EnglishLà một thư ký, công việc chính của bạn là cung cấp sự hỗ trợ về mặt hành chính trong môi trường văn phòng. Tùy thuộc vào nơi bạn làm việc, và bạn làm việc cho ai, bạn có thể dựa vào các nhiệm vụ quan trọng, chẳng hạn như:
- Nhập văn bản mật
- Soạn thảo báo cáo khẩn cấp
- Giao tiếp với khách hàng cao cấp
Khi bạn được giao những trách nhiệm này, quản lý của bạn sẽ hy vọng bạn hoàn thành chúng một cách thành thạo và chuyên nghiệp. Điều này có nghĩa là bạn cần phải thể hiện các đặc điểm của một thư ký chuyên nghiệp. Những đặc điểm này bao gồm:
- Giao tiếp tốt
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Tính lịch sự, tinh tế
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Sự quan tâm đến chi tiết
- Có khả năng làm việc chính xác dưới áp lực cao
Nếu bạn muốn gây ấn tượng với sếp của bạn, và thậm chí có thể đề nghị một sự thăng tiến hoặc tăng điểm trong tương lai, bạn cần phải chắc chắn rằng bạn không vướng phải bất kỳ lỗi nào sau đây:
SAI LẦM # 1: TỪ CHỐI THỪA NHẬN RẰNG BẠN ĐÃ NHẦM LẪN
Mặc dù lúc đó bạn cảm thấy không thoải mái, thừa nhận rằng bạn đã mắc sai lầm là cách tốt nhất để giải quyết tình huống. Nếu bạn cố che giấu sai lầm của mình, bạn có thể gây ra những vấn đề lớn hơn trong tương lai – và nếu sau đó bạn đã mắc sai lầm, nó sẽ làm bạn trở thành một nhân viên thiếu trách nhiệm và không chuyên nghiệp. Nếu bạn thừa nhận lỗi của bạn ngay từ đầu, hãy làm những gì bạn cần làm chỉ là để giải quyết nó, và học hỏi kinh nghiệm, bạn sẽ được coi là một người chuyên nghiệp và có trách nhiệm.
SAI LẦM # 2: TIẾT LỘ THÔNG TIN BÍ MẬT
Là thư ký, bạn thường làm việc với các thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như hợp đồng kinh doanh, hồ sơ tài chính và biên bản các cuộc họp riêng. Do đó bạn phải duy trì tính bảo mật chặt chẽ đối với các vấn đề kinh doanh (và cá nhân) của nhà tuyển dụng. Và nếu bạn không làm như vậy, chủ lao động của bạn có thể coi bạn là người chịu trách nhiệm và thay thế bạn với người khác. Ngay cả trong tiếng anh, từ thư ký “secretary’ cũng là một sự biến đổi từ chữ bí mật “secret”. Hãy ghi nhớ quy tắc này thật kỹ vì nếu không cẩn thận, bạn sẽ bị mất việc ngay.
SAI LẦM # 3: KHÔNG GHI CHÉP
Một khía cạnh quan trọng trong công việc trợ lý của bạn là thực công việc của bạn một cách chính xác, cụ thể hơn là ghi nhận thông tin chính xác. Khi bạn tham dự các cuộc họp, khi bạn đang được hướng dẫn, hoặc khi bạn bận rộn với một cú điện thoại, bạn đều cần phải ghi chép, để bạn không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết quan trọng nào. Không ai có thể khẳng định trí nhớ của mình là hoàn hảo – vì vậy nếu bạn không ghi chép, bạn sẽ có nguy cơ quên các chi tiết quan trọng, điều này có thể làm cho công việc của bạn không chính xác và làm bạn mất điểm.
Phải nhấn mạnh lại đây là một lỗi sai vô cùng nghiêm trọng. Đây là một ví dụ:
Bạn đang gọi điện thoại với khách hàng lớn nhất của công ty bạn. Ông ấy muốn gặp giám đốc của bạn để thảo luận về việc gia hạn hợp đồng, nhưng ông ấy chỉ có thể có mặt trong một cuộc họp trước tuần sau vào thứ ba, trước khi ông ấy khởi hành chuyến đi dài 6 tháng ở nước ngoài. Ông cũng cho bạn biết rằng ông chỉ có thời gian cho các cuộc họp từ 08:00 đến 11:00.
Bạn không ghi chép, và bạn quên mất các yêu cầu về thời gian khi bạn lên lịch cuộc hẹn. Đến lúc thư ký của khách hàng liên hệ với bạn để cố gắng sắp xếp lại, nhật ký của ông chủ đã được lấp đầy với các cam kết khác mà không thể được lên lịch lại hoặc hủy bỏ. Trong trường hợp này, không ghi chép đã những hậu quả nghiêm trọng – không chỉ ông chủ của bạn có thể tức giận hoặc khó chịu với bạn, họ cũng đã mất một khách hàng vô cùng có giá trị và kéo theo nhiều hệ quả xấu khác như danh tiếng công ty bạn.
SAI LẦM # 4: BIỂU HIỆN RA CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP KÉM
Là một thư ký, phần lớn công việc của bạn liên quan đến giao tiếp với người khác. Do đó, bạn cần đảm bảo rằng bạn có thể giao tiếp rõ ràng và chuyên nghiệp. Chắc chắn rằng bạn:
- Thân thiện, dễ tiếp cận và lịch thiệp.
- Hãy kết nối bằng ánh mắt khi bạn nói chuyện với mọi người trực tiếp.
- Nói rõ ràng, đặc biệt là qua điện thoại.
- Giữ văn bản của bạn không có lỗi chính tả và ngữ pháp.
- Trả lời thông tin liên lạc kịp thời,nhanh chóng.
Nếu bạn không thể giao tiếp hiệu quả, tất nhiên bạn sẽ không thể giữ một công việc thư ký lâu dài.
SAI LẦM # 5: QUÊN LIÊN LẠC THÔNG TIN QUAN TRỌNG VỚI QUẢN LÝ CỦA BẠN
Điều này bao gồm không cập nhật lịch trình của quản lý của bạn.
Sếp của bạn sẽ thiệt hại rất lớn nếu ông ấy không biết đến một cuộc hẹn quan trọng (vì bạn quên nói với ông ấy về điều đó), và có thế sẽ xuất hiện muộn hoặc không chuẩn bị cho cuộc họp.Và điều đó thật tồi tệ với quản lý của bạn, công ty bạn, và hiển nhiên bạn sẽ mất điểm trầm trọng và gặp nguy cơ cao bị phạt nặng.
SAI LẦM # 6: THAM GIA VÀO NHỮNG CHIÊU TRÒ TRONG CÔNG TY
Luôn luôn là một ý tưởng tốt khi tránh xa những chiêu trò trong công ty, đặc biệt là khi bạn đang làm việc với vai trò thư ký.
Do tính chất công việc của bạn, bạn sẽ làm việc với nhiều người, và phần lớn công việc của bạn sẽ phụ thuộc vào sự hợp tác của những người xung quanh bạn.
Do đó, nếu bạn muốn thành công trong công việc của mình, bạn cần đảm bảo rằng bạn quản lý mối quan hệ công việc của bạn một cách chuyên nghiệp và bạn không tham gia vào bất kỳ trò chơi tâm lý nào mà đồng nghiệp của bạn có thể cố gắng chơi.
SAI LẦM # 7: KHÔNG HỌC CÁC KỸ NĂNG MỚI (VÀ KHÔNG CẬP NHẬT VỚI CÔNG NGHỆ MỚI)
Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng bạn có tất cả các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc hiện tại của mình một cách hiệu quả và hiệu quả nhất có thể, luôn có một điều mới mẻ bạn có thể học để giúp bạn đóng góp tốt hơn, tăng khả năng thăng tiến hơn.
- Bạn có tốt với con số? Tham gia khóa học kế toán và đề nghị đảm nhận một số trách nhiệm tài chính trong công việc.
- Bạn có khả năng một nhà lãnh đạo tự nhiên? Tham gia một khóa học quản lý văn phòng và làm việc theo cách của bạn lên đến một vị trí cao cấp hơn.
- Bạn có muốn mở rộng kỹ năng của bạn? Xem xét một khóa học trong quản lý dự án hoặc nhân sự.
- Bạn thậm chí không cần phải nghỉ ngơi trong công việc – bạn có thể có được những kỹ năng mới bằng cách học trên cơ sở bán thời gian từ nhà. Hiện nay có đầy rẫy nhưng khóa học ngắn trên mạng có thể giúp bạn học cực kỳ tiện lợi và dễ dàng.
Trong khi phát triển các kỹ năng bổ sung này có thể không làm cho bạn có hiệu quả hơn trong công việc hiện tại của mình, nó có thể giúp bạn kiếm được một sự thăng tiến (ví dụ như nếu bạn đảm nhiệm thêm trách nhiệm), hoặc nó có thể giúp bạn kiếm được một danh tiếng, hoặc thậm chí tìm một công việc mới.
Ngoài việc học các kỹ năng mới, bạn cũng cần đảm bảo rằng bạn luôn cập nhật với công nghệ mới. Một lần nữa, trong khi vẫn cập nhật với công nghệ văn phòng mới nhất có thể không có liên quan gì đến bạn trong công việc hiện tại của bạn, nó có thể giúp bạn tìm một vị trí tốt hơn ở công ty hoặc nơi khác. Nhà tuyển dụng hiện tại của bạn có thể sẽ tốt với thực tế là bạn vẫn đang nộp tất cả các tài liệu theo cách thủ công, nhưng một sếp mới có thể mong đợi bạn làm quen với các giải pháp lưu trữ trên đám mây ngày càng phổ biến hiện đang có sẵn đầy trên Internet.
Chúc các bạn sẽ trở thành một người thư ký, trợ lý thành công!
