Trong nhiều doanh nghiệp, người quản lý thường được đánh giá thông qua khả năng hoàn thành mục tiêu, kiểm soát tiến độ và bảo đảm hiệu quả công việc của đội ngũ. Tuy nhiên, nếu vai trò của người quản lý chỉ dừng lại ở việc phân công nhiệm vụ và kiểm tra kết quả cuối cùng, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ một yếu tố quan trọng: phát triển năng lực để nhân sự chủ động hoàn thành công việc và tạo ra kết quả tốt hơn trong tương lai.
Một người quản lý hiệu quả không chỉ chịu trách nhiệm về công việc được hoàn thành, mà còn phải xây dựng đội ngũ đủ năng lực, tinh thần trách nhiệm và khả năng tự chủ. Để làm được điều đó, người quản lý cần thực hiện xuyên suốt năm vai trò: giao việc, kèm cặp, theo dõi, đánh giá và phát triển nhân sự.
1. Giao việc: Không chỉ phân công nhiệm vụ mà còn xác lập trách nhiệm
Giao việc là một trong những hoạt động cơ bản của người quản lý. Tuy nhiên, giao việc hiệu quả không đơn thuần là yêu cầu nhân viên thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, mà còn phải giúp họ hiểu rõ mục tiêu, phạm vi trách nhiệm và kết quả cần đạt được.
Một nhiệm vụ được giao thiếu rõ ràng có thể dẫn đến tình trạng nhân viên hiểu sai yêu cầu, thực hiện không đúng ưu tiên hoặc liên tục phải hỏi lại cấp trên. Ngược lại, khi người quản lý xác định cụ thể đầu ra, thời hạn, nguồn lực và tiêu chuẩn đánh giá, nhân viên sẽ có cơ sở để chủ động triển khai công việc.
Khi giao việc, người quản lý cần làm rõ:
- Mục tiêu: Công việc cần giải quyết vấn đề gì và đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung?
- Kết quả đầu ra: Sản phẩm hoặc kết quả cần hoàn thành là gì?
- Thời hạn và mức độ ưu tiên: Khi nào cần hoàn thành và đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất?
- Quyền hạn và nguồn lực: Nhân viên được chủ động quyết định trong phạm vi nào, cần những nguồn lực gì?
- Tiêu chí đánh giá: Dựa trên những tiêu chuẩn nào để xác định công việc đạt yêu cầu?
Đặc biệt, người quản lý cần căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm và mức độ sẵn sàng của từng nhân viên để lựa chọn cách giao việc phù hợp. Một nhân sự mới cần được hướng dẫn cụ thể hơn, trong khi nhân sự giàu kinh nghiệm có thể được trao quyền chủ động lớn hơn.
2. Kèm cặp nhân sự: Giúp nhân viên biết cách làm, thay vì chỉ yêu cầu kết quả
Sau khi giao việc, người quản lý không nên mặc định rằng nhân viên đã đủ năng lực để thực hiện nhiệm vụ. Trên thực tế, một số vấn đề phát sinh không xuất phát từ thái độ hay tinh thần trách nhiệm, mà từ việc nhân viên chưa có đủ kiến thức, kỹ năng hoặc kinh nghiệm cần thiết.
Đây là lúc vai trò kèm cặp và huấn luyện tại nơi làm việc trở nên quan trọng.
Kèm cặp nhân sự là quá trình hỗ trợ nhân viên nâng cao năng lực thông qua hướng dẫn, đặt câu hỏi, phản hồi và tạo cơ hội thực hành. Thay vì trực tiếp giải quyết mọi khó khăn thay nhân viên, người quản lý cần giúp họ hiểu vấn đề, tìm phương án và từng bước tự xử lý công việc.
Để kèm cặp hiệu quả, người quản lý có thể thực hiện theo các bước:
- Xác định kỹ năng hoặc kiến thức nhân viên còn thiếu.
- Giải thích phương pháp, tiêu chuẩn hoặc cách tiếp cận phù hợp.
- Cho nhân viên thực hành trên công việc thực tế.
- Quan sát quá trình thực hiện và đưa ra phản hồi cụ thể.
- Tạo cơ hội để nhân viên tự thực hiện những nhiệm vụ tương tự với mức độ hỗ trợ giảm dần.
Kèm cặp đúng cách giúp giảm sự phụ thuộc vào cấp trên, hạn chế sai sót lặp lại và hình thành đội ngũ có khả năng giải quyết vấn đề độc lập.
3. Theo dõi công việc: Kiểm soát tiến độ mà không làm mất tính chủ động
Một trong những khó khăn phổ biến của người quản lý là cân bằng giữa việc kiểm soát công việc và trao quyền cho nhân viên. Nếu theo dõi quá sát, nhân viên dễ mất tính chủ động. Nếu chỉ chờ đến thời hạn cuối cùng mới kiểm tra, những sai lệch có thể đã trở nên khó khắc phục.
Vì vậy, theo dõi công việc cần được thiết kế như một cơ chế hỗ trợ và kiểm soát xuyên suốt quá trình thực hiện, thay vì chỉ là hoạt động giám sát.
Người quản lý cần xác định các mốc kiểm tra phù hợp với mức độ phức tạp, rủi ro và kinh nghiệm của nhân viên. Trong quá trình đó, cần tập trung vào ba nội dung:
- Tiến độ: Công việc có đang đi đúng kế hoạch và bảo đảm thời hạn không?
- Chất lượng: Kết quả từng giai đoạn có đáp ứng yêu cầu không?
- Vướng mắc: Nhân viên đang gặp khó khăn gì và cần hỗ trợ ở đâu?
Các buổi trao đổi ngắn, báo cáo tiến độ hoặc hệ thống theo dõi công việc có thể giúp người quản lý phát hiện sớm những dấu hiệu bất thường. Tuy nhiên, mục đích của việc theo dõi không phải là kiểm tra mọi thao tác, mà là bảo đảm công việc đi đúng hướng và nhân viên có đủ điều kiện để hoàn thành nhiệm vụ.
4. Đánh giá nhân sự: Không chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng
Đánh giá nhân sự là cơ sở để xác định mức độ hoàn thành công việc, nhận diện điểm mạnh, phát hiện khoảng trống năng lực và đưa ra quyết định quản trị phù hợp.
Nếu người quản lý chỉ đánh giá dựa trên kết quả cuối cùng, doanh nghiệp có thể chưa nhìn thấy đầy đủ nguyên nhân tạo ra kết quả đó. Một nhân viên không đạt mục tiêu có thể do thiếu năng lực, mục tiêu chưa thực tế, nguồn lực không đầy đủ hoặc sự phối hợp giữa các bộ phận chưa hiệu quả.
Do đó, đánh giá nhân sự cần xem xét cả kết quả và quá trình thực hiện công việc.
Một hệ thống đánh giá phù hợp nên làm rõ:
- Kết quả công việc: Nhân viên đạt được những mục tiêu nào, ở mức độ nào?
- Năng lực thực hiện: Nhân viên có những kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết không?
- Mức độ chủ động: Nhân viên có khả năng tự tổ chức công việc và giải quyết vấn đề không?
- Khả năng phối hợp: Nhân viên có đóng góp tích cực vào hoạt động chung của đội ngũ không?
- Tiềm năng phát triển: Nhân viên có khả năng đảm nhận những nhiệm vụ phức tạp hơn trong tương lai không?
Quan trọng hơn, kết quả đánh giá cần được phản hồi cụ thể, dựa trên bằng chứng và gắn với kế hoạch cải thiện. Đánh giá không nên chỉ là hoạt động tổng kết định kỳ, mà cần trở thành cơ sở cho những thay đổi thực chất trong cách làm việc và phát triển năng lực nhân sự.
5. Phát triển nhân sự: Xây dựng đội ngũ có khả năng đảm nhận trách nhiệm lớn hơn
Một người quản lý giỏi không chỉ hoàn thành mục tiêu trong hiện tại, mà còn chuẩn bị cho đội ngũ đáp ứng những yêu cầu cao hơn trong tương lai.
Phát triển nhân sự là quá trình dài hạn, bao gồm nâng cao chuyên môn, cải thiện kỹ năng quản lý công việc, tăng khả năng giải quyết vấn đề và chuẩn bị năng lực đảm nhận những vai trò mới.
Để phát triển nhân sự có định hướng, người quản lý cần:
Nhận diện năng lực hiện tại và năng lực cần có: Xác định khoảng cách giữa yêu cầu công việc và khả năng thực tế của từng nhân viên.
Xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân: Lựa chọn những kỹ năng cần cải thiện, mục tiêu cụ thể và thời hạn thực hiện.
Tạo cơ hội học hỏi thông qua công việc: Giao nhiệm vụ mới, luân chuyển trách nhiệm phù hợp hoặc cho phép nhân viên tham gia giải quyết những vấn đề thực tế.
Phản hồi và điều chỉnh liên tục: Theo dõi sự tiến bộ, ghi nhận kết quả và điều chỉnh phương pháp hỗ trợ khi cần thiết.
Chuẩn bị đội ngũ kế cận: Từng bước giúp nhân viên có năng lực đảm nhận những vị trí hoặc trách nhiệm cao hơn, giảm sự phụ thuộc của tổ chức vào một vài cá nhân chủ chốt.
Khi hoạt động phát triển nhân sự được triển khai nhất quán, doanh nghiệp không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc mà còn tăng khả năng giữ chân nhân tài, nâng cao tính kế thừa và xây dựng đội ngũ quản lý vững vàng hơn.
6. Kết nối năm vai trò thành một hệ thống quản trị đội ngũ
Giao việc, kèm cặp, theo dõi, đánh giá và phát triển nhân sự không phải năm hoạt động tách rời. Đây là một chu trình liên kết, trong đó mỗi bước tạo cơ sở cho bước tiếp theo.
Giao việc xác lập mục tiêu và trách nhiệm. Kèm cặp giúp nhân viên nâng cao năng lực thực hiện. Theo dõi hỗ trợ phát hiện sai lệch và tháo gỡ khó khăn. Đánh giá xác định kết quả cũng như khoảng trống năng lực. Phát triển nhân sự giúp cải thiện năng lực hiện tại và chuẩn bị cho những nhiệm vụ tiếp theo.
Khi chu trình này được thực hiện hiệu quả, người quản lý sẽ từng bước chuyển từ việc trực tiếp kiểm soát từng đầu việc sang tổ chức, dẫn dắt và phát triển một đội ngũ có khả năng tự vận hành.
Ngược lại, nếu thiếu một trong các mắt xích, hoạt động quản trị dễ gặp những hạn chế. Giao việc không rõ ràng dẫn đến sai lệch kỳ vọng; thiếu kèm cặp khiến nhân viên lặp lại sai sót; thiếu theo dõi làm chậm phát hiện vấn đề; đánh giá thiếu căn cứ dẫn đến quyết định không phù hợp; còn thiếu phát triển nhân sự khiến năng lực đội ngũ khó được nâng cao theo thời gian.
7. Làm thế nào để người quản lý thực hiện tốt vai trò phát triển đội ngũ?
Để thực hiện đồng thời năm vai trò trên, người quản lý cần nhiều hơn kinh nghiệm chuyên môn. Họ cần có tư duy quản trị hệ thống, kỹ năng giao việc và trao quyền, khả năng huấn luyện nhân viên, kỹ năng phản hồi, đánh giá hiệu suất và xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ.
Đặc biệt, với đội ngũ quản lý cấp trung, thách thức không chỉ nằm ở việc hoàn thành nhiệm vụ cá nhân, mà còn ở khả năng chuyển hóa mục tiêu của lãnh đạo thành kết quả của cả bộ phận. Điều này đòi hỏi người quản lý biết tổ chức công việc, phân bổ nguồn lực, phối hợp liên phòng ban và phát triển năng lực của nhân viên một cách có hệ thống.
Đây cũng là những năng lực cần được rèn luyện thông qua kiến thức quản trị, tình huống thực tế và quá trình áp dụng vào công việc.
Chương trình Quản trị toàn diện cho đội ngũ quản lý cấp trung trong kỷ nguyên số của Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại Thương hướng tới trang bị kiến thức và năng lực quản trị cần thiết để đội ngũ quản lý nâng cao hiệu quả điều hành, phát triển nhân sự và từng bước xây dựng hệ thống vận hành đội ngũ hiệu quả hơn.
Kết luận
Vai trò của người quản lý không kết thúc khi nhiệm vụ được giao hay kết quả được kiểm tra. Giá trị thực sự của hoạt động quản trị còn nằm ở khả năng giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm, nâng cao năng lực, chủ động giải quyết vấn đề và sẵn sàng đảm nhận những nhiệm vụ lớn hơn.
Khi giao việc, kèm cặp, theo dõi, đánh giá và phát triển nhân sự được kết nối thành một chu trình thống nhất, người quản lý không chỉ tạo ra kết quả trong ngắn hạn mà còn góp phần xây dựng một đội ngũ vững mạnh, có khả năng thích ứng và phát triển bền vững cùng doanh nghiệp.