Tiếp đến ở bước 7 ta sẽ quyết định trước các giải pháp, đối sách đề phòng trường hợp chỉ số KPI có dấu hiệu xấu đi. Nói chung, có 4 nhóm giải pháp trong trường hợp này, gồm:
- Đầu tư thêm vốn
- Đầu tư thêm con người
- Làm cả 2
- Làm với năng lực hiện có (tức là không thay đổi gì cả?
Tuy nhiên, trên thực tế nếu để các chỉ số chuyển biến xấu đi rồi mới xem xét thì sẽ không có thời gian. Kết quả là nhiều khi chỉ còn hai cách: một là làm với năng lực hiện có, hai là đầu tư thêm nhiều tài nguyên kinh doanh cần thiết ( con người, vật tư, tiền bạc, thông tin) mà không có sự suy sét đầy đủ.
Đó là cách quản trị mang lại tính nguyên thủy. Tức là ngay từ trước đã phải quyết định sẵn các biện pháp giải quyết cho trường hợp dữ liệu chuyển biến xấu đi.
Cần quyết định trước những gì?
Có 4 nội dung ta cần quyết định trước.
- Khi nào? (thời kỳ)
- KPI chuyển biến xấu đi thì chừng nào cần xử lý? (mức độ)
- Sẽ làm gì? (biện pháp)
- Người đưa ra phán đoán cuối cùng? (người quyết định)
Ví dụ, trong trường hợp sau 1 tháng triển khai (= thời kỳ) mà chỉ số KPI giảm 20%) so với dự kiến (= mức độ) thì sẽ tiến hành bổ sung thêm 10 người từ tôt chức khác (= biện pháp).
Nội dung thứ tư có ý nghĩa hết sức quan trọng. Tức là phải quyết định xem ai sẽ là “người đưa ra phán đoán cuối cùng (người quyết định)” là triển khai hay không triển khai các biện pháp.
Khi KPI diễn ra không suôn sẻ, tức là khi tìm ra vấn đề thì thời điểm đưa ra biện pháp có ý nghĩa rất quan trọng. Nếu đến lúc đó mọi người mới cùng nhau tranh cãi, thảo luận xem có tiến hành các biện pháp bổ sung hay không thì sẽ không thể đưa ra quyết định được, hoặc là sẽ rất mất thời gian.
Để ngăn chặn điều đó xảy ra, chúng ta cần phải quyết định trước ai sẽ là người đưa ra phán đoán cuối cùng.
Thông thường thì người thích hợp nhất là người đứng đầu tổ chức.
Trong ví dụ vừa được nêu ra lúc trước, ta cần xác định trước trong trường hợp sau mỗi tháng triển khai (= thời kỳ) mà chỉ số KPI giảm 20%) so với dự kiến (= mức độ) thì sẽ tiến hành bổ sung thêm 10 người từ tôt chức khác (= biện pháp) và người đưa ra phán đoán cuối cùng là ông A, giám đốc điều hành (người quyết định).
Ta cần quyết định trước bốn nội dung này và lưu lại bằng văn bản. Làm như vậy ta sẽ có thể nhanh chóng đưa ra quyết định chỉ trong một thời gian rất ngắn ngay khi KPI có dấu hiệu chuyển biến xấu đi.
Tiếp theo, ở bước 8, ta sẽ tiến hành xác nhận giữa các bên liên quan về các biện pháp, đối sách và ứng phó xem ai là người đưa ra quyết định cuối cùng trong trường hợp các chỉ số KGI, KPI, và KPI đã xác định có dấu hiệu chuyển biến xấu.
Sau khi trải qua 8 bước như trên thì cuối cùng mới tiến đến là bước 9 vận dụng. Và không phải sau khi đi vào vận dụng là xong mà cần chú ý đến bước 10, đó là cải thiện một cách liên tục.
Cũng giống với hoạt động thiết kế cái được gọi là quản trị dự án, những bước thiết kế cho đến khi vận dụng này có vai trò hết sức quan trọng.
