Một trợ lý chỉ thực sự làm việc hiệu quả khi có thể giúp CEO tiết kiệm được thời gian để họ có thể tập trung vào những việc khác lớn hơn. Để làm được điều đó, Trợ lý cần giúp CEO quản lý lịch làm việc hiệu quả, giảm thiểu gián đoạn và giữ cho mọi việc theo đúng tiến trình. Nói cách khác, chúng ta có thể đảm bảo cho CEO tập trung vào việc điều hành các vấn đề quan trọng bằng cách giúp họ quản lý và thực hiện những công việc mà họ không cần thiết phải nhúng tay vào (hoặc chỉ phải thông báo khi nào họ cần). Vậy những công việc mà Trợ lý cần làm thay CEO đó là gì? Mình sẽ liệt kê một cách cụ thể dưới đây để các bạn dễ hình dung.
1.Vấn đề thông tin liên lạc
Trợ lý nên là người soạn thảo tất cả các thông tin để truyền thông cho nhân viên bao gồm các ghi chú cho các cuộc họp, các cập nhật hoặc tin tức mới. Nếu đó là các thông tin quan trọng hoặc phát ngôn của CEO, Trợ lý nên soạn thảo trước thông tin, yêu cầu CEO xem xét hoặc sửa đổi các chi tiết trước khi phát đi thông tin dưới tư cách của họ. Các trợ lý cũng nên quản lý tất cả các thông tin liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp, tổ chức sắp xếp lại thông tin và quyết định thông tin nào Giám đốc điều hành nên được biết.
2. Nghiên cứu
Trợ lý nên hỗ trợ CEO bằng cách nghiên cứu và tìm kiếm trước thông tin. Ví dụ: tìm hiểu thông tin chi tiết về một khách hàng mới, về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của họ để đánh giá năng lực của khách hàng, hoặc đơn giản là tìm hiểu profile cá nhân trên Linkedin của một khách hàng để hiểu về khách hàng đó. Điều này không chỉ giúp CEO tiết kiệm thời gian mà còn giúp họ chuẩn bị tốt hơn cho các cuộc gặp gỡ kinh doanh mới.
3. Quản lý tài liệu
Các bạn đều biết công việc của Trợ lý thì chắc chắn có phần quản lý tài liệu sổ sách. Nhưng nó không đơn thuần chỉ là soạn thảo, lưu trữ. Trợ lý phải là người quản lý cả nội dung, biết cách tổ chức thông tin, sắp xếp tài liệu sao cho CEO có thể tiếp cận và hiểu nó một cách dễ dàng và logic nhất. Bạn cần là người xem trước và phân loại tài liệu nào mà CEO cần phải đọc (khi lên lịch làm việc cho CEO bạn cần sắp xếp một khoảng thời gian để họ làm việc này), chuyển tiếp tài liệu cho các nhân viên khi cần thiết hoặc hoàn thiện thông tin của tài liệu. Trợ lý cũng phải đảm bảo rằng tất cả các tài liệu mật được lưu trữ riêng và an toàn. Tất cả các tài liệu gửi cho Giám đốc điều hành cần thông qua trợ lý để duyệt và chỉnh sửa trước khi đưa đến cho Giám đốc. Điều này cũng tương tự cho các giấy tờ và báo cáo báo cáo cấp hội đồng quản trị.
4. Email và lịch làm việc
Sẽ là lý tưởng nhất nếu Trợ lý có thể quản lý toàn bộ email và lịch làm việc của CEO. Trợ lý sẽ thay mặt CEO gửi mail và phản hồi email của khách hàng. Lịch làm việc của giám đốc điều hành cũng sẽ được sắp xếp bởi Trợ lý để đảm bảo mọi việc hoạt động liền mạch và thống nhất. CEO không nên tự ý thay đổi lịch làm việc mà không cho Trợ lý biết. Thay vào đó, họ chỉ cần yêu cầu Trợ lý cập nhật vào lịch làm việc những thay đổi xảy ra hoặc những việc mà họ muốn làm. Cũng tương tự, khi có bất kỳ thay đổi gì Trợ lý cần thảo luận với CEO để họ nắm được thông tin và có sự chuẩn bị.
5. Các chuyến công tác
Các CEO không nên tự quản lý các chuyến đi công tác của mình, cho dù họ nghĩ rằng nó dễ dàng hoặc nhanh đến mức nào! Hãy để việc sắp xếp lịch trình, lựa chọn chuyến bay, sắp xếp phương tiện di chuyển, khách sạn, chuẩn bị những tài liệu và hành lý cần thiết cho Trợ lý. Và Trợ lý cần thảo luận với giám đốc điều hành về kế hoạch của chuyến đi để họ nắm được thông tin.
6. Các nhiệm vụ hành chính
Các trợ lý nên có toàn quyền kiểm soát tất cả các hệ thống hành chính và quản lý văn phòng hàng ngày. Các nhiệm vụ này bao gồm: bảo trì thiết bị văn phòng, đặt văn phòng phẩm, quản lý nội thất văn phòng, đặt phòng và tổ chức các phòng họp, vv .. Các nhà quản lý không nên phải lo lắng về hành chính. Người trợ lý nên đảm bảo rằng tất cả các hoạt động này đều suôn sẻ.
7. Đầu mối liên lạc
Trên thực tế, trợ lý nên là đầu mối liên lạc cho tất cả những ai muốn làm việc, trao đổi với CEO. Để tiết kiệm thời gian cho CEO, giúp họ tập trung vào các công việc lớn hơn, Trợ lý nên là “người gác cổng”, xử lý trước để lọc ra các cuộc điện thoại quan trọng, các buổi họp hành, các vấn đề hành chính và tài chính cần thiết trước khi trình lên cho sếp.
Nguồn: https://trolykinhdoanh.wordpress.com/2017/04/21/tro-ly-ceo-nen-quan-ly-nhung-cong-viec-gi/
Xem thêm: Khóa học Đào tạo Thư ký, trợ lý giám đốc chuyên nghiệp
