Trong bối cảnh trí tuệ nhân tạo (AI) ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong doanh nghiệp, công việc của Thư ký – Trợ lý Giám đốc cũng đang có những thay đổi đáng kể. Nhiều tác vụ như soạn thảo văn bản, tổng hợp thông tin, lập báo cáo hay chuẩn bị nội dung cuộc họp có thể được hỗ trợ bằng công nghệ. Tuy nhiên, sử dụng AI hiệu quả không chỉ đơn giản là biết nhập câu lệnh và nhận kết quả.
Giá trị của một Thư ký – Trợ lý chuyên nghiệp nằm ở khả năng xác định đúng yêu cầu công việc, khai thác công cụ phù hợp, kiểm tra chất lượng thông tin và chuyển hóa kết quả thành hành động cụ thể. Nếu thiếu phương pháp sử dụng, AI có thể tạo ra nội dung chưa chính xác, thiếu bối cảnh hoặc không đáp ứng yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Để hỗ trợ người làm nghề ứng dụng công nghệ một cách bài bản, Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại thương (iEIT) xây dựng Bộ Toolkit AI dành cho Thư ký – Trợ lý Giám đốc, tập hợp các câu lệnh AI, checklist và biểu mẫu thực hành gắn với những nghiệp vụ thường gặp trong môi trường doanh nghiệp.
1. VÌ SAO THƯ KÝ – TRỢ LÝ CẦN CÓ BỘ CÔNG CỤ LÀM VIỆC VỚI AI?
Thư ký – Trợ lý thường phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc, từ quản lý lịch trình, chuẩn bị tài liệu, tổ chức cuộc họp đến tổng hợp báo cáo và phối hợp công việc giữa các phòng ban. Khối lượng công việc lớn khiến việc tìm kiếm phương pháp tối ưu thời gian và chuẩn hóa quy trình trở thành nhu cầu thiết thực.
AI có thể hỗ trợ nhiều công đoạn, nhưng hiệu quả phụ thuộc đáng kể vào cách người dùng đặt yêu cầu và kiểm soát kết quả.
Chẳng hạn, thay vì yêu cầu AI viết một báo cáo chung chung, Trợ lý có thể cung cấp cấu trúc mong muốn, mục tiêu báo cáo, nhóm người đọc và dữ liệu đã được phép sử dụng. Kết quả thu được sẽ có cơ sở để chỉnh sửa và hoàn thiện hơn.
Tương tự, khi chuẩn bị một cuộc họp, AI có thể hỗ trợ xây dựng chương trình họp, sắp xếp các nội dung cần thảo luận và tạo danh sách công việc cần theo dõi sau cuộc họp. Trợ lý vẫn cần xác minh thông tin, làm rõ trách nhiệm và điều chỉnh tài liệu theo bối cảnh thực tế.
Một bộ công cụ được thiết kế theo nghiệp vụ giúp người dùng không phải bắt đầu từ con số không mỗi lần thực hiện nhiệm vụ mới. Thay vào đó, họ có thể dựa trên các mẫu có sẵn, điều chỉnh theo yêu cầu cụ thể và từng bước hình thành phương pháp làm việc nhất quán.
2. BỘ TOOLKIT AI DÀNH CHO THƯ KÝ – TRỢ LÝ GỒM NHỮNG GÌ?
Bộ Toolkit AI của iEIT được xây dựng xoay quanh các tình huống thực tế trong công việc, bao gồm ba nhóm tài liệu chính.
2.1. 55 Prompt AI thực chiến theo nhóm nghiệp vụ
Prompt AI là câu lệnh hoặc tập hợp hướng dẫn được sử dụng để yêu cầu công cụ AI thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Một prompt hiệu quả cần làm rõ mục tiêu, bối cảnh, yêu cầu đầu ra và những tiêu chí cần đáp ứng.
Bộ Toolkit cung cấp 55 prompt AI thực chiến, được phân theo các nhóm nghiệp vụ quan trọng của Thư ký – Trợ lý, bao gồm:
- Quản trị lịch làm việc: Hỗ trợ sắp xếp lịch trình, tổng hợp nhiệm vụ và xác định các nội dung cần ưu tiên.
- Soạn thảo văn bản: Hỗ trợ xây dựng bản nháp email, thông báo, thư mời và các nội dung hành chính.
- Tổ chức cuộc họp: Chuẩn bị chương trình họp, hệ thống hóa nội dung thảo luận và xây dựng danh sách công việc sau cuộc họp.
- Lập báo cáo và phân tích dữ liệu: Hỗ trợ tổng hợp thông tin, phân loại dữ liệu và trình bày nội dung theo cấu trúc rõ ràng.
- Tham mưu cho lãnh đạo: Hỗ trợ hệ thống hóa vấn đề, xây dựng các phương án để xem xét và chuẩn bị nội dung phục vụ quá trình ra quyết định.
- Xây dựng quy trình làm việc: Hỗ trợ phác thảo các bước thực hiện, phân công nhiệm vụ và xác định điểm cần kiểm soát.
- Chuẩn bị hồ sơ trình ký: Hỗ trợ rà soát danh mục tài liệu và xây dựng checklist kiểm tra trước khi trình duyệt.
Việc phân nhóm prompt theo nghiệp vụ giúp Thư ký – Trợ lý dễ dàng lựa chọn công cụ phù hợp với từng tình huống, thay vì phải tự xây dựng câu lệnh từ đầu cho mọi nhiệm vụ.
Tuy nhiên, prompt chỉ là điểm khởi đầu. Người sử dụng vẫn cần cung cấp bối cảnh phù hợp, kiểm tra tính chính xác và chịu trách nhiệm về nội dung cuối cùng trước khi đưa vào công việc thực tế.
2.2. Bộ checklist chuẩn hóa công việc
Nếu prompt AI hỗ trợ xử lý từng nhiệm vụ, checklist giúp Thư ký – Trợ lý kiểm soát quá trình thực hiện công việc một cách có hệ thống.
Bộ Toolkit bao gồm các checklist hỗ trợ những nghiệp vụ như:
- Tổ chức và chuẩn bị cuộc họp.
- Chuẩn bị chuyến công tác.
- Theo dõi tiến độ thực hiện công việc.
Các danh mục kiểm tra giúp người thực hiện xác định những đầu việc cần hoàn thành, hạn chế bỏ sót thông tin và chủ động theo dõi tiến độ.
Ví dụ, khi chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo, checklist có thể giúp hệ thống hóa các nội dung cần rà soát như lịch trình, phương tiện di chuyển, địa điểm làm việc, tài liệu liên quan và những thông tin cần xác nhận trước chuyến đi.
Khi kết hợp checklist với AI, Trợ lý có thể nhanh chóng xây dựng bản kế hoạch ban đầu, sau đó đối chiếu với các yêu cầu thực tế để hoàn thiện. Cách làm này giúp tận dụng lợi thế của công nghệ mà vẫn duy trì sự kiểm soát của con người.
2.3. Hệ thống biểu mẫu thực hành
Bên cạnh prompt và checklist, Bộ Toolkit còn cung cấp hệ thống biểu mẫu tham khảo phục vụ công việc thường ngày, bao gồm mẫu thư mời họp, biên bản cuộc họp, báo cáo và các tài liệu liên quan.
Việc sử dụng biểu mẫu giúp chuẩn hóa cách trình bày thông tin, tạo sự nhất quán giữa các lần thực hiện và hỗ trợ quá trình phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận.
Thay vì mất thời gian xây dựng lại cấu trúc tài liệu, Trợ lý có thể sử dụng mẫu phù hợp làm nền tảng, sau đó điều chỉnh nội dung theo mục tiêu và yêu cầu của từng công việc.
Khi kết hợp với AI, các biểu mẫu còn giúp xác định rõ cấu trúc đầu ra mong muốn, từ đó hỗ trợ quá trình soạn thảo và tổng hợp thông tin thuận tiện hơn.
3. GIÁ TRỊ CỦA TOOLKIT KHÔNG CHỈ NẰM Ở VIỆC SỬ DỤNG AI
Một trong những thách thức khi ứng dụng AI là người dùng có thể tập trung quá nhiều vào tốc độ tạo nội dung mà bỏ qua chất lượng, tính phù hợp và trách nhiệm kiểm tra kết quả.
Đối với Thư ký – Trợ lý, điều này đặc biệt quan trọng bởi công việc thường liên quan đến thông tin của lãnh đạo, dữ liệu nội bộ, tài liệu quản trị và các nội dung cần độ chính xác cao.
Giá trị của Bộ Toolkit không chỉ nằm ở việc cung cấp các câu lệnh có sẵn, mà còn ở khả năng hỗ trợ người dùng hình thành phương pháp làm việc bài bản hơn.
Thứ nhất, chuẩn hóa cách tiếp cận công việc. Các prompt và biểu mẫu cung cấp cấu trúc tham khảo để người dùng xác định rõ mục tiêu, thông tin đầu vào và kết quả cần đạt.
Thứ hai, giảm thời gian cho các tác vụ lặp lại. Những công việc như xây dựng bản nháp, sắp xếp thông tin hoặc lập danh sách kiểm tra có thể được hỗ trợ nhanh hơn khi sử dụng công cụ phù hợp.
Thứ ba, nâng cao khả năng kiểm soát tiến độ. Checklist giúp hệ thống hóa nhiệm vụ và theo dõi các đầu việc quan trọng, hạn chế phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ cá nhân.
Thứ tư, tạo điều kiện tập trung vào công việc có giá trị cao hơn. Khi các bước tác nghiệp được tổ chức hiệu quả, Trợ lý có thể dành thêm thời gian cho việc phối hợp, phân tích thông tin, nhận diện vấn đề và hỗ trợ lãnh đạo.
Dù vậy, AI không thay thế khả năng đánh giá của người làm nghề. Mọi kết quả cần được kiểm tra trước khi sử dụng; thông tin mật và dữ liệu nhạy cảm chỉ được xử lý theo chính sách bảo mật và quy định sử dụng công nghệ của doanh nghiệp.
4. TỪ NGƯỜI SỬ DỤNG AI ĐẾN THƯ KÝ – TRỢ LÝ LÀM VIỆC CÓ PHƯƠNG PHÁP
Sở hữu công cụ là một lợi thế, nhưng hiệu quả thực sự phụ thuộc vào cách vận dụng trong từng nhiệm vụ.
Một Thư ký – Trợ lý có phương pháp làm việc tốt cần biết xác định công việc nào nên ứng dụng AI, lựa chọn prompt phù hợp, kiểm chứng thông tin và kết hợp kết quả với kinh nghiệm thực tế. Đồng thời, người làm nghề cần duy trì khả năng tổ chức công việc, giao tiếp, quản lý thời gian và phối hợp với các bên liên quan.
Chẳng hạn, AI có thể hỗ trợ tạo bản nháp báo cáo, nhưng Trợ lý vẫn phải xác định thông tin nào quan trọng đối với lãnh đạo, dữ liệu nào cần xác minh và vấn đề nào cần được làm rõ trước khi báo cáo. Công nghệ có thể rút ngắn một số công đoạn, nhưng tư duy quản trị và khả năng chịu trách nhiệm mới quyết định chất lượng công việc cuối cùng.
Vì vậy, Bộ Toolkit AI nên được xem là công cụ hỗ trợ phát triển năng lực nghề nghiệp, không phải giải pháp thay thế toàn bộ kỹ năng chuyên môn. Khi kết hợp tài liệu thực hành với quá trình học hỏi và áp dụng liên tục, Thư ký – Trợ lý có thể từng bước cải thiện hiệu suất và nâng cao chất lượng hỗ trợ lãnh đạo.
5. PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC THƯ KÝ – TRỢ LÝ CÙNG iEIT
Trong môi trường doanh nghiệp đang chuyển đổi số, Thư ký – Trợ lý cần phát triển đồng thời năng lực nghiệp vụ, kỹ năng quản trị công việc, tư duy giải quyết vấn đề và khả năng ứng dụng công nghệ.
Bộ Toolkit AI dành cho Thư ký – Trợ lý Giám đốc của Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại thương (iEIT) cung cấp các tài liệu thực hành gồm 55 prompt AI, bộ checklist công việc và hệ thống biểu mẫu tham khảo, giúp người làm nghề có thêm công cụ để ứng dụng vào những nhiệm vụ thường ngày.
Để tìm hiểu thêm về chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng Thư ký – Trợ lý Giám đốc chuyên nghiệp tại iEIT, vui lòng truy cập:
https://ieit.vn/dao-tao-thu-ky-tro-ly-giam-doc/
Trong kỷ nguyên AI, lợi thế của Thư ký – Trợ lý không chỉ là làm việc nhanh hơn, mà còn là biết sử dụng công nghệ đúng cách, kiểm soát chất lượng đầu ra và tạo ra giá trị thiết thực cho doanh nghiệp.