EnglishChỉ số hiệu suất chính (KPIs) là một trong những chủ đề kinh doanh được biết đến rộng rãi và thảo luận trong giới lãnh đạo và quản lý mà hầu hết họ nghĩ rằng “họ đã có chúng rồi”. Và bây giờ, giống như những điều quen thuộc khác, sự quen thuộc này có thể khiến chúng ta xem nhẹ tầm quan trọng của chúng – và điều này dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng khi chúng ta bắt đầu triển khai KPIs. Dưới đây là 10 sai lầm lớn nhất khi sử dụng KPI mà tôi nhận thấy các doanh nghiệp thường hay gặp phải. Hãy tránh chúng bằng mọi giá!
- Không gắn kết KPIs với chiến lược của bạn
KPIs chỉ thực sự hữu ích nếu chúng được kết nối với những chiến lược của bạn và đưa ra các quyết định chiến lược. Một số thứ khác đều chỉ là những thứ giả tạo. Khi KPIs không được kết nối với chiến lược của bạn, bạn đang tiêu tốn phần lớn thời gian và tiền bạc để thu thập những thông tin không đem lại lợi ích nào cho doanh nghiệp.
KPIs sẽ hữu ích nếu chúng cung cấp những thông tin cần thiết để thành công thích hợp doanh nghiệp của bạn. Do đó, một khi bạn biết mục tiêu mà doanh nghiệp của bạn đang cố gắng đạt được là điều gì, bạn nên sử dụng những thông tin khách quan để giúp bạn lựa chọn những KPIs thích hợp.
- Đánh giá mọi thứ dễ dàng đo được
Thật không may, thông thường sẽ có một sự phân chia giữa việc liệu cái gì có thể đánh giá được và liệu nó có nên được đánh giá không. Vì vậy, một trong những sai lầm lướn nhất mà mọi người thường mắc phải với KPIs là đánh giá mọi thứ dễ dàng đo được, mà không quan tâm nó có cần thiết với doanh nghiệp hay không.
- Đánh giá mọi thứ có thể chuyển dịch
Việc đánh giá tất cả mọi thứ có thể chuyển dịch thì rất là hấp dẫn – với giả thuyết là có thật nhiều thông tin sẽ tốt hơn là không có thông tin nào cả. Nhưng thực tế, có quá nhiều thông tin cũng có thể vô ích như quá ít thông tin. Và điều đó có thể gây hại cho công việc kinh doanh, lãng phí thời gian, tiền bạc và sự chú ý mà có thể được sử dụng tốt hơn ở một nơi khác.
- Thu thập các thước đo của những người khác
Mọt sai lầm lớn khác mà mọi người thường mắc phải khi phát triển KPIs là quan sát những người khác đang đánh giá cái gì. Vì vậy, một nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể quyết định KPIs nào là thứ cô ấy thực sự cần nghiêm túc xem xét, thay vì tìm kiếm những thông tin về điều cô ấy thực sự yêu cầu, cô ấy sẽ xem xét các doanh nghiệp đối thủ hoặc thảo luận KPIs với các giám sát cấp cao và thu thập một danh sách các KPIs mà những người khác đang sử dụng.
Điều này cũng có thể xảy ra nếu một KPI hoặc một số liệu cụ thể trở nên phổ biến trên các tạp chí của giới lãnh đạo. Chỉ vì mọi người đang nói đến các cuộc khảo sát sự hài lòng của khách hàng hay khảo sát sự gắn bó của nhân viên không có nghĩa là bạn cần những KPIs đó. Vậy nên, để đầu tư hiệu quả bạn nên đầu tư vào các loại phương pháp đánh giá, đo lường phụ thuộc vào chiến lược của bạn và không quan tâm đến những thứ khác.
- Không tách rời KPIs chiến lược với các dữ liệu khác
Hầu hết các doanh nghiệp đều không hề thiếu dữ liệu và thông tin, đa dạng từ các tài chính và bán hàng tới dữ liệu về khách hàng và luật pháp cần tuân thủ. Tuy nhiên, vấn đề là, trong nhiều trường hợp, các KPIs bị gộp lại với nhau trong một bản báo cáo KPI dài ngoằng hoặc những bảng điều khiển khó có thể hiểu được. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và những nhà hoạch định thì lại có rất ít thời gian; họ không muốn phải đi hết từ trang này sang trang khác bài báo cáo buồn chán chỉ để tìm ra những điều thực sự quan trọng. Và kết quả là, những điều thực sự có thể chỉ dẫn chiến lược và ảnh hưởng tới việc ra quyết định chìm nghỉm trong một biển những thông tin chẳng liên quan chút nào.
- Gắn KPIs với các ưu đãi
Gắn KPIs với các ưu đãi ( như là một khoản tiền thưởng hoặc trả thêm) thực sự là điều nguy hiểm trong kinh doanh vì nó dễ dàng tạo ra những hậu quả không lường trước được. Mục đích chính của một KPI là giúp mọi người trong doanh nghiệp biết được họ đang ở đâu trên con đường tới nơi họ muốn tới. Chúng hoạt động như một chiếc la bàn chỉ đường trong một chuyến phiêu lưu biển vậy. Nhưng, một khi KPIs bị gắn với các ưu đãi, chúng không còn là một công cụ định vị nữa và trở thành một mục tiêu mà một cá nhân phải đạt tới để đảm bảo tiền thưởng của họ. Và, ngay khi điều đó xảy ra, những cá nhân liên quan có thể trở nên sáng tạo hơn trong cách họ điều khiển các thông tin hoặc hành động của họ để đảm bảo rằng họ nhận được ưu đãi.
- Không để các nhà điều hành tham gia lựa chọn KPI
Những điều tôi quan sát được trong công việc của tôi với những giám sát cấp cao là họ rất hứng thú với chiến lược và những bức tranh toàn cảnh. Những người quan tâm tới những con số (ví dụ như giám đốc tài chính) có thể quan tâm tới việc thiết kế các KPI cụ thể, nhưng hầu hết các nhà điều hành thì không. Kết quả là, các giám sát cấp cao cố gắng để nâng cấp chiến lược nhưng sau đó lại ủy thác quá trình xác định hoặc thiết kế KPIs thích hợp cho những người khác.
Đây là một sai lầm. Các giám sát cấp cao phải tham gia quá trình quyết định KPI, nếu không họ sẽ không cảm thấy quyền sở hữu của những điều được tạo ra. Và nếu họ không nhận thấy quyền sở hữu của các KPI, họ sẽ không sử dụng chúng. Điều rất quan trọng là đội ngũ quản lý cấp cao cần xem xét các KPI, gắn chúng với các câu hỏi mà họ đang đi tìm câu trả lời và ký kết KPIs được lựa chọn. Điều này đảm bảo sự kết nối mạnh mẽ, rõ ràng, dễ hiểu giữa chiến lược, KPIs và những câu hỏi mà các KPIs đó sẽ trả lời.
- Không phân tích KPIs của bạn để có cái nhìn sâu sắc
Một sai lầm phổ biến khác với KPI là việc không ai trong doanh nghiệp thực sự phân tích các dữ liệu để tìm ra những hiểu biết liên quan đến công việc kinh doanh. Không ai biết được dữ liệu gắn với các tiêu chuẩn của công ty hoặc ngành công nghiệp như thế nào, hoặc số liệu đã thay đổi như thế nào theo thời gian và điều đó có ý nghĩa có thể có ý nghĩa thế nào đối với doanh nghiệp.
Một lần nữa, điều này dẫn đến sự thiếu gắn kết giữa các nhà ra quyết định và những người đang làm báo cáo. Thông thường việc phân tích được tiến hành ở các cấp thấp hơn của doanh nghiệp và báo cáo lên các quản lý cấp cao. Những quản lý cấp thấp này có thể không hiểu được mối liên hệ của các dữ liệu; họ chỉ đang trình bày nó. Và vì những nhà lãnh đạo cấp cao đã ủy thác việc thiết kế KPI cho những người khác, nên chúng không hề liên quan đến cách thức các thông tin được trình bày. Vì vậy, rất cần một ai đó ở cấp độ phù hợp có thể xem xét dữ liệu và tìm ra nó thực sự có ý nghĩa với những điều gì trong công việc kinh doanh.
- Không thử thách và cập nhật KPI của bạn
Một khi các KPIs phù hợp được xác định hoặc thiết kế xong, chúng thường không bao giờ được hỏi đến hay thử thách trong một kỳ hạn xem liệu chúng có duy trì được sự phù hợp, kết nối với các chiến lược hoặc tiếp tục giúp doanh nghiệp trả lời các câu hỏi quan trọng hay không. Điều quan trọng là hãy đảm bảo rằng bạn luôn thu thập dữ liệu phù hợp, thu thập chúng thường xuyên và đang sử dụng những gì bạn thu thập được.
Điều này có nghĩa là bạn không phải sợ việc thử thách các KPI của bạn. Nếu bạn không làm như vậy, KPIs có thể dễ dàng trở thành một bài tập “Tickbox” cho phép các nhà quản lý nói rằng họ đạt được chúng, hơn là một công cụ điều hướng thời gian thực hướng đến lợi nhuận và hiệu suất tốt hơn. Bất cứ khi nào có sự thay đổi trong chiến lược hoặc những ưu tiên của doanh nghiệp, bạn cần phải xem xét lại và cập nhật KPIs của mình để đảm bảo rằng bạn chỉ đo những gì thực sự cần phải được đánh giá và KPIs vẫn duy trì sự phù hợp và kết nối với chiến lược mới.
- Không hành động dựa trên KPI của bạn
KPIs có thể định hình chiến lược và thông tin thực tế – mà dựa vào đó các doanh nghiệp đưa ra các quyết định bên trong – nhưng chỉ khi những nhân viên trong doanh nghiệp hành động theo chúng. Cuối cùng, vấn đề không phải là bạn gắn kết các chỉ số với chiến lược của bạn khéo léo như thế nào, hay bạn đã nắm bắt và trình bày KPIs có liên quan như thế nào, mà là việc chúng không được sử dụng đúng theo chúng được dự định. Nếu bạn không sử dụng KPI để đưa ra các quyết định và nâng cao hiệu suất công việc, thì bạn đang lãng phí thời gian và công sức của bạn đấy.
Một KPIs được thiết kế tốt nên cung cấp dấu hiệu rõ ràng về mức độ hoàn thành công việc ở hiện tại và giúp nhân viên của bạn đưa ra các quyết định tốt hơn, giúp doanh nghiệp tiến gần hơn tới việc đạt được các mục tiêu chiến lược. Bằng cách tránh 10 sai lầm này, bạn có thể đảm bảo KPIs của bạn được thiết kế, triển khai và sử dụng chính xác theo dự kiến để giúp doanh nghiệp của bạn đạt được thành công.
Nguồn: Theo Bernard Marr
