Tips giao tiếp qua điện thoại

Khi chuông điện thoại reo lên, không nên để khách đợi quá lâu hoặc bắt máy quá sớm, lý tưởng nhất cho bạn là nên tiếp nhận cuộc gọi ở hồi chuông thứ 3. Có 2 trường hợp xảy ra: Nếu bạn bắt máy quá sớm – đầu dây bên kia sẽ bị bất ngờ và lúng túng; nhưng nếu bạn để họ đợi quá lâu thì họ sẽ sốt ruột.
1. Xử lý tốt một số tình huống:
  • Nếu bạn đang có việc bận không thể nhấc máy ngay, khi trả lời hãy nhớ xin lỗi và giải thích tình cảnh của mình.
  • Nếu phải mất thời gian để tìm kiếm những thông tin được hỏi, đề nghị với người nghe bạn sẽ gọi lại sau.
  • Nếu người gọi muốn giữ máy, thì giữ máy trong tay và đừng đặt xuống bàn làm việc.
2. Thể hiện thái độ niềm nở, nhiệt tình khi trả lời cuộc gọi. Khách hàng có thể cảm nhận nụ cười của bạn qua giọng nói của bạn.
3. Trang bị sẵn giấy note, sổ ghi chép tin nhắn, bút viết… bên cạnh để ghi chép lại bất kỳ lúc nào cần thiết bởi khách hàng có thể để lại lời nhắn, địa chỉ, số điện thoại,… Hãy nhớ ghi lại thông tin chính xác nhé.
4. Trong trường hợp phải chuyển tiếp cuộc gọi, bạn phải nói với người gọi đến về người chịu trách nhiệm chính cho vấn đề đó và thông báo việc chuyển máy. Ví dụ như: “Ông A. chịu trách nhiệm về vấn đề này, chắc rằng ông ấy sẽ có giải đáp cho ông. Tôi sẽ chuyển máy ngay”.
Nếu việc chuyển máy phải thực hiện qua tổng đài, nhớ cung cấp đủ thông tin để người gọi không phải giới thiệu lại: “Có ông X. gặp vấn đề về… Hãy nối máy tới ông A. để giải quyết”.
5. Trong nhiều trường hợp, bạn là người quyết định xem có nên chuyển cuộc gọi cho sếp hay không. Hãy khéo léo đưa ra câu hỏi để khai thác thông tin từ người gọi, nhằm đánh giá tính chất của cuộc gọi. Ví dụ, “Tôi có thể thông báo cho ông A biết ai đang gọi không?”. Bạn cần hỏi ý kiến sếp trước khi bỏ qua cuộc gọi hay chuyển máy ngay lập tức.
6 Hãy trả lời tất cả các cuộc gọi trong vòng một ngày làm việc. Người trả lời sớm có thể có được hợp đồng, thực hiện được vụ bán hàng, giải quyết được các vấn đề rắc rối gặp phải… và củng cố ấn tượng tốt về doanh nghiệp của bạn.
Chúc các bạn thành công ❤️
Ai còn tips gì hay thì comment cho mọi người cùng biết nhé 😉
Nguồn: sưu tầm internet
viVI