English1. Ma trận RACI là gì?
Ma trận RACI là một biểu đồ phân công có trách nhiệm, vạch ra mọi nhiệm vụ, cột mốc hoặc quyết định quan trọng liên quan đến việc hoàn thành một dự án và phân công vai trò nào chịu trách nhiệm cho từng mục hành động, nhân sự nào chịu trách nhiệm và, khi thích hợp, ai cần được tư vấn hoặc thông báo. Cụm RACI là từ viết tắt của bốn vai trò mà các bên liên quan có thể đảm nhiệm trong bất kỳ dự án nào.
R – Resposible: Đây là người sẽ thực hiện công việc để hoàn thành nhiệm vụ. Mọi nhiệm vụ đều cần ít nhất một Bên chịu trách nhiệm, nhưng bạn có thể phân công thêm.
A – Accountable: Người cuối cùng chịu trách nhiệm đối với việc hoàn thành chính xác và toàn diện về kết quả chuyển giao hoặc công việc, và là người giao nhiệm vụ cho những người Responsible. Nói cách khác, người này phải ký vào (phê duyệt) kết quả mà người Responsible cung cấp. Chỉ có duy nhất một Accounttable quy định cho mỗi nhiệm vụ, kết quả chuyển giao.
C – Consulted: Những người được hỏi ý kiến, điển hình là chuyên gia giải quyết vấn đề.
I – Informed: Các thành viên trong nhóm này chỉ cần cập nhật tiến độ dự án, thường chỉ khi hoàn thành nhiệm vụ hoặc chuyển giao chứ không tập trung vào chi tiết.
2. Lợi ích của ma trận RACI
Về cốt lõi, ma trận RACI giúp bạn đặt kỳ vọng rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong dự án. Cách này sẽ giúp tranh tình trạng nhiều người chồng chéo cùng làm một nhiệm vụ hoặc chống lại nhau bởi vì các nhiệm vụ được xác định rõ ràng từ trước.
Một ma trận RACI cũng khuyến khích các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm với công việc của họ hoặc trì hoãn với người khác khi cần thiết để hành động có trách nhiệm trong khuôn khổ mà đã tạo ra.
3. Quy trình đơn giản để tạo mô hình RACI bao gồm năm bước sau:
Bước 1: Xác định tất cả các nhiệm vụ liên quan đến việc phân phối dự án và liệt kê chúng ở phía bên trái của biểu đồ theo thứ tự hoàn thành.
Bước 2: Xác định tất cả các cá nhân/đơn vị tham gia hoặc liên quan của dự án và liệt kê chúng dọc theo phía trên của biểu đồ.
Bước 3: Hoàn thành các ô của mô hình bằng cách xác định ai có trách nhiệm, ai thực hiện và người nào sẽ được tư vấn và thông báo cho từng nhiệm vụ.
Bước 4: Đảm bảo mọi nhiệm vụ đều có ít nhất một bên liên quan thực hiện (R ) và không có công việc nào có nhiều hơn 1 người chịu trách nhiệm (A).
Bước 5: Chia sẻ, thảo luận mô hình RACI với các bên liên quan để thống nhất trước khi tiến hành dự án. Điều này sẽ bao gồm việc giải quyết bất kỳ xung đột hoặc vấn đề chưa rõ ràng nào.
4. Ví dụ về ma trận RACI
5. Những mẹo giúp tối ưu hóa ma trận RACI
Cách tốt nhất là khi bạn có thể cùng ngồi lại với các thành viên trong nhóm để hoàn thành ma trận này. Một điều nên chắc chắn đó là những người có tên trên RACI đều biết và đồng thuận với các vai trò và trách nhiệm mà bạn đặt ra. Điều này còn giúp bạn kiểm tra để tránh sai sót, nhầm lẫn không đáng có.
Những mẹo này có thể giúp bạn tận dụng tối đa biểu đồ RACI của mình:
- Tập trung vào các nhiệm vụ, cột mốc và quyết định của dự án trong ma trận RACI. Tránh chung chung hoặc hành chính như các cuộc họp nhóm hoặc báo cáo.
- Căn chỉnh các nhiệm vụ trong biểu đồ RACI của bạn với kế hoạch dự án của bạn để không có sự nhầm lẫn về chi tiết và ngày hết hạn.
- Hãy chắc chắn rằng các thành viên được chỉ định thích hợp cho các nhiệm vụ của bạn.
Khi biểu đồ RACI của bạn hoàn tất, hãy xem lại để chắc chắn rằng nó tuân theo các quy tắc đơn giản sau:
- Mỗi nhiệm vụ đều có ít nhất một người thực hiện (R).
- Có một (và chỉ một) bên chịu trách nhiệm (A) được chỉ định cho từng nhiệm vụ để cho phép ra quyết định rõ ràng.
- Không có thành viên nào trong nhóm bị quá tải với quá nhiều nhiệm vụ có trách nhiệm.
- Nếu bạn có nhiều vai trò C và I trong ma trận của mình, hãy đảm bảo rằng bạn có một cách dễ dàng và nhẹ nhàng để thông báo cho họ.
Nguồn tham khảo:
- https://www.teamgantt.com/blog/raci-chart-definition-tips-and-example
- https://www.cio.com/article/2395825/project-management-how-to-design-a-successful-raci-project-plan.html
- https://vticareers.talentnetwork.vn/tin-tuc/ma-tran-raci-cong-cu-hieu-qua-de-phan-dinh-trach-nhiem-trong-du-an.35a53475/vi
