Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, thư ký – trợ lý giám đốc không chỉ đảm nhiệm các công việc hành chính mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối thông tin, điều phối lịch trình, theo dõi tiến độ và hỗ trợ lãnh đạo trong quá trình điều hành. Khi khối lượng công việc ngày càng lớn, yêu cầu phối hợp giữa các bộ phận ngày càng cao, việc xây dựng phương pháp làm việc khoa học và nâng cao năng lực nghiệp vụ trở thành yêu cầu cần thiết đối với đội ngũ thư ký, trợ lý.

Khóa học Thư ký – Trợ lý Giám đốc chuyên nghiệp do Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại Thương (iEIT) triển khai hướng đến trang bị kiến thức, kỹ năng và phương pháp làm việc thực tiễn, giúp học viên tổ chức công việc hiệu quả, chủ động xử lý tình huống và nâng cao chất lượng hỗ trợ lãnh đạo.

1. Vai trò của thư ký – trợ lý giám đốc trong doanh nghiệp hiện đại

Thư ký – trợ lý giám đốc là vị trí có tính kết nối cao, thường xuyên làm việc với lãnh đạo, các phòng ban, đối tác và khách hàng. Hiệu quả công việc của vị trí này không chỉ được đánh giá qua khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao mà còn thể hiện ở khả năng kiểm soát thông tin, phối hợp nguồn lực và đảm bảo các công việc được triển khai đúng kế hoạch.

Trong thực tế, người làm thư ký – trợ lý thường phải xử lý đồng thời nhiều nhiệm vụ như quản lý lịch làm việc, chuẩn bị cuộc họp, soạn thảo văn bản, tổng hợp báo cáo, theo dõi chỉ đạo và đôn đốc tiến độ thực hiện. Những thay đổi đột xuất về lịch trình, yêu cầu phát sinh hoặc sự chậm trễ trong phối hợp giữa các bộ phận có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của lãnh đạo.

Vì vậy, bên cạnh sự cẩn thận, trách nhiệm và khả năng giao tiếp, thư ký – trợ lý cần có tư duy tổ chức công việc, kỹ năng quản lý thời gian, khả năng tổng hợp thông tin và phương pháp theo dõi nhiệm vụ một cách hệ thống.

Đây cũng là nền tảng để người làm nghề từng bước chuyển từ vai trò thực hiện công việc hành chính sang chủ động điều phối, kiểm soát và hỗ trợ hoạt động quản lý.

2. Những thách thức thường gặp trong công việc thư ký – trợ lý

Quản lý nhiều đầu việc và thời hạn hoàn thành

Khi phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc, việc xác định thứ tự ưu tiên và kiểm soát thời hạn hoàn thành trở thành thách thức thường xuyên. Nếu thiếu phương pháp quản lý phù hợp, người làm thư ký – trợ lý dễ bỏ sót nhiệm vụ, cập nhật thông tin chậm hoặc không kịp thời nhận diện những công việc có nguy cơ trễ hạn.

Điều phối lịch trình và xử lý yêu cầu phát sinh

Lịch làm việc của lãnh đạo có thể thay đổi do cuộc họp đột xuất, lịch tiếp đối tác hoặc các nhiệm vụ ưu tiên mới. Thư ký – trợ lý cần biết cách sắp xếp lại lịch trình, thông báo đến các bên liên quan và điều chỉnh kế hoạch mà vẫn đảm bảo tính liên tục của công việc.

Theo dõi chỉ đạo và phối hợp giữa các bộ phận

Một nhiệm vụ được giao chỉ thực sự hoàn thành khi có người phụ trách, thời hạn cụ thể và kết quả được cập nhật đầy đủ. Việc theo dõi nhiều chỉ đạo cùng lúc đòi hỏi thư ký – trợ lý phải có cách ghi nhận, kiểm soát tiến độ và báo cáo kịp thời, thay vì chỉ chờ yêu cầu từ lãnh đạo.

Nâng cao năng lực tổng hợp và hỗ trợ ra quyết định

Nếu phần lớn thời gian dành cho các công việc hành chính lặp lại, người làm thư ký – trợ lý sẽ gặp khó khăn trong việc đầu tư cho những nhiệm vụ có giá trị cao hơn như tổng hợp thông tin, chuẩn bị báo cáo, phân tích vấn đề và hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định.

Những thách thức trên cho thấy kinh nghiệm làm việc là cần thiết nhưng chưa đủ. Người làm nghề cần được trang bị phương pháp tổ chức công việc chuyên nghiệp, kỹ năng phối hợp và khả năng ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu suất.

3. Khóa học Thư ký – Trợ lý Giám đốc chuyên nghiệp tại iEIT có gì nổi bật?

Nhằm đáp ứng nhu cầu nâng cao năng lực nghiệp vụ của đội ngũ thư ký, trợ lý trong doanh nghiệp, Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại Thương (iEIT) triển khai khóa học Thư ký – Trợ lý Giám đốc chuyên nghiệp, tập trung vào các kỹ năng thiết yếu gắn với yêu cầu công việc thực tế.

Tổ chức và sắp xếp công việc khoa học

Học viên được củng cố phương pháp phân loại nhiệm vụ, xác định mức độ ưu tiên, quản lý lịch làm việc và kiểm soát thời hạn hoàn thành. Qua đó, người học có thể xây dựng kế hoạch công việc rõ ràng, hạn chế tình trạng xử lý công việc bị động và nâng cao khả năng kiểm soát các nhiệm vụ được giao.

Theo dõi và điều phối công việc hiệu quả

Kỹ năng theo dõi chỉ đạo, cập nhật tiến độ và phối hợp giữa các bộ phận giúp thư ký – trợ lý đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ, nhiệm vụ được triển khai đúng kế hoạch và các vấn đề phát sinh được báo cáo kịp thời.

Bên cạnh đó, khả năng chủ động nắm bắt tình hình và nhận diện nguy cơ chậm tiến độ giúp người làm nghề hỗ trợ lãnh đạo kiểm soát công việc hiệu quả hơn.

Nâng cao kỹ năng hỗ trợ lãnh đạo

Các nghiệp vụ như chuẩn bị và tổ chức cuộc họp, quản lý thông tin, soạn thảo văn bản, tổng hợp báo cáo và tổ chức công tác là những nội dung quan trọng đối với vị trí thư ký – trợ lý.

Việc thực hiện thành thạo các nghiệp vụ này góp phần đảm bảo thông tin được chuẩn bị đầy đủ, công việc được phối hợp thống nhất và hoạt động của lãnh đạo diễn ra thông suốt.

Ứng dụng AI và công cụ số vào công việc

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc sử dụng các công cụ công nghệ phù hợp có thể giúp thư ký – trợ lý tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả xử lý công việc.

Chương trình đề cập đến việc ứng dụng các công cụ như ChatGPT, Notion AI, Google Calendar và Zoom AI trong hỗ trợ xử lý thông tin, quản lý lịch trình, chuẩn bị nội dung và tối ưu quy trình làm việc. Việc lựa chọn và sử dụng công cụ cần gắn với mục tiêu cụ thể, đồng thời tuân thủ quy định bảo mật thông tin của doanh nghiệp.

4. Ai nên tham gia khóa học Thư ký – Trợ lý Giám đốc chuyên nghiệp?

Khóa học hướng đến những đối tượng có nhu cầu củng cố nghiệp vụ và nâng cao năng lực thực hiện công việc, bao gồm:

• Thư ký, trợ lý giám đốc: Mong muốn nâng cao khả năng tổ chức, điều phối và kiểm soát công việc.
• Nhân viên hành chính, văn phòng: Cần hoàn thiện nghiệp vụ, chuẩn hóa phương pháp làm việc và phát triển lên vị trí thư ký – trợ lý.
• Nhân sự hỗ trợ ban lãnh đạo: Thường xuyên đảm nhiệm việc tổng hợp thông tin, chuẩn bị báo cáo, theo dõi chỉ đạo và phối hợp giữa các phòng ban.
• Người định hướng phát triển nghề nghiệp trong lĩnh vực thư ký – trợ lý: Mong muốn trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để đáp ứng tốt hơn yêu cầu của vị trí công việc.

Thông qua việc củng cố kiến thức và phương pháp làm việc, học viên có thể từng bước nâng cao tính chủ động, khả năng phối hợp và chất lượng thực hiện nhiệm vụ trong môi trường doanh nghiệp.

5. Phát triển năng lực thư ký – trợ lý cùng Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại Thương

Đối với vị trí thư ký – trợ lý, tính chuyên nghiệp không chỉ nằm ở việc hoàn thành công việc đúng thời hạn mà còn thể hiện qua khả năng dự báo nhu cầu, kiểm soát thông tin, chủ động phối hợp và hỗ trợ lãnh đạo trong quá trình điều hành.

Đầu tư vào đào tạo là một trong những giải pháp giúp người làm nghề hệ thống hóa kiến thức, hoàn thiện kỹ năng và thích ứng với yêu cầu công việc ngày càng đa dạng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có cơ sở để nâng cao chất lượng đội ngũ hỗ trợ quản lý, góp phần cải thiện hiệu quả vận hành.

Với định hướng đào tạo gắn với thực tiễn, Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại Thương (iEIT) đồng hành cùng cá nhân và doanh nghiệp trong quá trình phát triển năng lực nhân sự, thông qua các chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu và đặc thù công việc.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp nâng cao nghiệp vụ thư ký – trợ lý, cải thiện khả năng quản lý công việc và ứng dụng công nghệ vào hoạt động văn phòng, hãy tìm hiểu Khóa học Thư ký – Trợ lý Giám đốc chuyên nghiệp tại iEIT.

Thông tin chương trình: https://ieit.vn/khoa-hoc-thu-ky-tro-ly-giam-doc-chuyen-nghiep/