7 lời khuyên giúp Freelancer tổ chức công việc hiệu quả

Chủ động chọn con đường đi riêng, freelancer (người hành nghề tự do) là một lựa chọn nghề nghiệp rất thịnh hành dành cho sinh viên cũng như những người đã có nhiều năm kinh nghiệm làm việc. Đi kèm với sự tự do về thời gian, không gian làm việc, các freelancer cũng phải đối mặt với nguy cơ thất nghiệp, hay nguồn thu nhập bấp bênh. Vậy làm thế nào để freelancer có thể trở thành một người chủ tốt của chính bản thân mình, tổ chức và thực hiện công việc một cách hiệu quả?

Theo một báo cáo gần đây của MBO Partners, một công ty chuyên về việc làm tự do, hiện có hơn 17,7 triệu freelancer ở Mỹ.

Làm việc tự do đem đến sự linh động tuyệt vời, nhưng cũng đi kèm với nguy cơ rằng freelancer có lúc sẽ không có việc làm và nguồn thu nhập của họ thiếu ổn định.

Nhiều freelancer làm việc ở nhà, họ có rất nhiều ông chủ, và phải sắp xếp nhiều dự án cùng một lúc.

Do đó, việc kiểm soát mọi thứ trở nên đặc biệt khó khăn. Dưới đây là 7 lời khuyên đã qua kiểm chứng giúp những ai hành nghề tự do có thể tổ chức công việc của mình một cách hiệu quả:

1. Có một lịch làm việc hàng ngày đều đặn 

Michelle Goodman, một nhà báo và tác giả tự do làm việc tại Seattle nói rằng, việc dành một khung thời gian làm việc cố định mỗi ngày là cực kỳ cần thiết để bạn có thể vui vẻ và đạt hiệu quả cao. Cô đã làm việc tự do trong hơn 20 năm và đã viết nhiều về cách duy trì một sự nghiệp khác với kiểu làm việc 8 tiếng mỗi ngày.

Bởi freelancer thường làm việc ở nhà và phải quản lý vài dự án một cùng lúc, “bạn rất dễ cảm thấy như mình không thể tận hưởng cuộc sống một cách trọn vẹn”, Goodman nói. Cho dù bạn là một người làm việc chủ yếu ban ngày, ban đêm, hoặc vào một lúc nào đó trong ngày thì việc xây dựng cho chính mình một lịch trình và tuân theo nó sẽ giúp bạn tách biệt giữa cuộc sống cá nhân và sự nghiệp.

2. Đừng nhận nhiều việc hơn khả năng thực tế của mình

223

Goodman lên lịch làm việc trước vài tuần, nhưng một trong những nguyên tắc quan trọng của cô là cho phép bản thân điều chỉnh lại lịch trình này. Cô phát hiện ra rằng khi còn trẻ, do luôn cố gắng chộp lấy mọi cơ hội, cô đã đảm nhận quá nhiều công việc. Điều này không chỉ làm cho cuộc sống của cô trở nên khó khăn một cách không cần thiết, mà cô còn liên tục phải từ chối những cơ hội tuyệt vời do tuần làm việc của cô đã dày đặc các công việc ngày càng kém thú vị hoặc ít lợi nhuận. Cô nói rằng “Hãy học cách nói ‘không’ “.

Xác định lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một số loại công việc nhất định, và để trống một phần tư thời gian trong lịch làm việc mỗi tháng của bạn. Goodman thừa nhận rằng, có những thời điểm trong năm khi cô hoặc là bận rộn hơn hoặc là rảnh rỗi hơn bình thường. Tuy nhiên, cô cũng cảnh báo rằng nếu công việc của bạn “lúc thì nhiều việc đến bù đầu, lúc lại ngồi không chẳng có gì làm” thì có nghĩa là bạn chưa quản lý tốt khối lượng công việc của mình.

3. Lưu giữ tất cả các ý tưởng một chỗ

Khi đang xoay sở nhiều công việc cùng lúc, bạn dễ làm thất lạc các ý tưởng được ghi vội ra giấy và các tờ ghi chú trong một mớ bòng bong hỗn loạn. Goodman thích giữ một cuốn sổ tay ý tưởng bằng giấy. Đó là nơi duy nhất để ghi lại tất cả các suy nghĩ của cô về các dự án khác nhau.

Ngoài ra còn có rất nhiều chương trình giúp sắp xếp các ghi chú của bạn, như Evernote. Người sáng lập trang web “The Work at Home Woman”, Holly Reisem Hanna, khuyên bạn nên sử dụng công cụ quản lý công việc miễn phí như Trello.

4. Dành thời gian cho bản thân 

Do đang mải lên kế hoạch cho dự án của mình trước vài tháng nhằm đảm bảo duy trì thu nhập ổn định, bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng kiệt sức, Goodman nói. Thay vào đó, nếu lên kế hoạch trước cho một kỳ nghỉ, nó sẽ giúp bạn duy trì năng suất làm việc nhờ có thời gian nghỉ ngơi và đảm bảo bạn sẽ không phải gấp gáp lên kế hoạch nghỉ ngơi vào phút chót.

5. Ngay lập tức trả lời email quan trọng

333

Khi có một công việc ổn định, việc quản lý email đã đủ gây khó khăn cho bạn rồi, nhưng việc theo dõi tất cả các thư từ với khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại có thể trở nên quá sức hơn nữa đối với một freelancer. Để tăng hiệu quả, bạn có thể tạo các thư mục riêng biệt cho mỗi công việc bạn đang làm. Tuy nhiên, nhược điểm của chiến lược này là bạn sẽ phải mất thời gian phân loại tất cả các email nhận được.

Goodman nói rằng, dù cho bạn tổ chức hộp thư đến thế nào, hãy đảm bảo rằng bạn phải trả lời ông chủ và khách hàng của bạn càng sớm càng tốt. Thư rác có thể chờ, nhưng nguồn thu nhập của bạn thì không.

6. Ngoài bảng tính Excel, hãy sử dụng thêm các công cụ khác để theo dõi tình hình tài chính

Freelancer không có nguồn tài nguyên quý giá như đội ngũ kế toán hoặc bộ phận nhân sự như một công ty, vì vậy, việc họ nắm được tình hình tài chính cá nhân của mình là đặc biệt quan trọng. Goodman đề nghị dành một khoảng thời gian mỗi tuần để cập nhật tình hình tài chính.

Việc sử dụng một bảng tính Excel đơn giản để theo dõi tình hình tài chính có thể khiến bạn đau đầu một cách không cần thiết. Người sáng lập trang web “The Work at Home Woman”, Holly Reisem Hanna, khuyên bạn dùng dịch vụ của GoDaddy (9,99 USD/tháng) hoặc Intuit’s Quick (18,86 USD/tháng). Các chương trình này có thể giúp bạn theo dõi thu nhập và chi tiêu, cũng như tính toán số tiền thuế thu nhập khi làm việc tự do mà bạn phải trả hàng quý. Nếu không theo dõi chi tiết tình hình tài chính của mình, bạn có thể bị bất ngờ khi nhận được một hoá đơn thuế vượt quá dự tính

7. Có khách hàng thân thiết và một công việc ổn định

Goodman đưa ra lời khuyên: “Hãy đặt ra chiến lược về những công việc mà bạn làm”. Dù cho chuyên môn của bạn là gì, hãy ưu tiên những công việc lâu dài, và xây dựng mối quan hệ với những ông chủ hoặc khách hàng nào dễ làm việc. Hãy cố gắng để có được một “công việc ổn định,” dù đó chỉ là một công việc bán thời gian đem lại nguồn thu nhập hàng tháng. Điều này sẽ giúp bạn tránh khỏi việc luôn phải  tìm kiếm công việc trong vô vọng chỉ để kiếm tiền trả hóa đơn, và hơn hết, khiến bạn thấy thoải mái hơn với cuộc sống của mình.

Mong rằng bài viết sẽ đem lại những lời khuyên hữu ích, không chỉ cho các Freelancer mà còn với bất cứ ai mong muốn có thể tổ chức công việc một cách hiệu quả.

Nguồn: https://www.saga.vn/7-loi-khuyen-giup-freelancer-to-chuc-cong-viec-hieu-qua~34235

Tham khảo khóa học: Kỹ năng Lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả (16/11/2019)

viVI