Phần lớn nhà quản trị đều nhận thấy rằng nhân viên hành chính nhân sự là một vị trí quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào. Nhưng trên thực tế hành chính nhân sự là gì và nhân viên hành chính nhân sự sẽ làm những công việc gì? Hãy cùng Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Đại học Ngoại Thương tìm hiểu ngay thôi nào.
Ngay từ tên chức vụ “Hành chính nhân sự” đã chỉ ra một vài đặc điểm trong công việc. Đây là sự kết hợp giữa hai loại công việc “Hành chính” và “Nhân sự”. Rất nhiều bạn sẽ tưởng chừng rằng hai công việc này không thực sự liên quan tới nhau nhưng trên thực tế chúng lại có tác dụng rất lớn để bổ trợ lẫn nhau. Chính vì vậy mỗi tổ chức, doanh nghiệp sẽ thường gộp lại vào thành cùng một vị trí chính là “nhân viên Hành chính nhân sự”.
I. Hành chính nhân sự là gì?
Hành chính nhân sự là một vị trí không thể thiếu trong việc vận hành, duy trì và phát triển những hoạt động hành chính và nhân sự của một tổ chức, doanh nghiệp. Nếu như thường xuyên theo dõi các trang thông tin về tuyển dụng, bạn có thể thấy rằng vị trí nhân viên hành chính nhân sự ở các công ty và cả các tập đoàn lớn được tuyển dụng với tần suất thường xuyên. Vậy thực tế công việc này sẽ làm những gì?
Hành chính nhân sự là vị trí sẽ đảm nhiệm chức năng của tổ hợp hai nhiệm vụ, đó là “Hành chính” và “Nhân sự”. Với vị trí này, bạn sẽ đảm nhận và chịu trách nhiệm với các công việc liên quan tới các quy trình, thủ tục hành chính nói chungcũng như thực hiện các hoạt động liên quan đến nhân sự nói riêng.
Vị trí này bắt đầu từ một nhân viên hành chính nhân sự để trau dồi, tích lũy kinh nghiệm và sau vài năm bạn hoàn toàn có thể trở thành chuyên gia trong lĩnh vực này hoặc thậm chítrở thành một quản lý nhân sự tại công ty. Khi đó, bạn sẽ đảm nhiệm việc hỗ trợ cho các nhân viên cấp dưới thuộc bộ phận hành chính nhân sự bằng việc quản lý và đôn đốc tiến độ công việc mỗi ngày.
Công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự bao gồm việc quản lý và giám sát các sự kiện, các kế hoạch nội bộ của công ty cũng như hoạt động tổ chức team-building hay các buổi du lịch cho nhân viên; lên kế hoạch tổ chức nhiều hoạt động khác và thực hiện báo cáo, giám sát quá trình làm việc của nhân viên để hoàn thiện bảng phân công tiền lương cho người lao động trong công ty.
Hình 1. Nhân viên hành chính nhân sự là gì?
II. Công việc hàng ngày của nhân viên hành chính nhân sự
Chắc hẳn bạn đã từng nhìn thấy bản mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự ở đâu đó rồi phải không? Cùng iEIT tìm hiểu thêm về công việc hàng ngày của một nhân viên hành chính nhân sự.
1. Quản lý hồ sơ và giấy tờ
Dưới đây là một số đầu công việc cần thực hiện trong công tác quản lý hồ sơ và giấy tờ của vị trí nhân viên hành chính nhân sự:
- Tiếp nhận tất cả các loại công văn, đơn thư – giấy tờ đề nghị, các loại văn bản, tài liệu và có quyền hạn giải quyết chúng trong thẩm quyền được cho phép, sau đó cần chuyển sang lưu trữ trong kho công ty.
- Tiếp nhận các loại giấy tờ liên quan tới nhân viên như giấy xin nghỉ, giấy báo ốm, các loại đơn từ khác.
- Duy trì văn hóa doanh nghiệp trong công ty.
- Quản lý tất cả các loại giấy tờ về chế độ lương thưởng của nhân viên.
2. Công tác lễ tân
Đối với một vài công ty, nhân viên hành chính nhân sự sẽ đảm nhiệm cả hoạt động trong công tác lễ tân bao gồm:
- Xử lý các giao dịch với khách hàng bằng hai hình thức trực tiếp (tại công ty) hoặc gián tiếp (qua email, điện thoại…).
- Thực hiện tiếp đón khách hàng khi tới tham dự sự kiện tại công ty.
- Tổ chức các sự kiện, các buổi gặp gỡ và giao lưu của nội bộ công ty và hoạt động vui chơi cho nhân viên nhằm phát triển và gắn kết nội bộ doanh nghiệp.
3. Xử lý bảng lương
Quản lý bảng lương là công việc vô cùng cần thiết mà bất kỳ người làm nghề hành chính nhân sự nào cũng phải đảm nhiệm. Các hoạt động liên quan tới bảng lương sẽ bao gồm việc xử lý dữ liệu chấm công hàng ngày cho các nhân viên của công ty; lên danh sách lương, thưởng và trả bảng lương mỗi tháng cho nhân viên và thực hiện công việc chi trả cũng như thanh toán tiền lương đúng thời hạn.
4. Lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động hiện tại
Công việc này thuộc về hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự. Công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự trong vấn đề này bao gồm thực hiện các hoạt động lưu giữ thông tin và cơ sở dữ liệu của nhân viên cũng như thực hiện nhiệm vụ bảo mật các thông tin đó.
5. Công tác quản lý tài sản, thiết bị
Các hoạt động liên quan tới sẽ bao gồm:
- Thực hiện theo dõi máy móc, thiết bị liên quan tới tài sản của công ty cũng như tiếp nhận các thông tin liên quan tới vấn đề máy móc của nhân viên khác báo lại như máy hỏng, không hoạt động được hoặc máy quá cũ cần thay mới hoặc bảo trì. Từ đó có kế hoạch cần thiết để bảo dưỡng nhằm duy trì tiến độ làm việc thông thường cho nhân viên ở bộ phận sản xuất.
- Kê khai các ấn phẩm văn phòng hàng tháng và thực hiện hoạt động mua cung cấp cho các phòng ban trong tổ chức.
III. Quy trình làm việc của nhân viên phòng hành chính nhân sự
Thông thường nhân viên hành chính nhân sự sẽ làm việc theo một quy trình nhất định và theo các đầu mục công việc cụ thể như dưới đây:
- Thực hiện hoạt động sắp xếp, quản lý hoạt động làm việc cho các nhân viên trong văn phòng.
- Thực hiện lên kế hoạch tuyển dụng và đào tạo để nuôi dưỡng nguồn nhân lực mạnh cho tổ chức.
- Thực hiện giám sát, biên soạn và lưu trữ giấy tờ cho công ty.
- Tìm hiểu các vấn đề của nhân viên liên quan tới tiến độ làm việc và lý do khi thực hiện các hoạt động kém hiệu quả để kịp thời có kế hoạch khích lệ phù hợp.
IV. Tố chất cần có và yêu cầu về công việc của nhân viên hành chính nhân sự
Hiện nay các thông tin tuyển nhân viên hành chính nhân sự tại Hà Nội thường thu hút giới trẻ hơn cả do đây là thành phố lớn, dân cư đông đúc cũng như khi làm việc ở Hà Nội nhu cầu thăng tiến trong công việc cao hơn. Vậy câu hỏi đặt ra ở đây là để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực này thì cần hội tụ những tố chất nào?
Nếu chỉ trở thành một nhân viên hành chính nhân sự thông thường thì không có quá nhiều yêu cầu khắt khe nhưng để trở thành một chuyên gia bạn cần hội tụ nhiều tố chất khác nhau. Bạn phải là người nhanh nhẹn, khéo léo, khả năng giao tiếp tốt. Công việc đặc trưng của vị trí hành chính nhân sự là làm việc trực tiếp với con người chứ không phải máy móc hay sản phẩm nên bạn cần phải mềm mỏng và nhanh nhạy trong phản ứng và giải quyết các vấn đề. Bên cạnh đó bạn phải là người tỉ mẩn, chăm chỉ và chịu áp lực làm việc cao.
Bạn sẽ không thể tưởng tượng nổi nếu chưa thực sự làm việc thực tế, mỗi khi chậm lương thì nhân viên trong công ty sẽ phản ứng và liên tục hỏi bạn những câu hỏi này và câu hỏi khác như thế nào đâu. Vậy nên hãy chuẩn bị sẵn tinh thần để ứng phó với các trường hợp xảy ra như này. Bên cạnh đó do cần làm việc liên quan tới nhiều loại giấy tờ nên yêu cầu cần phải có khả năng nhanh nhạy trong việc phân loại chúng và đọc hiểu tốt vì chỉ cần một sai sót nhỏ trong thông tin cũng yêu cầu phải làm lại hoặc gây ảnh hưởng đến sau này.
V. Những kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính nhân sự
1. Kỹ năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn và linh hoạt trong xử lý tình huống
Hành chính nhân sự là công việc làm việc trực tiếp và thường xuyên tới con người, do vậy kỹ năng giao tiếp tốt là yếu tố kỹ năng quyết định dẫn đến sự thành công. Điều này giúp bạn vừa làm hài lòng nhân viên của các phòng ban khác và nhân viên dưới quyền mình mà lại không bị sếp quở trách. Bên cạnh đó, đôi khi công việc sẽ phát sinh một số tình huống mà không ai lường được trước, bạn cần bình tĩnh và linh hoạt xử lý chúng. Biết đâu thông qua những tình huống khó khăn này, bạn sẽ được cấp trên để mắt hơn và chiếm được sự nể phục của các thành viên khác.
2. “Đa chức năng”
Nhiệm vụ của nhân viên hành chính nhân sự phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau từ việc lập kế hoạch và quản lý quỹ tiền lương đến việc thực hiện lưu trữ các loại giấy tờ hành chính và theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của các nhân viên trong công ty… Do đó có thể coi họ là những người “Đa chức năng”.
3. Đạo đức của người làm nhân sự
Đạo đức là một trong các yếu tố quan trọng của một người làm trong lĩnh vực nhân sự. Họ cần phải là người công bằng trong việc đánh giá người khác. Việc đánh giá đúng quyết định rất nhiều đến chế độ lương thưởng của mỗi nhân viên, bên cạnh đó trong vấn đề tuyển dụng của công ty cũng cần phải có sự minh bạch và rõ ràng. Đôi khi thực tế nhận thấy rằng có những người không có năng lực nhưng vẫn đảm nhiệm được một số vị trí nào đó, điều này làm mất cơ hội của những người xứng đáng hơn và gây ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ công việc của công ty và cách các nhân viên khác nhìn nhận vào chính tổ chức của mình.
4. Kỹ năng tổ chức
Như đã nói ở phần mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự thì đây là công việc cần đảm nhiệm tổ chức các hoạt động nội bộ cho công ty như các hoạt động giải trí, các buổi thuyết trình… Do vậy, kỹ năng tổ chức là điều kiện phải có để hoàn thành tốt công việc này.
Công việc của nhân viên hành chính nhân sự
5. Thành thạo tin học văn phòng
Nhân viên hành chính nhân sự sẽ cần thực hiện hoạt động giám sát tiến độ công việc của các nhân viên phòng ban khác, thực hiện lập và lưu trữ các giấy tờ, các bảng báo cáo tiền lương… Các hoạt động này diễn ra hàng ngày và có sự trợ giúp của máy tính và Internet, do đó thành thạo tin học văn phòng là điều kiện bắt buộc phải có để hoàn thành nhiệm vụ công việc một cách tốt nhất.
Thành thạo tin học văn phòng là kỹ năng quan trọng để thành công trong ngành hành chính nhân sự
VI. Mức lương và cơ hội việc làm của vị trí hành chính nhân sự
Hành chính nhân sự cũng được coi là nghề có mức lương cao, do đây là công việc đòi hỏi cao các tố chất cũng như sự hội tụ nhiều kỹ năng khác nhau. Thông thường một nhân viên bình thường làm việc toàn thời gian sẽ có lương dao động từ 7 đến 10 triệu tùy theo kinh nghiệm và thời gian làm việc. Mức lương dành cho các trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ dao động từ 15 – 20 triệu thậm chí còn lên tới 25 triệu một tháng. Đây là con số mà ai cũng mơ ước.
Bạn đang tự hỏi cơ hội và tìm kiếm vị trí cho công việc hành chính nhân sự ở đâu nhỉ? Bạn có thể tìm trên các website tìm việc để cập nhật các thông tin việc làm hay và hữu ích nhé. Ngoài ra các thông tin tuyển dụng có thể được đăng tải trong các nhóm, các fanpage của tổ chức… Bạn hoàn toàn có thể làm nhân viên hành chính tại các cơ quan tổ chức nhà nước hoặc tư nhân và có cơ hội thăng tiến để trở thành trưởng phòng để có mức lương cao hơn.
VII. Kết luận
Như vậy bài viết này đã cung cấp cho các bạn nhiều thông tin hấp dẫn không thể bỏ lỡ về công việc hành chính nhân sự. Bạn đã có thêm nhiều chỉ dẫn hay để không thể bỏ lỡ cơ hội trở thành một chuyên gia trong ngành này.
