EnglishLẽ dĩ nhiên các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) là rất quan trọng trong công việc kinh doanh. Nhưng, khi tình hình trở nên gay go, các KPIs chỉ thực sự hữu ích nếu chúng phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Và các KPI sẽ chỉ cung cấp các dữ liệu thiết yếu khi bạn sử dụng KPIs và phân tích những điều chúng cho biết thường xuyên, dựa vào đó để đưa ra các quyết định của bạn. Trong nội dung bài viết này, tôi phác thảo ra 10 bước cần thiết sẽ giúp bạn làm được điều đó. Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể đảm bảo doanh nghiệp của bạn sẽ không rơi vào những lỗi khi sử dụng KPI của các doanh nghiệp (cả lớn lẫn nhỏ) đã mắc phải.
- Bắt đầu với chiến lược
Bạn nên luôn luôn bắt đầu với chiến lược. Nếu không có hình dung cụ thể về những mục tiêu mà doanh nghiệp của bạn muốn đạt được, bạn sẽ rất dễ rơi vào một danh sách dài loằng ngoằng các chỉ số khả thi mà bạn sẽ cảm thấy bạn có thể đánh giá hoặc nên đo lường.
Chiến lược của bạn vì vậy hoạt động như một điểm khởi đầu để thiết kế các KPI phù hợp – nhưng chỉ khi nó rất rõ ràng. Tất cả các doanh nghiệp thường tạo ra một chiến lược dài 30-40 trang mà không phải ai cũng đọc hết hoặc hiểu nó. Một cách tuyệt vời để giải quyết vấn đề này là tạo ra một chiến lược ngắn gọn trong một trang. Điều này sẽ giúp bạn xác định một cách rõ ràng các mục tiêu của mình và giúp bạn thực hiện những điều bạn cần để đạt được mục tiêu.
- Xác định những câu hỏi bạn cần câu trả lời
Kết nối những KPIs của bạn với chiến lược của bạn sẽ ngay lập tức bạn có sự tập trung rõ nét hơn và làm cho các KPIs liên quan rõ ràng hơn. Xác định những câu hỏi mà bạn cần câu trả lời sẽ giúp thu hẹp sự tập trung của bạn hơn, vì những câu hỏi sẽ đưa ra cho bạn hình dung các chỉ số.
Đó là lý do tại sao, cũng như KPIs, tôi luôn khuyên khách hàng của mình suy nghĩ về KPQs: Những Câu Hỏi Hiệu Suất Chính. Chúng sẽ giúp bạn tìm ra những dữ liệu gì bạn cần thu thập, và vì vậy, tìm ra KPIs nào bạn sẽ thấy hữu ích nhất. Ví dụ: Nếu bạn lên kế hoạch thực hiện một chiến lược đơn giản để tăng doanh thu của bạn bằng cách tập trung vào các lĩnh vực sinh lời nhiều nhất trong công việc kinh doanh của bạn, bạn có thể hỏi “Chúng tôi có thể tạo ra lợi nhuận ở đâu và các quá trình nào tốn kém nhất so với lợi nhuận mà chúng tôi thu về được?”
Một khi bạn đã rõ ràng về các câu hỏi mà bạn cần câu trả lời, bạn có thể đảm bảo rằng mọi chỉ số mà bạn chọn sau đó hoặc thiết kế ra sẽ không chỉ kết nối với chiến lược của bạn mà còn cung cấp các câu trả lời cho nhiều câu hỏi cụ thể sẽ dẫn dắt chiến lược của bạn và ảnh hưởng đến các quyết định của bạn.
- Xác định dữ liệu của bạn cần gì
Một khi bạn đã biết những câu hỏi mà bạn cần cố gắng đi trả lời, bạn cần xác định cơ sở dữ liệu của bạn cần thiết lập những KPIs nào, số liệu hoặc dữ liệu nào bạn cần để trả lời các câu hỏi kia. Trong giai đoạn này, hãy quên đi thực tế trong giây lát và xem xét những thông tin và kiến thức nào bạn muốn có trong một thế giới lý tưởng. Nói chung, mọi thứ đều có thể được đo lường!
- Đánh giá tất cả những dữ liệu hiện có
Sau khi tìm ra dữ liệu lý tưởng trong bước trước đấy, hãy tiến hành phân tích lỗ hổng bằng cách so sánh những dữ liệu lý tưởng nào bạn muốn với những dữ liệu mà bạn đang có – theo cách đó bạn có thể dễ dàng nhận thấy những điều còn đang thiếu. Hãy tự hỏi bản thân bạn cần thay đổi những gì, tinh chỉnh hoặc hoàn thành để đảm bảo sự thu thập dữ liệu là hoàn toàn gắn kết với chiến lược và sẵn sàng trả lời đầy đủ các câu hỏi mà bạn cần câu trả lời. Và sau đó tìm kiếm các chỉ số phù hợp với các mục tiêu đó.
Hãy nhớ rằng, hầu hết các doanh nghiệp đều có đầy đủ dữ liệu. Thông thường các KPIs đã được thu thập bởi tất cả các loại lý do khác nhau bởi các bộ phận khác nhau và các nhà quản lý khác nhau. Điều đó, vì vậy, quyết định những gì bạn cần đã được mang đến bởi ai đó ở đâu đó trong doanh nghiệp, hoặc có lẽ nó gần như được thu thập và tinh chỉnh một chút trong quá trình thu thập sẽ cung cấp chính xác những gì bạn cần.
- Tìm đúng dữ liệu hỗ trợ
KPIs rất hữu dụng nếu được sử dụng đúng cách, nhưng bạn cần thừa nhận rằng chúng ta cũng có thể tiếp cận với một số lượng lớn các dữ liệu hỗ trợ thứ mà sâu sắc và hữu ích như các KPIs truyền thống. Bằng cách tìm kiếm những dữ liệu hỗ trợ phù hợp – đó có thể là thống tin về nghành nghề, dữ liệu nhóm khách hàng, thống kê xu hướng, hoặc bất kỳ điều gì – bạn có thể nhóm lại và xác nhận các thông tin của bạn.
Dữ liệu lớn của thế giới của chúng ta, nơi mà một số lượng lớn thông tin được tạo ra và được lưu trữ mỗi phút, điều đó có nghĩa là có một khối lượng dữ liệu hỗ trợ khổng lồ có thể cung cấp các thông tin tiềm năng có liên quan đến chiến lược của bạn. Bằng cách tìm kiếm dữ liệu hỗ trợ phù hợp, bạn có thể tạo ra nhận thức tốt hơn và nhanh hơn về thế giới, điều đó giúp bạn ra những quyết định nhanh chóng hơn và tốt hơn.
- Xác định đúng bộ phương pháp đo lường và tần suất đo
Biết được bạn cần cái gì là một việc, tìm ra cách truy cập và đo lường lượng thông tin đó lại là một vấn đề khác. Việc tìm ra bộ phương pháp đo lường phù hợp là rất quan trọng. Vì vậy, một khi bạn đã biết thông tin nào bạn cần phải thu thập, bạn cần tìm bộ phương pháp đo lường phù hợp để có được thông tin ấy. Điều này đặ biệt đúng khi bạn phải phát triển những KPIs mới hoặc tinh chỉnh những KPIs hiện có.
Hãy luôn luôn liên kết tần suất đo lường với cách thức và thời gian dữ liệu được sử dụng trong doanh nghiệp một cách thích đáng, bởi vì tất cả các dữ liệu đều có một thời hạn sử dụng. Điều này có nghĩa là tần suất đo lường phải liên quan chặt chẽ, phù hợp với tần suất báo cáo. Nếu không, dữ liệu có thể mất giá trị tác động và hoặc mối liên hệ. Ví dụ, nếu bạn thu thập dữ liệu về sự hài lòng của khách hàng thông qua bản khảo sát vào mùa hè nhưng lại báo cáo về những thông tin tìm kiếm được vào mùa đông, thì các thông tin đó đã quá hạn 6 tháng rồi.
- Chỉ định quyền sở hữu cho KPIs của bạn
Những KPI hiệu quả đòi hỏi 2 loại quyền sở hữu. Thứ nhất là quyền sở hữu của KPI theo điều khoản về ý nghĩa và cách triển khai của nó. Một số người cần phải có trách nhiệm kiểm tra KPI, giải thích ý nghĩa của nó, giám sát cách nó thay đổi và quyết định những điều có ý nghĩa với doanh nghiệp.
Quyền sở hữu khác đề cập đến việc thu thập các dữ liệu. Thỉnh thoảng bạn có thể tự động hóa quá trình này, tuy nhiên, nếu việc này diễn ra thường xuyên hơn, việc thu thập dữ liệu sẽ yêu cầu một vài sự tương tác với con người. Có lẽ chắc chắn rằng một số nhán viên có liên quan đến việc chuyển dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu này đến nơi khác, hoặc họ phải thu thập dữ liệu bằng cách thủ công. Một lần nữa, quyền sở hữu này cần được thiết lập rõ ràng và tuân theo.
- Đảm bảo rằng mọi nhân viên trong công ty của bạn đều hiểu về KPIs
Điều thiết yếu là tất cả mọi người trong doanh nghiệp của bạn nhận thức được những điều bạn đang cố gắng để đạt được, và cách thức bạn đo lường quá trình tiến tới những mục tiêu đó. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người có trách nhiệm về quyền sở hữu đối với KPIs, nhưng điều đó cũng rất quan trọng đối với những người bên kia của donah nghiệp, ở tất cả các cấp độ. KPIs nên là một phần trong quá trình đưa ra quyết định của mỗi nhân viên, và mỗi người nên có thể trả lời cho câu hỏi “Làm thế nào để những điều ta đang làm hôm nay tác động đến KPIs của chúng ta?”
Do đó, bạn cần phải đảm bảo mọi người hiểu các số liệu bạn thu thập được kết nối với các ưu tiên chiến lược của bạn như thế nào. Điều này sẽ làm tăng “buy -in” – các nhân viên của bạn cảm thấy kết nối cá nhân và hăng hái như thế nào về những ưu tiến của bạn – và đảm bảo rằng luôn luôn xem xét và cải tiến là trọng tâm của mọi việc các nhân viên của bạn làm. Nếu bạn đơn giản nói với mọi người rằng họ phải thu thập một đống lớn dữ liệu phụ từ bây giờ mà không giải thích tại sao, bạn sẽ có thể kết thúc bằng một lực lượng lao động rất hoài nghi và phân tán!
- Tìm ra cách tốt nhất để truyền đạt KPIs
Việc tìm ra cách tốt nhất để truyền đạt các KPIs của bạn là rất khôn ngoan để những thông tin chi tiết của chúng rõ ràng, hấp dẫn và dễ hiểu với tất cả. Vì vây, nhiều KPIs được báo cáo trong những bảng biểu hoặc bản ghi chép dài ngoằng đầy các con số, có khi còn thêm cả hình một chiếc đèn báo hiệu để biểu thị sự khẩn cấp. Nhưng điều đó vẫn không đủ tốt. Hoàn toàn không có những hiểu biết quan trọng trong các báo cáo quá dài mà chẳng ai chịu đọc.
Hãy sử dụng hiệu quả những hình ảnh minh họa rõ ràng các xu hướng và sự biến đổi của dữ liệu, và hấp dẫn sự chú ý của người đọc. Hãy cố gắng tìm ra sự trình bày phù hợp với các KPIs của bạn và tìm ra một lời giải thích về những điều sâu sắc bên trong, để những thông tin nhỏ được rút ra từ dữ liệu đều rõ ràng, dễ hiểu với một nghĩa duy nhất, dễ dàng tiếp cận và, quan trọng nhất, có thể thực hiện được.
- Xem xét lại KPIs của bạn để đảm bảo chúng giúp nâng cao hiệu suất
Nếu KPIs không hữu ích trong việc giúp bạn hoặc những nhân viên khác trong doanh nghiệp của bạn đưa ra quyết định tốt hơn, và điều này, theo thời gian, sẽ cải thiện hiệu suất công việc của bạn, thì nó sẽ chỉ gây nhiễu. Do đó, bạn cần phải liên tục xem xét lại các số liệu mà bạn đang đo lường để đảm bảo chúng thực sự hữu ích và bạn không phải bỏ ra hàng giờ đồng hồ (hoặc yêu cầu nhân viên của bạn) đo các dữ liệu chỉ đơn giản để đánh dấu vào các ô.
Được sử dụng đúng cách, KPIs cung cấp một công cụ hiệu quả để nâng cao hiệu suất công việc, đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn và đạt được lợi thế cạnh tranh. Tôi hy vọng 10 bước này sẽ giúp các KPIs không còn mơ hồ khó hiểu và cung cấp một khuôn khổ đơn giản để triển khai KPIs trong doanh nghiệp của bạn.
Nguồn : Barnard Marr.
