KPI Dashboard – Bảng điều khiển chỉ số hiệu suất chỉ số hiệu suất thiết yếu

Cách nhận dạng và đánh giá KPIs của Công ty

Trước khi bạn bắt đầu xây dựng Bảng điều khiển KPI của mình, bạn cần xác định các chỉ số hiệu suất chính để giúp bạn tìm hiểu về khách hàng của bạn và những gì họ muốn. Điều đó có nghĩa là phải hiểu được doanh nghiệp của bạn và mục tiêu của nó, chuyển các mục tiêu kinh doanh của bạn thành các mục tiêu đo lường, và sau đó chọn KPI cho mỗi mục tiêu này.

Dưới đây là một số bước cần xem xét khi bạn xác định KPI của mình:

1. Làm cho việc xác định số liệu là một nỗ lực của cả đội ngũ. Thu hút sự tham gia đóng góp của nhân viên để đảm bảo rằng các chỉ số có liên quan và thực tế. Bằng cách cùng tham gia cuộc bàn luận, nhân viên được tham gia thảo luận, có sự hiểu biết rõ ràng hơn về các mục tiêu của công ty và biết công việc của họ liên quan đến chiến lược của công ty như thế nào và có ý thức cam kết cao hơn trong việc đạt được các mục tiêu.
2. Sử dụng tiêu chí SMART. Các mục tiêu S.M.A.R.T. được thiết kế để cung cấp sự liên kết và hướng dẫn trong suốt thời gia diễn ra dự án, và xác định những gì bạn muốn đạt được một cách tốt hơn. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả trong việc thiết lập các mục tiêu gắn với chiến lược của công ty. Mỗi số đo phải là: Cụ thể về mục đích kinh doanh, có thể đo lường được, có thể đạt được, liên quan đến sự thành công của tổ chức, và có thời hạn thực hiện, điều này có nghĩa là giá trị hoặc kết quả sẽ phải được hiển thị trong một khoảng thời gian có liên quan và được xác định trước.
3. Chọn ba mục tiêu ưu tiên và không nhiều hơn ba KPIs trên mỗi mục tiêu. Tập trung vào việc kết nối KPIs hoặc các phương pháp đo với các mục tiêu trực tiếp nhất và cung cấp nhiều con số nhất.
4. Ngăn cản việc sử dụng quá nhiều chỉ số. KPI nên được quản lý một cách chủ động để có hiệu quả. Mặc dù có thể bạn sẽ có áp lực cần sử dụng thêm nhiều KPIs, các số đo phải là yếu tố quan trọng đối với hoạt động của tổ chức hoặc liên kết chặt chẽ với việc cải thiện mục tiêu.
5. Đánh giá trên cơ sở có cấu trúc. Môi trường kinh doanh và các nhân tố khác thay đổi theo thời gian, vì vậy điều quan trọng là phải thật nhanh nhẹn. Các KPIs có thể cần phải được điều chỉnh, nhưng đến lúc đó, hãy chú ý giữ chúng gắn bó với các mục tiêu của tổ chức, và giữ số lượng tổng thể của KPIs áp dụng các tiêu chí SMART.
6. Sử dụng các đánh giá như một cơ hội chia sẻ thành công. Trao đổi với các thành viên trong nhóm thường xuyên là một cơ hội để thể hiện công việc đang diễn ra một cách tuyệt vời, giữ động lực làm việc cao, và hỏi thăm các ý kiến. Khi có những khu vực cần được chú ý, cả đội nhóm có thể làm việc cùng nhau trên những ý tưởng để trở lại đúng hướng.

5 yếu tố của Bảng điều khiển KPI được thiết kế tốt

Từ “ Dashboard” có nguồn gốc từ bảng điều khiển xe hơi hoặc hàng không – đó là vị trí mà các chức năng chính được giám sát bằng cách sử dụng các biểu thị trực quan. Khi được thiết kế phù hợp, những bảng điều khiển KPI sẽ cho bạn biết doanh nghiệp của bạn cần bảo trì hay nó đang chạy ở hiệu suất cao điểm.

Một bảng điều khiển KPI được thiết kế tuyệt vời là:

Dễ đọc và dễ hiểu. Dữ liệu được nhóm một cách hợp lý theo loại và các KPIs được biểu thị một cách đơn giản và dễ hiểu. Một cách để làm điều đó là làm theo các biểu mẫu trang web được sử dụng bởi các trang web giàu thông tin lớn như Amazon hoặc Yahoo. Vì chúng được các chuyên gia kiểm tra liên tục về khả năng sử dụng, nên chúng sẽ là nguồn tư liệu tốt cho các ý tưởng thiết kế và điều hướng.

Dễ dàng cập nhật. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và các điều kiện thay đổi, hãy chọn một nền tảng trực quan hoặc một nền tảng bạn đã sử dụng hoạt động phù hợp với hệ thống và dòng chảy công việc của bạn. Các sửa đổi dễ dàng cũng tạo điều kiện cho việc áp dụng những ý tưởng mới, kế hoạch mới được phổ biến hơn.

Kho lưu trữ những mô tả ngắn gọn về trạng thái hiện tại và các xu hướng lịch sử. Sử dụng các danh mục bạn đã xác định và từ một đến ba KPIs để hỗ trợ, bạn sẽ có thể nhanh chóng hiểu những tiến bộ đã đạt được, những gì đã làm được trong quá khứ và những gì cần phải làm để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.

Liên kết những thực tiễn tốt nhất xung quanh việc trình bày các thông tin. Đơn giản là nhất, vì vậy hãy loại bỏ những “trang trí” không cần thiết. Giao diện bảng điều khiển trong ô tô nắm giữ chiếc chìa khóa tuyệt vời để thiết kế một bảng điều khiển hoạt động tốt cho người dùng. Chỉ sử dụng hình ảnh động hoặc các yếu tố thị giác khác khi chúng làm cho mọi thứ dễ hiểu hơn.

Được xây dựng để cho phép các quyết định được thực hiện trong nháy mắt. Một nguyên tắc nhỏ là không thể hiện quá bảy đối tượng trên bảng điều khiển, nhưng mật độ hiển thị có thể phụ thuộc vào người xem và sự trình bày theo thời gian. Người mới có thể nhầm lẫn bằng cách xem tất cả dữ liệu cùng một lúc, nhưng họ có thể muốn sử dụng ít cú nhấp chuột hơn để xem thông tin liên quan khi họ điều chỉnh để sử dụng bảng điều khiển KPI.

Các loại bảng điều khiển KPI

Bây giờ bạn đã có những KPI của riêng mình, bạn có thể bắt đầu đặt dữ liệu lớn và bất kỹ thứ gì trong tổ chức của bạn trên cùng một trang bằng cách hiển thị dữ liệu: bảng, biểu đồ đường, biểu đồ cột và đồng hồ đo để theo dõi KPIs. Bảng điều khiển của bạn sẽ củng cố và tự động hoá đa dạng dữ liệu để tạo ra sự phát triển cho doanh nghiệp của bạn.

Có ba loại bảng điều khiển chính:

  • Chiến lược / Điều hành.

Các nhà quản lý và giám đốc điều hành ở tất cả các cấp của tổ chức có thể nhìn thấy thông tin họ cần để hiểu được sức khoẻ của tổ chức và xác định các cơ hội tiềm năng để mở rộng và cải tiến. Bảng điều khiển chiến lược không cung cấp tất cả thông tin chi tiết cần thiết để đưa ra các quyết định phức tạp, nhưng đưa ra các cơ hội rõ ràng và xác định để phân tích sâu hơn. Bảng điều khiển chiến lược nên đơn giản và chứa các chỉ số tổng hợp.

  • Phân tích.

Dữ liệu được sử dụng để nắm bắt các xu hướng bằng cách so sánh theo thời gian và nhiều giá trị đa dạng. Bảng điều khiển phân tích thường chứa nhiều thông tin hơn bảng điều khiển chiến lược hoặc hoạt động. Vì sự hiểu biết là mục đích, bảng điều khiển phân tích có thể phức tạp hơn các bảng điều khiển chiến lược hoặc hoạt động. Mặc dù bảng điều khiển phân tích rất thuận lợi thực hiện các tương tác với dữ liệu, bao gồm cả việc xem xét dữ liệu một cách chi tiết hơn, điều quan trọng là phải duy trì khả năng so sánh dữ liệu theo thời gian và với nhiều giá trị.

  • Hoạt động.

Những hoạt động giám sát trong thời gian thực sẽ cảnh báo người dùng những sai lệch so với tiêu chuẩn. Bảng điều khiển hoạt động phải cung cấp cho người dùng các thông báo cụ thể và cung cấp cho họ chính xác những thông tin họ cần để nhanh chóng khôi phục hoạt động trở lại bình thường.

Mặc dù đây là các loại/mẫu bảng điều khiển chính có thể thực hiện, có thể sẽ có trường hợp cần kết hợp các mẫu bảng điều khiển này với nhau. Dù bạn sử dụng loại bảng điều khiển KPI nào, người quản lý và nhân viên luôn cần nhận câu trả lời cho các câu hỏi kịp thời và hành động với tất cả các dữ liệu được gộp lại ở một nơi. Bạn có thể hỗ trợ các hành động tầm ngắn, vừa và tầm xa cho các KPI cấp độ CEO, các KPI và hoạt động ở cấp độ quản lý, các KPI và hoạt động của nhân viên. Kiểm tra, đánh giá, tinh chỉnh và sử dụng chúng một cách nhất quán sẽ làm cho doanh nghiệp của bạn phát triển.

Mẫu bảng điều khiển KPI trong Excel cho phép bạn xem nhiều KPI ở cả dạng biểu và dạng đồ thị. Bạn có thể so sánh các số liệu và quan sát các chuẩn và mục tiêu trên mỗi KPI. Có những đồ thị cho ngân sách mục tiêu và ngân sách thực tế, tổng ngân sách, doanh thu mục tiêu và doanh thu thực tế, tổng doanh thu, tỷ suất lợi nhuận và tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu.

Có hai tab trong mẫu Excel này: một bảng tính cho bảng điều khiển KPI với tất cả đồ thị và một trang tính khác cho dữ liệu KPI, nơi bạn có thể thêm và chỉnh sửa dữ liệu thô tạo thành bảng điều khiển. Bạn có thể thêm thông tin KPI của riêng mình bằng cách vào tab Dữ liệu KPI và thay đổi tất cả các số để khớp với thông tin công ty của bạn. Mỗi bảng cũng có các công thức được tạo sẵn, sẽ thêm vào mỗi cột cũng như tính toán các chỉ số khác như lợi nhuận, chi phí ròng, và nhiều chỉ số khác nữa.

Hình ảnh: Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM.

Biểu mẫu Bảng điều khiển KPI để tham khảo.

Theo : https://www.smartsheet.com/all-about-kpi-dashboards

viVI