English
Trong quy trình mua hàng và tối ưu hóa chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần trang bị kiến thức và kỹ năng chuyên sâu. Khóa học “Quản trị mua hàng toàn diện” do Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại thương (iEIT) tổ chức là lựa chọn lý tưởng dành cho các nhà quản lý và chuyên viên mua hàng.
Đăng ký ngay tại đây: https://ieit.vn/chuong-trinh-dao-tao-mua-hang-chuyen-nghiep/
Trong môi trường kinh doanh toàn cầu hóa ngày nay, quản lý hiệu quả quy trình mua hàng trong chuỗi cung ứng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định, giảm thiểu chi phí, và tối ưu hóa hoạt động. Một quy trình mua hàng được thực hiện tốt không chỉ đảm bảo cung ứng kịp thời mà còn giúp xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp, từ đó tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài. Dưới đây là các bước cơ bản của quy trình mua hàng mà doanh nghiệp nên tuân thủ.
1. Xác định nhu cầu mua hàng
Bước khởi đầu quan trọng nhất trong quy trình mua hàng là xác định rõ ràng và chính xác nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này bao gồm:
Loại hàng hóa/dịch vụ: Doanh nghiệp cần xác định rõ sản phẩm hay dịch vụ cần mua nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh.
Số lượng và chất lượng: Cần phải đưa ra tiêu chuẩn cụ thể về số lượng và chất lượng, đảm bảo rằng các sản phẩm mua về đáp ứng đúng nhu cầu sản xuất hoặc kinh doanh.
Thời gian giao hàng: Doanh nghiệp cần lên kế hoạch về thời điểm hàng hóa cần được giao để đảm bảo hoạt động sản xuất không bị gián đoạn.
Ngân sách dự kiến: Xác định ngân sách cho việc mua hàng là yếu tố quyết định trong việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Việc xác định chính xác nhu cầu không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn tránh được những sai sót trong việc mua sắm thừa hoặc thiếu, gây lãng phí tài chính.
2. Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp
Một khi đã xác định được nhu cầu, bước tiếp theo là tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng. Đây là một bước quan trọng vì nhà cung cấp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và chi phí của doanh nghiệp. Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn nhà cung cấp bao gồm:
- Uy tín: Nhà cung cấp có được đánh giá cao về chất lượng và độ tin cậy trong ngành không?
- Chất lượng sản phẩm: Sản phẩm của nhà cung cấp có đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng và tính ổn định không?
- Giá cả cạnh tranh: Nhà cung cấp có đưa ra mức giá hợp lý, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp không?
- Khả năng cung ứng: Nhà cung cấp có đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu về số lượng và thời gian giao hàng không?
- Dịch vụ hậu mãi: Nhà cung cấp có chính sách hỗ trợ sau bán hàng, bảo hành, bảo trì tốt không?
Việc lựa chọn nhà cung cấp không chỉ phụ thuộc vào giá cả mà còn cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố khác như chất lượng, dịch vụ và uy tín để đảm bảo mối quan hệ hợp tác lâu dài.
3. Yêu cầu báo giá và đàm phán
Sau khi xác định được nhà cung cấp tiềm năng, doanh nghiệp cần yêu cầu báo giá chi tiết từ các bên. Báo giá nên bao gồm đầy đủ thông tin về giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng và các điều khoản hỗ trợ khác.
Quá trình đàm phán là cơ hội để doanh nghiệp có thể đạt được thỏa thuận tốt nhất từ phía nhà cung cấp. Đàm phán không chỉ tập trung vào giá cả mà còn về các điều khoản thanh toán, chiết khấu, dịch vụ bảo hành, bảo trì và điều kiện giao hàng. Một thỏa thuận đàm phán thành công sẽ đảm bảo cả hai bên đạt được lợi ích tối đa và có cơ hội hợp tác lâu dài.
4. Đặt hàng và ký kết hợp đồng
Sau khi đạt được thỏa thuận cuối cùng, doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng chính thức. Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) là văn bản xác nhận giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, ghi rõ các thông tin chi tiết về sản phẩm, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng và các điều khoản liên quan khác.
Trong nhiều trường hợp, đặc biệt với những đơn hàng lớn, việc ký kết hợp đồng là cần thiết để đảm bảo tính pháp lý. Hợp đồng cần ghi rõ các điều khoản, trách nhiệm và nghĩa vụ của cả hai bên, từ việc giao nhận hàng hóa đến các điều khoản về bảo hành, thanh toán và giải quyết tranh chấp.
5. Theo dõi và kiểm tra quá trình giao hàng
Sau khi đặt hàng, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ quá trình giao nhận hàng hóa. Điều này đảm bảo rằng nhà cung cấp tuân thủ đúng thời hạn và các điều kiện đã cam kết. Khi hàng hóa được giao đến, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng về:
Số lượng: Kiểm tra xem hàng hóa có đúng với số lượng đã đặt không.
Chất lượng: Xác minh chất lượng sản phẩm theo các tiêu chuẩn kỹ thuật đã thỏa thuận.
Tình trạng sản phẩm: Kiểm tra xem có sự cố hoặc hư hỏng nào xảy ra trong quá trình vận chuyển hay không.
Nếu có bất kỳ sai sót hoặc vấn đề gì về hàng hóa, doanh nghiệp cần phản hồi ngay với nhà cung cấp để có giải pháp xử lý kịp thời.
6. Thanh toán và ghi nhận giao dịch
Sau khi hoàn tất kiểm tra và xác nhận hàng hóa, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo các điều khoản đã thỏa thuận. Quá trình thanh toán cần được thực hiện nhanh chóng và chính xác để tránh gây ra các vấn đề phát sinh trong mối quan hệ với nhà cung cấp.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần ghi nhận đầy đủ thông tin giao dịch trong hệ thống quản lý tài chính, đảm bảo các báo cáo tài chính được cập nhật đúng và kịp thời.
7. Đánh giá và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp
Đánh giá nhà cung cấp là bước cuối cùng nhưng quan trọng để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của quy trình mua hàng. Doanh nghiệp cần đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí:
- Chất lượng sản phẩm: Nhà cung cấp có đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chất lượng hay không?
- Thời gian giao hàng: Nhà cung cấp có giao hàng đúng thời hạn không?
- Dịch vụ hậu mãi: Nhà cung cấp có cung cấp hỗ trợ sau bán hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời không?
- Khả năng hợp tác dài hạn: Nhà cung cấp có tiềm năng trở thành đối tác lâu dài của doanh nghiệp hay không?
Việc đánh giá định kỳ không chỉ giúp cải thiện hiệu suất mua hàng mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền vững với những nhà cung cấp đáng tin cậy.
Quy trình mua hàng trong chuỗi cung ứng không chỉ là một phần không thể thiếu của hoạt động kinh doanh mà còn là chìa khóa để tối ưu hóa chi phí, đảm bảo chất lượng sản phẩm và duy trì sự ổn định trong sản xuất. Một quy trình mua hàng chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát nguồn cung mà còn tạo cơ hội để xây dựng những mối quan hệ lâu dài, đáng tin cậy với các nhà cung cấp.
——————————
Liên hệ với chúng tôi:
Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Trường đại học Ngoại thương
Tel: 0909 111 485
Email: eit@ftu.edu.vn
Website iEIT: ieit.vn / ieit.edu.vn
Zalo: https://bit.ly/3gg0jrc
Youtube: https://bit.ly/YoutubeiEIT
Tiktok: https://www.tiktok.com/@ieit_ftu
