Làm việc với trợ lý điều hành như thế nào?

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét làm thế nào bạn có thể làm việc hiệu quả với các trợ lý điều hành của bạn.

1. Lợi ích khi làm việc với một trợ lý điều hành

Trợ lý điều hành, cũng được gọi là Trợ lý cá nhân (PAs), là những người làm việc chặt chẽ với các giám đốc điều hành và cán bộ quản lý hàng đầu khác.

Họ hỗ trợ cá nhân và quản lý cấp cao, và trong một số trường hợp họ đại diện cho giám đốc điều hành trong các cuộc họp và các chức năng kinh doanh khác.

Trợ lý điều hành có thể giúp cải thiện đáng kể hiệu suất của bạn. Họ đảm nhận nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm mức thấp của bạn, do đó bạn có thể tập trung vào công việc có giá trị cao. Họ cũng có thể giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn, giảm mức độ căng thẳng của bạn, và đảm bảo rằng các dự án quan trọng hoặc các cuộc gọi sẽ được ưu tiên.

Trong khi nhiều người trợ lý làm việc tại trụ sở tại, bạn cũng có thể thuê ngoài vai trò này tạm thời, hoặc thuê một trợ lý ảo.

2. Xây dựng một mối quan hệ thành công

Để nhận được nhiều nhất từ làm việc với trợ lý của bạn, bạn cần phải có một mối quan hệ chuyên nghiệp tốt. Sự thành công của mối quan hệ này bắt đầu trong quá trình tuyển dụng.

• Tuyển dụng một trợ lý điều hành

Mô tả công việc: Xác định tất cả các nhiệm vụ mà trợ lý của bạn sẽ chịu trách nhiệm, cũng như những kiến thức cụ thể hoặc kỹ năng.

Bạn cũng sẽ muốn tìm kiếm một người có kỹ năng giao tiếp và quản lý thời gian tuyệt vời, có óc tổ chức cao, sáng tạo, có khả năng đa nhiệm, chuyên nghiệp, có óc phán đoán tốt, và chịu được áp lực công việc.

Tác vụ thường thấy:

• Nộp báo cáo chi phí, hoá đơn và các tài liệu thông dụng khác.
• Quản lý thư từ (bao gồm cả thư, gọi điện thoại, và email) và lọc ra những phiền nhiễu không cần thiết.
• Ưu tiên các nhiệm vụ hàng ngày.
• Chỉnh sửa hoặc hiệu đính các báo cáo.
• Quản lý lịch trình.
• Tổ chức các tài liệu cho các cuộc họp.
• Lập kế hoạch và quản lý sắp xếp lịch trình.
• Làm đại diện trong một số cuộc họp hoặc các sự kiện, ra quyết định thay cho bạn.
• Thực hiện nhập dữ liệu.
• Quản lý hoặc loại bỏ các gián đoạn từ các nhân viên, khách hàng, hoặc cuộc gọi.
• Duy trì các bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu.
• Soạn thảo bản ghi nhớ hay báo cáo.
• Tổ chức sự kiện phòng ban hoặc công ty.

Họ sẽ là trợ lý duy nhất của bạn, hoặc họ sẽ làm việc với giám đốc khác? Nếu chia sẻ thời gian, bao nhiêu thời gian là phù hợp.

• Làm rõ ranh giới

Làm rõ ranh giới và mong đợi đối với công việc.

Hãy rõ ràng về loại công việc mà bạn sẽ ủy quyền cho trợ lý ngay từ đầu. Trung thực sẽ đảm bảo rằng không gặp bất ngờ bất ngờ sau này.

• Xác định các nét tính cách

Trợ lý cá nhân của bạn sẽ làm việc chặt chẽ với bạn hàng ngày.

Anh ta hoặc cô ta có thể truy cập email và hộp thư thoại của bạn. Như vậy, bạn phải có lòng tin ở trợ lý: do đó họ cần phải có tính cách phù hợp với bạn, cũng như phù hợp với văn hóa của tổ chức.

Liệt kê các đặc điểm của ứng cử viên lý tưởng của bạn, và ba đặc điểm là quan trọng nhất đối với bạn.

• Bảo mật

Trợ lý của bạn sẽ có quyền truy cập vào thông tin bí mật và cá nhân.

Họ cũng sẽ có được những thông tin cơ mật mà họ được phép chia sẻ với những người khác trong tổ chức.

Đây là lý do tại sao bạn cần để làm cho nó rõ ràng.

Qua thời gian, trợ lý của bạn sẽ biết theo bản năng những thông tin cần được bảo mật và những gì là an toàn để chia sẻ. Cho đến lúc đó, bạn cần phác thảo những gì trợ lý của bạn không nên chia sẻ.

• Cơ cấu hoạt động

Trợ lý của bạn sẽ hiểu biết thấu đáo về công việc của bạn nếu họ hiểu trong vai trò của bạn ngay từ đầu.

Hãy chắc chắn rằng các đồng nghiệp của bạn hiểu được mức độ quyền lực mà trợ lý của bạn sẽ có trong công việc của bạn.

Trợ lý của bạn có thể cần đào tạo kỹ thuật quản lý bổ sung. Nếu bạn có thể dành thời gian đào tạo trợ lý của mình, mối quan hệ của bạn sẽ mạnh mẽ hơn và nhanh hơn.

• Đưa ra quyết định, xây dựng niềm tin và trợ giúp

Nhiều phụ tá đưa ra quyết định thay cho các chuyên gia họ phục vụ.

Đây là lý do tại sao xây dựng niềm tin là rất quan trọng.

Bắt đầu bằng cách ủy quyền nhiệm vụ đơn giản, do đó bạn có thể dễ dàng theo dõi cách trợ lý của bạn thực hiện. Khi niềm tin của bạn được xây dựng, tăng sự phức tạp của công việc mà bạn giao phó, và cung cấp thông tin phản hồi về hiệu suất của chúng.

Một cách tốt để đào tạo trợ lý giám đốc điều hành của bạn để họ đưa ra quyết định thay cho bạn là sử dụng kỹ thuật đào tạo kịch bản đóng vai.

Cuối cùng, suy nghĩ về mức độ truy cập mà bạn muốn trợ lý của bạn được phép, và làm thế nào bạn sẽ chia sẻ lịch trình, email của bạn, và thư thoại.

• Thưởng và trả công

Trợ lý giám đốc điều hành có thể cảm thấy rằng vai trò của họ là “bạc bẽo”.

Công việc của họ là giúp cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, và một trong những ưu tiên quan trọng nhất của họ là giúp hình ảnh của bạn tốt hơn. Kết quả là, bạn quá bận rộn quản lý đôi khi bỏ qua nhu cầu của họ.

Hãy chắc chắn rằng đề nghị của bạn là cạnh tranh. So sánh mức lương của các trợ lý điều hành khác trong khu vực của bạn, hoặc yêu cầu ba ứng viên hàng đầu cho kỳ vọng về tiền lương.

Nếu bạn đang có một ngân sách eo hẹp, hãy xem xét sinh viên tốt nghiệp kinh doanh mới ra trường, hoặc chuyên gia với chỉ một vài năm kinh nghiệm; chỉ cần đảm bảo rằng họ có những kỹ năng kỹ thuật bạn cần, và rằng họ đang có động lực cao.

Hãy khen ngợi công việc họ đang làm, và bao gồm càng nhiều chi tiết trong lời khen ngợi càng tốt.

Đưa họ ra ngoài ăn trưa khi họ có một ngày căng thẳng. Hãy nhớ rằng, trợ lý của bạn sẽ có những ngày tốt và xấu, giống như bạn.

Tóm tắt

Trợ lý điều hành, cũng được gọi là Trợ lý cá nhân, là những chuyên gia làm việc chặt chẽ với các nhà quản lý và lãnh đạo.

Họ sẽ làm các nhiệm vụ thường xuyên, vì vậy các nhà điều hành có thể sử dụng thời gian đó để tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên cao và các dự án chiến lược.

Viết rõ ràng, chi tiết mô tả công việc, yêu cầu kỹ năng giao tiếp và các kỹ thuật công việc cá nhân và chuyên nghiệp mà bạn sẽ cần trợ lý của bạn để làm. Và cố gắng tìm những ứng viên có tính cách bổ sung cho bạn.

Một khi bạn đã tìm thấy một trợ lý tốt, thì công việc của bạn sẽ trở nên tuyệt vời hơn bao giờ hết.

Chúc bạn tìm được người trợ lý điều hành xuất sắc cho mình!

(Nguồn: http://phamthongnhat.com/lam-viec-voi-tro-ly-dieu-hanh-nhu-the-nao/)

Tham khảo khóa học: Đào tạo thư ký, trợ lý giám đốc chuyên nghiệp của Viện Kinh tế và Thương mại quốc tế – ĐH Ngoại Thương