KPI là của ai?
Đến đây, tôi đã giới thiệu với các bạn rằng KPI là chỉ số dẫn dắt của KGI (Key Goal Indicator), cũng là mục tiêu bằng số của CFS (Critical Success Factor) – quy trình quan trọng nhất. Vai trò của KPI là tín hiệu đèn giao thông trong vận hành kinh doanh. Vì lẽ đó, KPI phải duy nhất và phải là chỉ số dẫn dắt.
- Có phải KPI là dành cho nhà quản lý?
Như vậy, tín hiệu này dành cho ai?
“Ai” ở đây, ví dụ, có thể hiểu là người đứng đầu hay những thành viên ban điều hành. Nếu mở rộng đối tượng thêm một chút nữa thì có lẽ cũng có thể hiểu rằng đó là dành cho cán bộ quản lý hay những người giữ chức vụ quản lý trở lên. Và khi mở rộng đối tượng ra tới mức tối đa, ta lại có thể hiểu rằng đó là mục tiêu của toàn công ty bao gồm cả cán bộ nhân viên.
Không nhất thiết tồn tại một câu trả lời tuyệt đối.
Tuy nhiên, giả sử ta coi KPI là dành cho một bộ phận nhất định nào đó. Ví dụ như dành riêng cho người đứng đầu, dành riêng cho thành viên ban điều hành, cho cán bộ quản lý…
Giả định trường hợp trong quá trình vận dụng, chỉ số KPI sụt giảm theo chiều hướng xấu đi, nghĩa là, tín hiệu đèn giao thông chuyển sang màu đỏ. Khi đó, cần phải thay đổi chiến lược, điều chỉnh phương hướng.
Để tiến hành thay đổi chiến lược, cần phải truyền đạt, thông báo tới những nhân viên không biết về KPI.
Đối với cán bộ nhân viên thì đó sẽ là một tin “động trời”, như tiếng sét đánh ngang tai, Tuy từng trường hợp khác nhau mà phải giải thích cho họ về KPI từ đầu đến cuối. Để làm được điều này sẽ rất tốn thời gian và công sức. Thời gian dành cho việc đó là lãng phí và ai cũng muốn tránh khoảng thời gian này nếu có thể.
Đặc biệt, khi KPI chuyển biến theo hướng xấu đi thì đó là tình trạng khẩn cấp. Nếu cứ tiếp tục thì sẽ không đạt được mục đích cuối cùng là KGI.
Quản trị KPI lúc bình thường tức là khi không có chuyện gì xảy ra chỉ đơn thuần là một thứ nguyên liệu đem lại sự an tâm. Nhưng nó sẽ phát huy hiệu quả mạnh mẽ hơn trong những tình huống khẩn cấp. Nó giúp ta hiểu được mức độ cần thiết của việc thay đổi chiến thuật, chiến lược.
Với quan điểm như vậy, quản trị KPI lý tưởng nhất là khi nó là của toàn thể cán bộ nhân viên công ty. Khi tất cả cán bộ nhân viên có hứng thú đối với KPI thì nếu KPI diễn biến xấu đi, họ sẽ bắt tay thực hiện các biện pháp, đối sách ngay tại địa bàn hoạt động của họ.
Tôi nghĩ đó sẽ là một tổ chức “rất ổn” nếu làm được như vậy.
Tuy nhiên, trên thực tế, thiết lập KPI để toàn thể cán bộ nhân viên công ty đều hiểu được là việc làm hết sức khó khăn. Đội ngũ điều hành công ty luôn cố gắng và mong muốn làm sao để toàn bộ cán bộ nhân viên đều có hứng thú về KPI.
Để làm được điều đó, trước tiên cán bộ nhân viên cần phải nhận thức được về chỉ số KGI.
Sau đó, cần bắt đầu từ việc phổ biến để toàn thể cán bộ nhân viên biết CFS của dịch vụ mình phụ trách là gì.
- Những điểm mấu chốt khi chia sẻ KPI với cán bộ nhân viên.
Khi coi KPI là của tất cả cán bộ nhân viên thì có 2 điểm mấu chốt mà người chịu trách nhiệm thiết lập KPI cần lưu ý.
- CSF phải dễ hiểu
Mỗi công ty, doanh nghiệp sẽ có những đặc trưng khác nhau tùy vào quy mô doanh nghiệp, tính đa dạng của ngành nghề, nhân viên của nó nhưng điều quan trọng là CFS, yếu tố then chốt, chìa khóa dẫn đến thành công, nền tảng của KPI này phải có thể giải thích được một cách dễ hiểu.
Ví dụ, nên tránh sử dụng những cách giải thích giống như một công thức toán học phức tạp kiểu A x B / C, tức là lấy cái này nhân với cái này rồi chia cho cái kia.
2. Phải là những con số dễ nhớ
Bản thân chỉ số KPI phải là những con số dễ nhớ. Điều này rất quan trọng. Cần đầu tư công sức suy nghĩ để làm sao đưa ra được những con số tròn trĩnh như 10.000 hay những con số có phát hâm vần với nhau ví dụ như 555 (ba con 5) chẳng hạn.
Tuy vậy trên thực tế, đâu đó ta vẫn có thể bắt gặp nhiều trường hợp chỉ số KPI là giá trị khó nhớ như 9.9974 hay 10.543 mặc dù không hề có sai sót về mặt tính toán
Tóm lại, hãy cố gắng làm sao để đặt KPI là một giá trị dễ nhớ.
————————-
Trích nguồn: sách KPI công cụ quản lý nhân sự hiệu quả – Ryuichiro Nakao
Để tham khảo về khóa học: Ứng dụng BSC KPI trong quản trị doanh nghiệp diễn ra vào ngày 15/1/2021 tại Viện Kinh tế và Thương Mại Quốc tế vui lòng xem thông tin chi tiết TẠI ĐÂY!
