Trong doanh nghiệp, thông tin không chỉ cần được truyền đi mà còn phải được hiểu đúng, phản hồi kịp thời và chuyển hóa thành hành động cụ thể. Đặc biệt, khi làm việc giữa Ban lãnh đạo và các phòng ban, người làm Thư ký – Trợ lý giữ vai trò quan trọng trong việc kết nối thông tin, điều phối công việc và hỗ trợ quá trình ra quyết định.
1. Vì sao kỹ năng truyền đạt và kết nối thông tin quan trọng với người làm Thư ký – Trợ lý?
Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, không ít tình huống phát sinh do thông tin chưa được truyền đạt đầy đủ hoặc các bên chưa thống nhất cách triển khai:
- Ban lãnh đạo đưa ra chỉ đạo nhưng các phòng ban chưa hiểu rõ mục tiêu và yêu cầu thực hiện.
- Các bộ phận liên tục phản hồi khó khăn nhưng thông tin chưa được tổng hợp kịp thời để lãnh đạo nắm bắt.
- Công việc liên phòng ban chậm tiến độ do thiếu sự phối hợp hoặc chưa xác định rõ trách nhiệm của từng bên.
Những vấn đề này có thể khiến công việc bị gián đoạn, phát sinh sai sót và làm giảm hiệu quả điều hành.
Vì vậy, người làm Thư ký – Trợ lý không chỉ đơn thuần tiếp nhận và chuyển tiếp thông tin. Họ cần hiểu đúng nội dung, xác định trọng tâm và hỗ trợ kết nối các bên để công việc được triển khai thống nhất.
2. Bốn kỹ năng giúp Thư ký – Trợ lý thực hiện tốt vai trò cầu nối
Kỹ năng lắng nghe và nắm bắt đúng thông tin
Người làm Thư ký – Trợ lý cần hiểu rõ yêu cầu, định hướng và chỉ đạo từ Ban lãnh đạo. Đồng thời, cần chủ động lắng nghe, ghi nhận đầy đủ ý kiến, khó khăn và đề xuất từ các phòng ban.
Việc tiếp nhận thông tin chính xác ngay từ đầu giúp hạn chế hiểu nhầm và tạo cơ sở cho quá trình truyền đạt, phối hợp tiếp theo.
Kỹ năng chuyển hóa thông tin thành nội dung dễ hiểu
Một chỉ đạo hiệu quả cần được truyền đạt rõ ràng về mục tiêu, yêu cầu, thời hạn và trách nhiệm thực hiện.
Thay vì chỉ chuyển tiếp nguyên văn thông tin, người làm Thư ký – Trợ lý cần biết hệ thống hóa nội dung, làm rõ những điểm quan trọng và bảo đảm các bên hiểu thống nhất về công việc cần triển khai.
Kỹ năng điều phối và kết nối các bên
Đối với những nhiệm vụ cần sự phối hợp của nhiều phòng ban, Thư ký – Trợ lý cần chủ động theo dõi tiến độ, nhắc việc đúng thời điểm và hỗ trợ các bên thống nhất phương án thực hiện.
Khả năng kết nối và điều phối tốt giúp hạn chế tình trạng công việc bị bỏ sót, chồng chéo trách nhiệm hoặc kéo dài do thiếu thông tin.
Kỹ năng tổng hợp và phản hồi thông tin kịp thời
Không phải mọi thông tin đều cần báo cáo lên Ban lãnh đạo. Người làm Thư ký – Trợ lý cần biết chắt lọc vấn đề quan trọng, tổng hợp dữ liệu và trình bày báo cáo ngắn gọn, đúng trọng tâm.
Đặc biệt, những khó khăn, vướng mắc hoặc nguy cơ ảnh hưởng đến tiến độ cần được phản hồi kịp thời để lãnh đạo có cơ sở theo dõi và đưa ra quyết định.
3. Từ người truyền đạt thông tin đến người kết nối và thúc đẩy hành động
Một Thư ký – Trợ lý chuyên nghiệp không chỉ hoàn thành nhiệm vụ chuyển tiếp thông tin mà còn góp phần bảo đảm thông tin được hiểu đúng, công việc được phối hợp hiệu quả và các chỉ đạo của lãnh đạo được triển khai đúng tiến độ.
Bên cạnh nghiệp vụ hành chính, tổ chức công việc và quản lý thông tin, kỹ năng giao tiếp, phối hợp nội bộ và điều phối công việc là những năng lực quan trọng giúp người làm Thư ký – Trợ lý nâng cao hiệu quả hỗ trợ lãnh đạo.
4. Khóa học Thư ký – Trợ lý chuyên nghiệp tại iEIT
Nhằm giúp người học hoàn thiện nghiệp vụ và nâng cao năng lực hỗ trợ lãnh đạo, Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại thương (iEIT) triển khai khóa học Thư ký – Trợ lý chuyên nghiệp.
Chương trình hướng đến việc phát triển các năng lực cần thiết cho người làm công tác Thư ký – Trợ lý, từ nghiệp vụ hành chính, tổ chức công việc đến giao tiếp, phối hợp và điều phối hoạt động trong doanh nghiệp.
Thông qua chương trình, học viên có cơ hội củng cố kiến thức, hoàn thiện kỹ năng và nâng cao tính chuyên nghiệp trong công việc.
Tìm hiểu chương trình và đăng ký tại:
https://ieit.vn/khoa-hoc-thu-ky-tro-ly-giam-doc-hcm/