“Nói thì dễ, làm mới khó” là những câu “than thở” mà chúng ta thường được nghe các chủ doanh nghiệp, các Giám đốc nhân sự chia sẻ về việc áp dụng hệ thống quản trị theo Balanced ScoreCard (BSC) và Key Performance Indicator (KPI). Vậy tại sao 1 trong 75 phát minh vĩ đại nhất trong lĩnh vực quản trị của thế kỷ 20 – một công cụ quản trị chiến lược & hiệu suất đã được khẳng định tính hiệu quả ở nhiều quy mô doanh nghiệp, trong nhiều lĩnh vực kinh doanh và ở rất nhiều các nước trên thế giới, khi áp dụng tại Việt Nam lại gặp khó khăn đến vậy?
Trước tiên, chúng ta cần khẳng định rằng hệ thống BSC & KPI không hề có lỗi về những thất bại của các doanh nghiệp trong việc ứng dụng nó. Những sai lầm phổ biến thường đến và phát sinh trong chính quá trình vận hành và triển khai hệ thống, hay nói một cách cụ thể hơn nó phát sinh từ chính những vấn đề nội tại của doanh nghiệp và từ chính sự vận dụng một cách máy móc trong khi chưa nắm bắt được những yếu tố thuộc về bản chất, cốt lõi của hệ thống, cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp Việt thường thiếu chiến lược kinh doanh rõ ràng
Ai cũng biết BSC&KPI bên cạnh vai trò là một công cụ quản lý hiệu suất, hệ thống này bản chất là một công cụ quản trị chiến lược, quản trị mục tiêu một cách xuyên suốt từ cấp cao nhất đến những vị trí thấp nhất trong một tổ chức. Để ứng dụng thành công BSC&KPI mỗi doanh nghiệp tất yếu phải có một chiến lược kinh doanh cụ thể dài hơi. Nhưng có lẽ vấn đề này lại là khâu yếu nhất tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Nhiều Tổng Giám đốc khi được phỏng vấn về những mục tiêu dài hạn những chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp mình thường trả lời một cách chung chung, mơ hồ, đó là nguyên nhân dẫn đến những bản kế hoạch kinh doanh trung hạn, dài hạn được thực hiện một cách hình thức, thiếu sự nghiên cứu nghiêm túc và không có giá trị thực tiễn. Và một lẽ tất yếu khi không có một đích đến cụ thể thì đi đường nào cũng không thể đến đích; và đương nhiên khi đó BSC&KPI có khoa học, hiện đại đến mấy thì cũng không thể đem lại hiệu quả như mong muốn bởi chính những người sử dụng và áp dụng hệ thống này cũng không có một thước đo cụ thể nào.
2. Nhầm lẫn giữa kế hoạch kinh doanh và các chỉ tiêu KPI
TẶNG BỘ BIỂU MẪU BSC&KPI MỚI NHẤT 2018
Dịch nguyên nghĩa từ tiếng anh KPI có nghĩa là chỉ số hiệu suất cốt yếu. Tuy nhiên ở nhiều doanh nghiệp hiện nay KPI được hiểu và sử dụng như một bản kế hoạch kinh doanh tương ứng của các bộ phận và cá nhân được giao theo từng thời kỳ. Cách hiểu như vậy đã dẫn đến một sai lầm nghiêm trọng và mang tính hệ thống trong toàn bộ tổ chức khi mọi cá nhân đều “chạy theo” các chỉ tiêu của cá nhân hoặc bộ phận trong khi lại sao nhãng các chỉ tiêu cốt yếu của cả tổ chức, doanh nghiệp. Tình trạng rối loạn vẫn xảy ra khi mọi cá nhân đều nỗ lực “giải quyết” các chỉ tiêu của mình, trong khi các nguyên nhân cốt lõi không được làm rõ thì đương nhiên cái sai lầm được đổ lỗi cho một hệ thống mới áp dụng.
3. Ứng dụng BSC&KPI một cách “nửa vời”
Hãy hình dung hình ảnh của một đàn chim bay về phương Nam tránh rét, chúng luôn tới được đích bởi chúng có một con đầu đàn đủ sức đưa đường dẫn lối, nhưng quan trọng hơn là bởi mỗi cá thể trong đó đều được truyền tải đích đến cuối cùng của mình. BSC&KPI chính là một công cụ có hiệu quả đặc biệt trong việc gắn kết các mục tiêu trong cùng một tổ chức. Tuy nhiên qua thực tế cho thấy rất nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam đang triển khai ứng dụng hệ thống này một cách “nửa vời”. Thông qua hệ thống KPI, các mục tiêu của công ty chỉ được truyền đạt tới đội ngũ quản lý cấp trung còn với độ ngũ nhân viên thừa hành lại tiếp tục được sử dụng những hệ thống chỉ tiêu chung, thiếu tính đặc thù cho từng vị trí công việc và thậm chí cũng không liên quan gì đến mục tiêu chung của tổ chức. Quay lại với hình ảnh đàn chim di cư, khi những con đầu đàn bay đúng hướng nhưng phía sau chúng là một đội ngũ rối loạn không có đích đến, chắc chắn đàn chim này không thể bay tới đích.
4. Thiếu kiên trì và thiếu quyết liệt khi ứng dụng BSC&KPI
“Không có hiệu quả gì cả”, “công cụ này không phù hợp với doanh nghiệp của tôi”, nhiều chủ doanh đã thốt ra như vậy sau 1 năm thậm chí là 6 tháng triển khai áp dụng hệ thống BSC&KPI. Bất kỳ môt hệ thống nào cũng cần phải có quá trình thử nghiệm và điều chỉnh cho phù hợp, vấn đề này đặc biệt quan trọng khi đó là một hệ thống làm thay đổi triết lý quản trị, thay đổi phương thức hoạt động của một tổ chức mà trong đó vai trò của con người là trung tâm. Xây dựng hệ thống đã khó, triển khai ứng dụng nó sao cho phù hợp với đặc thù riêng có của tổ chức mình là cả một quá trình. Do đó đừng vội vàng kết luận về hiệu quả của một công cụ khi bạn chưa cho nó đủ thời gian phát huy tác dụng hay thậm chí còn chưa sử dụng hết các công năng của nó. Có một doanh nghiệp triển khai áp dụng hệ thống BSC&KPI vào hoạt động quản trị chiến lược và quản lý hiệu suất công việc, đồng thời thay đổi cơ chế trả lương theo 3P. Chỉ trong vòng 6 tháng đã đem lại những kết quả rõ nét, năng suất lao động của hầu hết các bộ phận được cải thiện, cá biệt có những bộ phận gia tăng gấp ba lần. Tuy nhiên mọi vấn đề phức tạp lại phát sinh từ một quyết định thiếu tính toán và theo lối mòn cũ của TGĐ.
Sau kỳ đánh giá 6 tháng một Trưởng phòng không đạt KPIs được giao nhưng thay vì áp dụng những chế tài với đối tượng không hoàn thành KPI, TGĐ công ty lại quyết định điều chỉnh các chỉ tiêu của 6 tháng trước đó để thay đổi kết quả thực hiện của vị Trưởng phòng đó và lẽ tất yếu đã làm “méo mó” cả hệ thống. Một nét “văn hóa KPI” đang được hình thành tại doanh nghiệp này phút chốc có nguy cơ sụp đổ khi những nguyên tắc và chuẩn mực bị phá vỡ. Hệ thống BSC&KPI đang ứng dụng bỗng trở thành không hiệu quả khi việc điều chỉnh chỉ tiêu trở nên phổ biến. Điều đó minh chứng cho sự thiếu kiên trì trong việc ứng dụng BSC&KPI và mức độ quyết liệt khi triển khai thực hiện.
5. Thiếu hệ thống thu thập thông tin
BSC&KPI là một hệ thống quản trị chiến lược, quản trị mục tiêu hiệu suất của tổ chức. Nhìn vào hệ thống các chỉ tiêu, thông thường người ta chỉ nhìn thấy cái kết quả cuối cùng. Nhưng nếu chỉ nhìn nhận và triển khai áp dụng như vậy thì tất yếu việc ứng dụng BSC&KPI sẽ không đem lại hiệu quả như mong muốn. Thế mạnh của hệ thống này là khả năng định lượng ngay cả với những công việc có tính chất định tính, và từ đó tạo cơ sở cho việc giám sát theo dõi một cách thường xuyên sự vận hành của hệ thống trên con đường đi đến mục tiêu đã đề ra, đồng thời để có thể đề ra những biệp pháp hiệu chỉnh và thúc đẩy cho phù hợp. Nhiều doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng BSC&KPI nhưng lại không chuẩn bị cho mình một hạ tầng thu thập thông tin đầy đủ để giám sát quá trình thực hiện và đánh giá mục tiêu của các bộ phận, cá nhân. Việc đánh giá thiếu chính xác dẫn đến không có được những biện pháp hỗ trợ và thúc đẩy các hoạt động, khiến hệ thống BSC&KPI mất đi rất nhiều tác dụng vốn có của nó
6. Thiếu sự phân cấp trong hoạt động
Thói quen quan liêu, ôm đồm của người lãnh đạo doanh nghiệp sẽ gây ra khó khăn cho việc ứng dụng mọi công cụ quản trị chứ không chỉ riêng BSC&KPI. Sự thiếu phân cấp, phân quyền trong hoạt động quản lý doanh nghiệp khiến mọi quyết định, mọi kết quả đánh giá trở nên chủ quan, duy ý chí và lệ thuộc hoàn toàn vào người đứng đầu doanh nghiệp và tất nhiên phong cách lãnh đạo này không thể phù hợp với một hệ thống quản trị hiện đại đòi hỏi mỗi cá nhân trong guồng máy phải có quyền chủ động, sáng tạo để phát huy vai trò chuyên biệt của mình trong một phạm vi đủ rộng.
Thấu hiểu những khó khăn, vướng mắc mà doanh nghiệp gặp phải, với kinh nghiệm xây dựng, triển khai BSC&KPI cho nhiều doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ, Viện Kinh tế và Thương mại Quốc tế tiếp tục khai giảng các khóa học “Ứng dụng BSC&KPI trong quản trị doanh nghiệp”. Đến với khóa học, nhà quản trị không chỉ được tìm hiểu quy trình chuẩn triển khai BSC&KPI mà còn được chia sẻ kinh nghiệm thực tế được áp dụng từ những doanh nghiệp đi trước….
Nguồn: Internet
