân sách marketing.
Tuy nhiên, đào tạo chỉ thực sự hữu ích khi năng lực là yếu tố cần cải thiện; phần mềm chỉ tạo ra giá trị khi quy trình và nhu cầu sử dụng được xác định rõ; tăng ngân sách marketing cũng không bảo đảm hiệu quả nếu vấn đề nằm ở sản phẩm hoặc khả năng chuyển đổi khách hàng.
Điều này không có nghĩa những giải pháp trên không hiệu quả, mà cho thấy một giải pháp chỉ phù hợp khi được lựa chọn dựa trên đúng vấn đề và đúng nguyên nhân.
Trước khi quyết định đầu tư nguồn lực, doanh nghiệp nên làm rõ ba câu hỏi:
-
Vấn đề cụ thể đang cần giải quyết là gì?
-
Những nguyên nhân nào có khả năng dẫn đến vấn đề đó?
-
Cơ sở nào cho thấy giải pháp được lựa chọn có thể tác động đến những nguyên nhân này?
Việc trả lời những câu hỏi trên giúp doanh nghiệp hạn chế các quyết định mang tính đối phó và tập trung nguồn lực vào những thay đổi có cơ sở hơn.
5. Không đánh giá hiệu quả sau khi triển khai giải pháp
Ngay cả khi doanh nghiệp đã lựa chọn được một giải pháp phù hợp, việc thiếu cơ chế theo dõi và đánh giá cũng khiến hiệu quả xử lý khó được xác định chính xác.
Chẳng hạn, doanh nghiệp triển khai chương trình cải tiến quy trình nhưng không xác định chỉ số đánh giá trước và sau khi thực hiện. Khi đó, nhà quản lý khó biết thời gian xử lý công việc có thực sự giảm hay không, năng suất có được cải thiện hay chỉ có sự thay đổi về cách thức thực hiện.
Để đánh giá hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu cụ thể, chỉ số đo lường và thời điểm kiểm tra kết quả. Đồng thời, cần theo dõi xem vấn đề có tiếp tục xuất hiện hay không và liệu giải pháp có tạo ra những tác động ngoài dự kiến.
Nếu kết quả không đạt kỳ vọng, doanh nghiệp cần xem xét lại giả định ban đầu, nguyên nhân đã xác định và cách thức triển khai. Đây là cơ sở để điều chỉnh giải pháp thay vì tiếp tục duy trì một phương án không mang lại hiệu quả như mong muốn.
6. Làm thế nào để doanh nghiệp tìm đúng nguyên nhân trước khi xử lý vấn đề?
Để tránh tình trạng vấn đề liên tục tái diễn, doanh nghiệp cần xây dựng cách tiếp cận có hệ thống, bắt đầu từ việc xác định thực trạng và kết thúc bằng việc đánh giá kết quả.
Thứ nhất, mô tả vấn đề bằng thông tin cụ thể. Thay vì nhận định chung rằng hiệu quả kinh doanh đang giảm, hãy xác định chỉ số nào giảm, mức độ thay đổi, thời điểm bắt đầu và phạm vi ảnh hưởng.
Thứ hai, phân tích các nguyên nhân có thể xảy ra. Xem xét những yếu tố liên quan đến con người, quy trình, nguồn lực, công nghệ, thị trường và cơ chế quản trị. Không nên mặc định nguyên nhân đầu tiên được nhận diện là nguyên nhân chính.
Thứ ba, kiểm chứng nguyên nhân bằng dữ liệu và thực tế. Đối chiếu các nhận định với số liệu, quy trình thực hiện và thông tin từ những bộ phận liên quan để xác định đâu là nguyên nhân có cơ sở.
Thứ tư, xác định thứ tự ưu tiên. Tập trung vào những vấn đề có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu kinh doanh, đồng thời cân nhắc mức độ cấp thiết và nguồn lực có thể huy động.
Thứ năm, lựa chọn giải pháp và theo dõi kết quả. Xác định mục tiêu, chỉ số đánh giá và thời gian kiểm tra để biết giải pháp có thực sự cải thiện tình hình hay không.
Với những vấn đề phức tạp, liên quan đến nhiều bộ phận hoặc đòi hỏi chuyên môn sâu, doanh nghiệp có thể cần thêm góc nhìn từ chuyên gia để hỗ trợ quá trình phân tích và xác định hướng xử lý.
7. Khi nào doanh nghiệp cần đến dịch vụ Khám theo yêu cầu?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần rà soát toàn diện mọi hoạt động khi phát sinh vấn đề. Trong nhiều trường hợp, nhà quản lý đã nhận diện được lĩnh vực cần quan tâm nhưng chưa xác định được nguyên nhân hoặc chưa biết nên ưu tiên xử lý từ đâu.
Đây là lúc doanh nghiệp có thể cân nhắc dịch vụ Khám theo yêu cầu tại iEIT Business Health Clinic (iBHC) – Phòng khám sức khỏe Doanh nghiệp.
Dịch vụ tập trung vào vấn đề cụ thể mà doanh nghiệp đang quan tâm, kết nối với chuyên gia phù hợp để trao đổi, phân tích thực trạng và định hướng phương án xử lý.
Các lĩnh vực có thể được xem xét bao gồm chiến lược và lãnh đạo, tài chính, thị trường và khách hàng, mô hình kinh doanh, vận hành và những vấn đề quản trị liên quan.
Thông qua quá trình khám và chẩn đoán, doanh nghiệp có thêm cơ sở để hiểu rõ vấn đề, xác định nội dung cần ưu tiên và cân nhắc giải pháp phù hợp với thực trạng của mình.
Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc đăng ký khám sức khỏe doanh nghiệp miễn phí tại iBHC để chia sẻ nhu cầu và được hướng dẫn về bước tiếp theo.
Đăng ký tại: https://ieit.vn/phong-kham-suc-khoe-doanh-nghiep-ibhc/
———————-
Doanh nghiệp có thể dành nhiều thời gian và nguồn lực để xử lý những vấn đề phát sinh, nhưng nếu nguyên nhân chưa được xác định đúng, những khó khăn tương tự vẫn có thể tiếp tục xuất hiện.
Thay vì phản ứng ngay với biểu hiện trước mắt, nhà quản lý cần dành thời gian phân tích dữ liệu, xem xét mối liên hệ giữa các bộ phận và kiểm chứng những nguyên nhân có thể xảy ra trước khi lựa chọn giải pháp.
Giải quyết vấn đề hiệu quả không bắt đầu từ việc tìm ra giải pháp nhanh nhất, mà từ việc hiểu đúng điều doanh nghiệp thực sự cần giải quyết.
iEIT Business Health Clinic (iBHC) – Phòng khám sức khỏe Doanh nghiệp đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình nhận diện vấn đề, chẩn đoán nguyên nhân và định hướng giải pháp phù hợp.
Khám để hiểu doanh nghiệp – Chẩn đoán để tìm đúng vấn đề – Điều trị để tạo thay đổi.