Trợ lý chuyên nghiệp: Liệu bạn có đang mắc phải những sai lầm cơ bản này

Trợ lý giám đốc là một công việc không đơn giản và mắc lỗi là điều có thể xảy ra. Phạm sai lầm là một phần của công việc nhưng điều quan trọng hơn cả là bạn học được gì từ sai lầm đó. Ai cũng có thể mắc lỗi nhưng không ai mắc đi mắc lại một lỗi, hãy rút kinh nghiệm và đừng lặp lại chúng.
Dưới đây là 7 lỗi mà các Trợ lý thường mắc phải, dù ở người mới bắt đầu công việc Trợ lý hay người đã quen với vị trí này. Nếu bạn nhận thấy rằng mình đang mắc phải một vài trong số những lỗi này, tốt nhất bạn nên tìm cách khắc phục trước khi không ai muốn làm việc với bạn nữa.
1.Quá tự tin

Không gì tồi tệ hơn một Trợ lý giám đốc tỏ ra tự tin đến mức kiêu căng và sau đó thì làm việc chẳng ra sao. Điều này không có nghĩa rằng Trợ lý không nên tỏ ra tự tin. Thật ra tự tin là một yếu tố quan trọng đối với một Trợ lý giám đốc nhưng hãy giữ mức tự tin tương xứng với năng lực của bạn. Một Trợ lý giám đốc kiêu ngạo sẽ chỉ khiến mọi người xung quanh thấy khó chịu và coi thường. Bạn nên tập trung vào công việc của mình và hoàn thành tốt nó, sự tự tin chỉ nên đến sau khi bạn đạt được kết quả xuất sắc.
2. Thiếu tự tin
Bây giờ chúng ta thử nghĩ theo hướng ngược lại, sẽ thật bực mình khi làm việc với một Trợ lý mà chẳng khác gì các nhân viên khác. Thay vì là người có thể thay mặt giám đốc truyền đạt và hướng dẫn thì họ lại cứ như chẳng làm được gì. Mọi người hầu hết đều trông chờ vào Trợ lý giám đốc để biết phải làm gì và làm như thế nào. Nếu một Trợ lý không tự tin, không chắc chắn vào những hướng dẫn, quyết định của bản thân thì không ai muốn nghe, mọi người sẽ không ngừng băn khoăn công việc này sẽ đi đến đâu và rất khó để mọi việc diễn ra trôi chảy.
3. Dễ phân tâm 
Một trong những kỹ năng quan trọng nhất đối với Trợ lý giám đốc là có sự tập trung. Công việc thường đòi hỏi bạn phải phân chia sự chú ý cho nhiều thứ, đôi khi giải quyết  tất cả cùng một lúc chưa kể là bạn có khi phải quản lý cả người khác nữa. Không ai muốn thấy một Trợ lý giám đốc suốt ngày la cà tán gẫu hay ngồi chơi điện tử trong cabin của mình. Có thể bạn muốn vô địch Angry bird nhưng công ty không phải nơi để bạn làm việc đó. Hãy để mắt đến những việc quan trọng, lên kế hoạch công việc và chỉ dẫn cho các nhóm. Nếu mọi người thấy Trợ lý giám đốc lơ là công việc thì họ cũng sẽ như vậy thôi.

4. Không hiểu rõ vai trò của mình 
Trước khi bạn đảm nhận công việc hãy chắc chắn bạn biết nhiệm vụ của mình là gì. Thật không công bằng khi bạn nhận một công việc mà bạn a) Không biết làm thế nào để thực hiện công việc cho đúng, hoặc b) chẳng có chút đam mê nào với công việc bạn làm. Trợ lý giám đốc được thuê về không phải chỉ để làm mấy việc lặt vặt. Trợ lý giám đốc cần tham gia sâu sát vào công việc xây dựng các dự án, đảm bảo chúng hoạt động trôi chảy và hiệu quả. Trợ lý giám đốc cần biết nhìn xa trông rộng để dự đoán những vấn đề có thể xảy ra mọi lúc mọi nơi. Trợ lý giám đốc cần biết cách xử lý các tình huống, hoặc biết ai là người có thể xử lý nó. Hãy học cách lên lịch trình thực hiện công việc một cách khoa học. Hãy lường trước và có các phương án dự phòng cho  các tình huống có thể xảy ra như thời tiết xấu hoặc ai đó đột ngột vắng mặt. Đừng bao giờ cho rằng bạn được thuê về chỉ để giám sát xem mọi người đang làm gì.
5. Quản lý những vấn đề quá nhỏ nhặt 
Trợ lý giám đốc có nhiều công việc phải quản lý. Họ sẽ khiến cho mình cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng nếu như không biết cách tin tưởng những người khác. Trợ lý cần giám sát nhưng không có nghĩa việc gì Trợ lý cũng động tay vào làm. Hãy tin rằng chỉ cần bạn hướng dẫn chi tiết thì những người khác sẽ hoàn thành công việc, bạn chỉ cần kiểm tra thời hạn hoàn thành là bao giờ và sau đó để họ làm chứ đừng làm thay công việc của họ. Hãy tin tưởng vào những phụ tá của bạn, họ là người giúp bạn làm việc dễ dàng hơn. Hãy để họ làm việc đó và bạn có thể tập trung cho việc của mình.
6. Không biết ủy quyền 
Điều này thường đi đôi với lỗi về quản lý đề cập bên trên, trừ việc nguyên nhân của nó là do bạn cảm thấy ngại nhờ giúp đỡ hoặc không biết phân công việc nào cho ai. Không phải vô lí mà bạn lại làm việc theo nhóm, hãy giao cho những người khác những việc bạn không có thời gian để làm. Bạn không phải siêu nhân, hãy biết chia sẻ công việc và cùng cả nhóm hoàn thành. Tất nhiên nếu bạn thấy ai đó không làm được việc mà bạn đã giao, hãy tìm người khác thay thế. Hãy tỏ ra chuyên nghiệp, đừng quá lo rằng bạn làm thế sẽ gây tổn thương cảm xúc của ai đó, việc quan trọng là phải hoàn thành nhiệm vụ. Xây dựng mối quan hệ tốt ở công sở là điều nên làm nhưng không nên vì thế mà bạn phải ôm đồm công việc.
7. Giấu diếm thông tin 

Thật khó có thể chấp nhận một Trợ lý giám đốc luôn cho rằng mình có quyền lực. Giấu diếm thông tin có nghĩa là họ tích trữ những thông tin quan trọng cho riêng mình trong khi lẽ ra cần phải thông báo cho mọi người. Hãy chia sẻ những thông tin cần thiết, đừng cho rằng bạn sẽ trở nên đặc biệt khi tung ra những thông tin quan trọng vào phút cuối, đừng tự hào vì chỉ có mình bạn biết điều mà chẳng ai biết. Muốn làm việc tốt thì hãy cởi mở và chia sẻ, như vậy mới giải quyết tốt các vấn đề trong công việc.
Đây là bảy lỗi lớn nhất mà Trợ lý giám đốc thường mắc phải. Không phải chỉ người mới vào nghề thì mới mắc lỗi, có những người đã làm bao nhiêu năm ở vị trí này vẫn có thể phạm phải những sai lầm này.
Nguồn: https://trolykinhdoanh.wordpress.com/2016/02/25/7-loi-co-ban-ma-cac-tro-ly-giam-doc-thieu-kinh-nghiem-thuong-mac-phai/ 
Tham khảo: Khóa học về nghiệp vụ Thư ký, trợ lý