EnglishTrở thành một người thư ký, trợ lý giỏi không chỉ cần có các kỹ năng cơ bản như kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng giao tiếp, nhận điện thoại, sắp xếp lịch hội họp mà còn đòi hỏi rất nhiều kỹ năng cần thiết khác.
Nắm bắt mong muốn hoàn thiện kiến thức và phát triển bản thân của cánh tay phải của các sếp, ngày 15/9 vừa qua, Viện Kinh tế và Thương mại Quốc tế đã tổ chức thành công khóa “Đào tạo Thư ký, trợ lý giám đốc chuyên nghiệp”. Trong 6 buổi đào tạo tại ĐH Ngoại Thương, khóa đào tạo giúp học viên đáp ứng mục tiêu cốt lõi:
– Hiểu và có một cái nhìn rõ ràng nhất về công việc của một thư ký, trợ lý
– Làm chủ các kỹ năng quản lý thời gian, làm việc nhóm, kỹ năng lắng nghe, thuyết trình và thương lượng – thuyết phục
– Hiểu và áp dụng hiệu quả các kỹ năng viết và trình bày các loại văn bản trong môi trường công việc thực tế
– Làm chủ các nghiệp vụ thư ký như kỹ năng sắp xếp, chuẩn bị lịch làm việc cho lãnh đạo; kỹ năng tổ chức hội nghị; kỹ năng tổ chức các chuyến đi công tác
– Sử dụng thành thạo các công cụ quản lý để cải tiến năng suất và chất lượng
Chương trình có sự tham gia của các học viên đến từ nhiều Công ty, doanh nghiệp khác nhau đã đóng góp rất lớn cho sự thành công của khóa đào tạo, như:
• Công ty TNHH Terumo Việt Nam
• Công ty TNHH Xuân Mai
• Công ty Cổ phần phần mềm LUVINA
• VP Bank
• Công ty CP Thời trang Kowil Việt Nam
• Công ty CP Suất ăn Hàng không Nội Bài
Đặc biệt, tham gia giảng dạy là những giảng viên có rất nhiều kinh nghiệm thực tế đem đến các hướng tiếp cận tình huống trong công việc từ nhiều góc nhìn khác nhau:
- MBA. Phạm Hoàng Anh, Trợ lý Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Traphaco,
- Th.S Hoàng Hải Yến, Giảng viên Bộ môn phát triển kỹ năng- Khoa Quản trị Kinh doanh – trường Đại học ngoại Thương,
- Đại sứ – ThS. Trần Trọng Toàn, Viện trưởng Viện Văn hóa Kinh doanh, Nguyên trưởng ban Thư ký APEC,
- Th.S Nguyễn Thị Lan Anh, Phó Trưởng ban Ban Thanh tra Giáo dục – Đào tạo, Học viện Hành chính Quốc Gia.
Trong ngày đầu tiên của chương trình, Th.S Hoàng Hải Yến đã có phần trình bày xoay quanh nội dung: Kỹ năng xử lý sự cố, xung đột, khủng hoảng và kỹ năng soạn thảo văn bản nội bộ. Cụ thể:
• Giới thiệu tổng quan về nghề thư ký và trợ lý
• Con đường phát triển sự nghiệp của thư ký và trợ lý
• Những yêu cầu về thể thức và soạn thảo
• Cách trình bày, văn phong soạn thảo Thông báo, Công văn, Quy chế, Quy trình…
Ngày thứ 2, ThS. Trần Trọng Toàn, Viện trưởng Viện Văn hóa Kinh doanh cùng trao đổi với các học viên về Nghi thức lễ tân và Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp. Là cố vấn cao cấp Ban Thư ký APEC Quốc gia, Nguyên Giám đốc điều hành Ban Thư ký APEC Quốc tế, Phó Chủ tịch thường trực Hiệp hội Phát triển Văn hóa Doanh nghiệp Việt Nam, Viện trưởng Viện Văn hóa Kinh doanh, những chia sẻ của Đại sứ chắc chắn mang đến nguồn kiến thức giải quyết những khó khăn mà trợ lý, thư ký thường xuyên gặp phải.
Cũng trong ngày thứ 2, MBA. Phạm Hoàng Anh, Trợ lý Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Traphaco giảng dạy phần Chuẩn bị lịch và nội dung chương trình làm việc cùng với Tổ chức hội nghị, hội họp và đi công tác bao gồm:
• Chuẩn bị nội dung công tác, lên lịch trình làm việc
• Đặt vé, đặt khách sạn, chuẩn bị quà tặng cho khách hàng phù hợp văn hóa và bối cảnh
• Chuẩn bị chương trình các thông tin liên quan đến buổi làm việc
• Chuẩn bị nội dung phát biểu cho giám đốc, phó giám đốc,…
Ngày cuối cùng, Th.S Nguyễn Thị Lan Anh, Phó Trưởng ban Ban Thanh tra Giáo dục – Đào tạo đưa ra những chia sẻ về Quản lý hồ sơ, lưu trữ văn bản. Những vấn đề thường gặp đối với thư ký, trợ lý được trình bày rõ ràng, cụ thể từ đó gợi ý các hướng lưu trữ thông tin cần thiết cho doanh nghiệp, phối hợp hoàn thảo với các phòng ban khác:
• Những vấn đề cơ bản của công tác văn thư
• Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi, đến
• Quản lý và sử dụng con dấu
• Lập hồ sơ công việc.
• Cách thức lưu trữ văn bản theo hệ thống 5S
Một số hình ảnh của khoá:
Sau khóa học, Ban Tổ chức đã nhận được nhiều ý kiến phản hồi mang tính xây dựng từ các học viên tham dự, đây là những ý kiến đóng góp rất quý giá để Viện tiếp tục xây dựng và phát triển.
Ban Tổ chức xin chân thành cảm ơn quý giảng viên và học viên đã tham gia khóa “Đào tạo Thư ký, trợ lý giám đốc chuyên nghiệp”. Hi vọng quý vị tiếp tục đồng hành cùng những chương trình sắp tới của Viện Kinh Tế và Thương Mại Quốc Tế- Trường Đại học Ngoại Thương!
