English
Về thiết kế tổ chức
Từ lâu, thuật ngữ “Thiết kế tổ chức” đã không còn xa lạ với doanh nghiệp. Trong một thế giới với nền kinh tế đầy biến động như hiện nay, doanh nghiệp luôn phải sẵn sàng để thích ứng với bất kỳ sự thay đổi nào. Và dĩ nhiên việc thích ứng này thường đi kèm với việc doanh nghiệp phải tái cơ cấu tổ chức, hay còn gọi là tái “Thiết kế tổ chức” (Organizational design).
Thiết kế tổ chức là đầu vào quan trọng để doanh nghiệp tổ chức thực hiện một loạt các hoạt động tiếp theo, từ hoạt động kinh doanh tới các hoạt động quản trị Nguồn nhân lực (hệ thống khung năng lực, hệ thống đánh giá kết quả công việc (KPI, OKR…), hệ thống lương thưởng, lộ trình phát triển, hệ thống quản trị tài năng).
Các vấn đề thường gặp trong thiết kế tổ chức
Thiết kế tổ chức là một nhiệm vụ phức tạp, các doanh nghiệp thường mất khá nhiều thời gian để thực hiện và thường không phải doanh nghiệp nào cũng thành công trong nỗ lực tái thiết kế của của mình.
Trong quá trình thiết kế tổ chức, doanh nghiệp hay gặp phải các vấn đề như:
– Phân công trách nhiệm không rõ ràng, chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng, ban, bộ phận, cá nhân hoặc
– Có những chức năng, nhiệm vụ không rõ ràng trong việc bộ phận nào chịu trách nhiệm chính
– Mối liên kết lỏng lẻo và sự phối hợp thực hiện công việc thiếu hiệu quả giữa các phòng, ban, bộ phận, cá nhân trong tổ chức
– Khó phân định trách nhiệm khi có sự cố hoặc sai sót
05 nguyên tắc thiết kế tổ chức
Để hạn chế các vấn đề nêu trên, trong quá trình thiết kế tổ chức, doanh nghiệp cần tuân theo năm ngueyen tắc cơ abnr trong thiết kế tổ chức dưới đây.
Nguyên tắc 1: Gắn với mục tiêu
Mô hình tổ chức của doanh nghiệp phải hỗ trợ việc thực thi các mục tiêu, chiến lược hoạt động của mình. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phân tích chuỗi giá trị hoạt động, trong đó bao gồm toàn bộ các chức năng cần thiết để phục vị cho chiến lược, mục tiêu của mình. Dựa trên các chức năng này, doanh nghiệp phân bổ chức năng, nhiệm vụ cho các bộ phận để đảm bảo:
– Các chức năng/ sản phẩm dịch vụ trong chiến lược, kế hoạch mục tiêu và chuỗi giá trị hoạt động của doanh nghiệp phải có bộ phận được giao đảm nhiệm chính.
– Cân đối, phân bổ hợp lý nguồn lực theo mục tiêu chiến lược, ưu tiên của doanh nghiệp cũng như tần suất thực hiện của các chức năng, nhiệm vụ.
Nguyên tắc 2: Thống nhất chỉ huy
Khi phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban và từng vị trí chức danh cần đảm bảo nguyên tắc “thống nhất chỉ huy”, tức là với mỗi một công việc cần đảm bảo:
– Có một đầu mối chịu trách nhiệm giải trình và một đầu mối chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện chính, cấp quản lý cao hơn sẽ chỉ đạo và nhận báo cáo qua đầu mối này. Đầu mối sẽ chịu trác nhiệm tổ chức, điều phối các thành viên còn lại tham gia thực hiện công việc.
– Các thành viên chỉ nhận mệnh lệnh và chịu trách nhiệm báo cáo cho một đầu mối.
Nguyên tắc 3: Hiệu quả kinh tế
Thiết kế tổ chức cần đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả với mức chi phí quản lý thấp nhất, tối ưu hóa thời gian thực hiện công việc.
Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phân chia công việc cho các bộ phận theo nguyên tắc:
– Các công việc nằm trong chuỗi công việc mà đầu ra của bước công việc này là đầu vào của công việc sau, mà không cần có sự kiểm soát, kiểm tra chéo thì nên phân công cho 1 bộ phận/ vị trí chức danh đảm nhiệm để tăng cường hiệu quả, giảm thiểu thời gian chờ việc và không có người chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng
– Bộ phận/ vị trí nào nắm nhiều thông tin thì nên đảm nhiệm vai trò chủ trì thực hiện công việc và điều phối nguồn lực
– Nhóm các công việc có yêu cầu năng lực tương đối giống nhau vào 1 bộ phận/ vị trí chức danh
– Đơn giản hóa thủ tục, quy trình kiểm soát đối với các công việc không có tính phụ thuộc cao hay không có ảnh hưởng cao đến các công việc khác
– Tìm người có đủ năng lực để giao việc
Nguyên tắc 4: Cân đối
Khi phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban và từng vị trí chức danh cần đảm bảo cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm giữa các cá nhân/bộ phận trên nguyên tắc:
– Cá nhân/ bộ phận được giao trách nhiệm thực hiện công việc phải có quyền hạn tương ứng để có thể điều phối công việc cũng như tăng tính trách nhiệm, tạo động lực cho cá nhân/bộ phận.
– Phân bổ trách nhiệm và quyền hạn cân đối giữa các cá nhân/bộ phận, trách để quá nhiều quyền lực, trách nhiệm tập trung vào một cá nhân/bộ phận, dẫn đến không hiệu quả và có thể dẫn đến tình trạng chuyên quyền cũng như rủi ro cho tổ chức khi cá nhân đảm nhiệm nghỉ việc.
Nguyên tắc 5: Tin cậy
Khi phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban và từng vị trí chức danh cần đảm bảo khả năng kiểm soát chéo và truy cứu trách nhiệm, thông tin được thu thập, xử lý cẩn thận và đảm bảo độ chính xác cao. Doanh nghiệp cần xác định một số công việc cần được Soát xét, đánh giá bởi các bộ phận/vị trí khác trước khi chuyển cho người ra quyết định để đảm bảo tính đúng đắn, hợp lý, khách quan và tuân thủ. Đây thường là các công việc dễ tạo ra các rủi ro về tài chính, chất lượng, thị trường hay nhân sự cho doanh nghiệp.
Trên đây là năm nguyên tắc cơ bản mà Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp (iEIT) đã tổng hợp. Các doanh nghiệp cần lưu tâm khi thiết kế tổ chức. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng tùy thuộc vào đặc thù hoạt động, văn hóa tổ chức cũng như môi trường kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án thiết kế cơ cấu phù hợp để đảm bảo cân đối được năm nguyên tắc nêu trên.
Bạn có thể tham khảo khóa học Mini MBA của Viện Đào tạo & Tư vấn doanh nghiệp tại đây nhé!
Tìm hiểu thêm khóa học Mini MBA
Theo dõi Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại thương tại đây:
