EnglishThư ký được coi là trợ thủ đắc lực của các nhà quản lý. Công việc của họ thầm lặng đứng sau thành công của nhà lãnh đạo nhưng chỉ cần thiếu họ một ngày, rất có thể các sếp sẽ cuống lên vì không ai giúp họ giải quyết gọn ghẽ khối lượng công việc khổng lồ. Hỏi gần như bất kỳ giám đốc điều hành cấp cao nào về thư ký của họ, và hầu hết sẽ nói rằng họ sẽ không thể sống mà không có anh ấy hoặc cô ấy. Một số thậm chí có thể đi xa để nói rằng thư ký của họ là người không chính thức điều hành văn phòng đằng sau hậu trường.
Việc tìm kiếm được một người thư ký xuất sắc điều không dễ dàng, vậy làm thế nào để một người trở thành một thư ký cá nhân nổi bật. Dưới đây là một số phẩm chất quan trọng nhất:
1. Kỹ năng giao tiếp:
Khả năng giao tiếp hiệu quả với một ông chủ của LỚN là rất quan trọng, nhưng ngoài ra, một thư ký thường có thể là điểm liên lạc đầu tiên cho khách hàng, các bên liên quan và đối tác kinh doanh. Có kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, rõ ràng và hiệu quả không chỉ đảm bảo không thất bại trong đàm phán, mà còn mang lại ấn tượng mạnh mẽ về ông chủ và công ty.
Kỹ năng giao tiếp được thể hiện ở việc bạn thuyết phục người khác như thế nào và kết quả ra sao? Hãy nhớ, giao tiếp cũng giống như việc bạn viết một bản báo cáo, cũng cần có sự thống nhất, yếu tố thuyết phục về nội dung và một phong thái bình tĩnh, tự tin khi thể hiện (từ trang phục, đầu tóc đến bước đi và cách bạn chuyện trò với những người xung quanh). Bên cạnh đó, luôn kiên nhẫn giải thích cho các thành viên khác trong nhóm làm việc cũng là cách bạn đang rèn luyện kỹ năng giao tiếp của bản thân.
Trong giao tiếp sử dụng ngôn ngữ, bạn cần chú ý một số điểm sau:
- Âm điệu của lời nói: Vừa phải, dễ nghe, không cao giọng quá, nói to quá hoặc nói nhỏ quá…
- Tập trung vào cuộc nói chuyện: Khi nói chuyện nên tập trung vào chủ đề đang thảo luận, tránh để tư tưởng bị phân tán dẫn đến không hiểu nội dung câu chuyện.
- Lắng nghe: Khi đối tượng giao tiếp đang nói thì bạn nên lắng nghe, tuyệt đối tránh ngắt lời hoặc cướp lời của người nói khi họ chưa nói hết ý.
2. Kỹ năng tổ chức:
Các nghĩa vụ của trợ lý cá nhân thường bao gồm các nhiệm vụ như lên lịch hẹn, xử lý lịch của ông chủ của mình, trả lời điện thoại và nhận tin nhắn, trong số nhiều trách nhiệm khác nhau thường đòi hỏi sự chú ý chính xác. Một trợ lý cá nhân tuyệt vời có kỹ năng quản lý thời gian tuyệt vời và tự tin vào khả năng tổ chức và ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp của mình.
Các cuộc họp quan trọng, các chuyến bay vào phút cuối, các hoạt động xây dựng đội ngũ ngoài công trường chỉ là một vài trong số các nhiệm vụ đầy thách thức mà một thư ký sẽ cần phải tổ chức một cách thường xuyên. Các ông chủ thường giành nhiều thời gian để lên kế hoạch cho các sự kiện này, vì vậy các thư ký có kỹ năng lập kế hoạch xuất sắc phải kiểm soát và có thể tổ chức một cách hợp lý các lịch trình kế hoạch. Nếu lên một kế hoạch kém, có thể có tác động tiêu cực – cho cả các bên liên quan bên trong và bên ngoài.
Muốn trở thành một người thư ký tốt bạn cần biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý, có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng, có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết,biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý
3. Hiểu biết về công nghệ:
Kỹ năng này trở nên cần thiết hơn mỗi ngày; bạn không còn có thể thực hiện trợ lý cá nhân trong hầu hết các nhiệm vụ cơ bản mà không thành thạo các hệ thống và chương trình máy tính. Cho dù bạn đang lên lịch các cuộc hẹn, viết báo cáo, thực hiện nghiên cứu Internet, đặt chuyến bay hoặc đơn giản là quản lý email của chủ lao động, bạn sẽ cần hiểu cách sử dụng hợp lý và hiệu quả các chương trình có liên quan, cũng như nghi thức email phù hợp. Bạn cũng nên thành thạo bất kỳ phần mềm nào thường được sử dụng trong ngành công nghiệp của bạn.
4. Tính độc lập và quyết đoán
Một ông chủ ở vị trí rất cao thường có thể bị bao vây bởi các nhân viên – thường có thể dẫn đến việc ông chủ bị cô lập với thực tế. Một thư ký tuyệt vời cần phải có lòng can đảm (và ý thức) để từ chối các cuộc gọi để xin gặp ông chủ. Các ông chủ thường có thể đi du lịch hoặc bị mắc kẹt trong các cuộc họp mặt sau, để thư ký tự làm việc. Do đó, một thư ký giỏi là người có thể làm việc độc lập và có đủ tự tin để đưa ra quyết định mà không cần phải tìm kiếm sự chấp thuận từ ông chủ của mình.
Thư ký văn phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một thư ký văn phòng nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Ví dụ như bạn phải biết được thông tin nào là đáng quan trọng trong một hợp đồng mới của công ty.
5. Định hướng chi tiết (Sự tỉ mỉ và cẩn trọng)
Chỉ cần thiếu một chi tiết nhỏ nhất thường có thể làm học lịch trình hoặc sự kiến đã được lên kế hoạch tốt nhất. Với các sự kiện hoặc cuộc họp có sự tham gia của các nhà lãnh đạo cấp cao, đôi khi một lỗi nhỏ có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến nhà lãnh đạo, hoặc thậm chí đối với chính doanh nghiệp.
Do đó, việc rất tỉ mỉ với sự chú ý nhất quán đến từng chi tiết được nhiều nhà tuyển dụng và giám đốc điều hành cấp cao đánh giá cao là một trong những đặc điểm quan trọng nhất đối với một thư ký hàng đầu.
6. Thận trọng và trung thành:
Điều mà ông chủ muốn nhất ở một thư ký cá nhân là người mà họ hoàn toàn có thể dựa vào, không lo ngại về sự trung thực hoặc tận tâm với các nhiệm vụ trong tay.
Là một thư ký cá nhân, bạn sẽ thường xuyên giữ bí mật thông tin cá nhân hoặc thông tin cá nhân của mình. Chia sẻ thông tin này với bất kỳ người nào khác sẽ rất không chuyên nghiệp và vi phạm lòng tin. Các thư ký tốt nhất hoàn toàn trung thành và có thể được tin tưởng để kín đáo về tất cả các khía cạnh của cuộc sống của chủ nhân của họ.
Cam kết lâu dài thường có thể bị bỏ qua nhưng các thư ký giỏi nhất thường trung thành với các ông chủ của họ, một số thậm chí đến mức theo dõi các ông chủ của họ khi họ được đưa ra nước ngoài. Các ông chủ đánh giá rất cao những thư ký luôn tận tụy, tận tụy và có ý thức trung thành mạnh mẽ.
Nguồn: internet
Khóa học liên quan: Đào tạo thư ký, trợ lý giám đốc chuyên nghiệp: TẠI ĐÂY
