Bí quyết thực hành quản trị KPI (Phần 1)

Làm sao để biết một KPI là không tốt?

Trong giờ giảng học viên thường hỏi tôi “Liệu có thể biết một KPI nào đó là không tốt không?” Như tôi đã trình bày ở phần trên, tất nhiên nếu ta biết về phương pháp người ta tạo ra KPI đó thì đương nhiên là sẽ biết được.

Tuy nhiên, tôi chỉ cần nhìn riêng về KPI là có thể biết được ngay lập tức đó là KPI không tốt, hay là kém chất lượng. Nói chính xác hơn là tôi không cần nói cụ thể cũng vẫn có thể biết được chất lượng của nó. 

Cũng xin nói thêm là không phải vì là tôi nên mới có thể làm được, chỉ cần nắm được một vài điểm mấu chốt là ai cũng có thể hiểu được. 

  • Phương pháp xác định KPI không tốt trong tích tắc

Phương pháp đơn giản nhất để nắm bắt, tìm hiểu về quản  trị KPI không tốt trước tiên là yêu cầu người hỏi gửi các tài liệu quản trị KPI của tổ chức của họ qua mail. 

Mô típ điển hình sẽ là họ sẽ gửi mail trong đó có giải thích đơn giản cùng một vài tập tin đính kèm. Khi đó, không cần mở tập tin đính kèm trong mail ra tôi cũng có thể biết được đó là KPI không tốt. 

Ví dụ điển hình cho trường hợp KPI không tốt đó là: các tập tin đính kèm mang định dạng của các “phần mềm tính toán dạng bảng” kiểu như Excel… Khi mở tập tin đính kèm này ra, sẽ xuất hiện rất nhiều hạng mục và giá trị được sắp xếp chen lấn với nhau trong bảng tính Excel. Tóm lại, có thể thấy ngay đây là tài liệu dùng để quản lý rất nhiều chỉ số. 

Như tôi đã giải thích, KPI là chỉ số thể hiện CFS – chìa khóa thành công của hoạt động kinh doanh qua những “mục tiêu bằng số”. Chính vì là chìa khóa, nên nó là duy nhất. Quản lý nhiều chỉ số là hoạt động quản lý chỉ số chứ không phải là quản trị KPI. 

Cho dù tài liệu đính kèm được gửi tới là tập tin dạng Excel hay kể cả họ có quản lý nhiều con số đi chăng nữa, họ vẫn có thể viết vào nội dung mail là “Đây là KPI”. Họ cũng có thể viết là “Tài liệu đính kèm là tài liệu tham khảo”.

tuy nhiên, thật đáng tiếc là tôi chưa bao giờ gặp trường hợp nào như vậy. 

Có lẽ, đây là vấn đề về “hospitality”. (lòng hiếu khách). Những người hiếu khách sẽ luôn cố gắng giảm thiểu tối đa thời gian cho đối phương. Chỉ cần nhìn vào nội dung mail là có thể hiểu ngay. Họ sẽ cố gắng giảm thiểu gánh nặng của đối phương xuống mức thấp nhất bằng cách viết thật ngắn gọn, dễ hiểu. 

KPI tốt là khi trong mail có đề cập đến KPI một cách rõ ràng, rành mạch. Ví dụ trong mail nói rõ “KPI kỳ này là 20.000 lượt giới thiệu sản phẩm”. Rồi các tập tin đính kèm đều là những tài liệu thuyết minh đầy đủ bối cảnh, đầu đuôi câu chuyện quyết định CFS cũng như tính logic về giá trị của chỉ số KPI.

Vì vậy, chỉ cần nhìn vào nội dung mail và các tài liệu đính kèm là đã có thể phỏng đoán được đó là KPI tốt hay KPI không tốt. Nói tóm lại, KPI của các tổ chức gửi tài liệu dạng Excel đều là những KPI không tốt. Vì lẽ đó mà tôi có thể dễ dàng nhận biết. 

Trích nguồn: sách KPI công cụ quản lý nhân sự hiệu quả – Ryuichiro Nakao

Để tham khảo về khóa học: Ứng dụng BSC KPI trong quản trị doanh nghiệp diễn ra vào ngày 15/1/2021 tại Viện Kinh tế và Thương Mại Quốc tế vui lòng xem thông tin chi tiết TẠI ĐÂY!

viVI