English
- Khái niệm KPI.
KPI( Key performance indicator) là chỉ số hoạt động chính hay chỉ số hoạt động cốt yếu. Đây là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một bộ phận trong công ty như đối với từng nhân viên, cả nhóm nhân viên hay một phòng ban, hoặc là sự vận hành của cả công ty nói chung. Trong mỗi công ty, tổ chức khác nhau thì các chỉ số KPI cũng được áp dụng khác nhau, thậm chí trong từng phòng ban của một công ty cũng có sự khác biệt trong đánh giá chỉ số KPI. KPI hiện nay là một trong những công cụ hiện đại, hữu hiệu nhất giúp cho các nhà quản lý triển khai được các chiến lược và chương trình hoạt động phù hợp cho từng bộ phận, từng lĩnh vực cũng như từng các nhân.Dựa trên việc đánh giá mức độ hoàn thành các chỉ số KPI được đưa ra, công ty, doanh nghiệp sẽ có quyết định về mức độ thưởng hay phạt đối với từng nhân viên cũng như từng phòng ban. Cùng với đó KPI cũng giúp đánh giá hiệu suất của cả công ty, đánh giá mức độ thành công của các sản phẩm, dịch vụ mà công ty đó cung cấp; đồng thời xác định được những yếu tố quan trọng đối với các mục tiêu đề ra nhờ đó luôn nắm bắt được tình hình của công ty để kịp thời điều chỉnh chiến lược khi cần thiết. KPI là phương pháp đánh giá đảm bảo sự công bằng trong mỗi công ty, đảm bảo mọi nhân viên đều hưởng đúng mức lương so với công việc mà họ làm được.
- Công ty cổ phần Traphaco.
Công ty cổ phần Traphaco là tiền thân của Tổ chức sản xuất thuốc thuộc công ty y tế Đường sắt được thành lập vào ngày 28/11/1972. Sau nhiều lần chuyển, ngày 1/1/2000, công ty Dược và Thiết bị vật tư y tế Traphaco chính thức bắt đầu hoạt động theo hình thức công ty cổ phần với 45% là vốn Nhà nước, sau đó đổi tên thành Công ty cổ phần Traphaco năm 2001. Các sản phẩm dịch vụ chính của công ty bao các loại thuốc, thực phẩm chức năng, trong đó có hơn 40 sản phẩm được cấp phép xuất khẩu. Hiện nay Traphaco là doanh nghiệp số một về năng lực nghiên cứu, sở hữu tri thức bản địa và nguyên liệu thuần Việt, sản xuất dược phẩm có nguồn gốc thiên nhiên. Traphaco sở hữu nhà máy đạt tiêu chuẩn GMP- WHO Tân dược và Đông dược, 1 nhà máy chiết xuất hiện đại và các vùng trồng nguồn dược liệu đạt chuẩn GACP- WHO tại nhiều địa phương trên toàn quốc. Nhờ vào việc áp dụng các phương thức sản xuất hiện đại và nguồn nguyên liệu thiên nhiên đạt chuẩn, Traphaco đã tạo ra những sản phẩm thuốc, thực phẩm chức năng có hiệu quả điều trị cao, góp phần chăm sóc và bảo vệ sức khỏe con người.
Traphaco áp dụng phương pháp đánh giá KPI vào quản lý và điều hành công ty từ năm 2015. Với việc triển khai KPI trong công ty, Traphaco đề ra mục tiêu là giúp cho công ty có thể triển khai được các mục tiêu chiến lược một cách nhất quán, thời gian hoàn thành các mục tiêu cụ thể và kết quả các hoạt động được thể hiện rõ ràng thông qua các con số thực tế.
- Việc triển khai KPI tại Traphaco.
Dự án KPI tại TRAPHACO được xây dựng dựa trên nền tảng mối quan hệ sâu sắc với mô hình quản lý BSC -Thẻ điểm cân bằng và KPI. Khi mới bắt đầu áp dụng KPI, công ty đã ưu tiên tổ chức các buổi đào tạo đào tạo cần thiết theo kế hoạch dự án cho các lãnh đạo, trưởng bộ phận và nhân viên trong công ty để đảm bảo cung cấp đủ các nhận thức, kiến thức và các vấn đề thực hành cần thiết cho việc thiết lập, thực hiện, áp dụng KPI; xây dựng hệ thống đánh giá, cải tiến và duy trì hệ thống chỉ số đánh giá hoạt động chính – KPI. Sau đó, các kế hoạch cụ thể được thiết lập để áp dụng KPI, xây dựng khung báo cáo, đánh giá KPI. Dự án đánh giá KPI được xây dựng cẩn thận từ bao quát đến cụ thể, từng chi tiết để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra.
Tiếp theo đó, công ty đã thành lập Ban chỉ đạo dự án và phân công nhiệm vụ cụ thể để thực hiện triển khai dự án KPI. Trách nhiệm của từng phòng ban, từng cá nhân được phân công một cách rõ ràng, cụ thể. Trong đó, trách nhiệm chính của lãnh đạo công ty là phê duyệt KPI của từng phòng ban, của công ty; đưa ra những chỉ đạo quyết liệt để các bộ phận hoàn thiện xây dựng KPI tại các cuộc họp giao ban hàng tháng; chỉ đạo giải quyết các vướng mắc nội bộ khi thực hiện KPI; và dự họp với ban KPI để có ý kiến chỉ đạo vào kỳ họp tổng kết, đánh giá từng giai đoạn. Còn đối với các bộ phận: Các trưởng bộ phận có trách nhiệm trực tiếp tham gia vào dự án để triển khai, đánh giá có hiệu quả; hoàn thành các KPI cho các vị trí làm việc theo đúng yêu cầu; phổ biến các KPI đã được xây dựng cho tất cả nhân viên để có được sự ủng hộ tích cực. Trong khi đó, ban dự án có vai trò đầu mối với trách nhiệm chính đó là: Làm việc với các bộ phận để thống nhất được các mẫu, các hệ thống đánh giá, đảm bảo phù hợp cho từng vị trí công việc; Hướng dẫn cách thức đánh giá hiệu quả công việc cho các bộ phận; và đôn đốc các phòng thực hiện theo đúng tiến độ.
Sau khi xây dựng bản đồ chiến lược và các mục tiêu, Ban dự án và các phòng ban liên quan xây dựng hệ thống KPI để kiểm soát quá trình theo các bước sau:
– Xác định các yếu tố thành công then chốt (CSF): Thiết lập các CSF quan trọng để đạt được mục tiêu chiến lược.
– Thiết lập các chỉ số đo hiệu quả: Trên cơ sở các CSFs, xác định các KPI và lựa chọn từ 8-10 KPI cốt lõi nhất để kiểm soát theo từng tháng.
– Xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống KPI.
– Thiết lập hệ thống báo cáo KPI và KPIs định kỳ (tháng, quý, năm)
– Phương pháp nhận biết vấn đề và hành động khắc phục dựa trên theo dõi các chỉ số KPI: Hướng dẫn các công cụ nhận biết và giải quyết vấn đề.
Bên cạnh việc triển khai KPI ở cấp Công ty và cấp phòng ban, TRAPHACO cũng đã ứng dụng các chỉ số này vào đánh giá hiệu quả công việc. Quá trình triển khai gồm các bước như sau:
– Hoàn chỉnh bộ tài liệu làm cơ sở xây dựng KPI gồm Bộ tài liệu mô tả công việc và yêu cầu năng lực hoàn chỉnh cho các vị trí.
– Thiết lập KPI cho từng vị trí (tiêu chí hoàn thành công việc): Bộ KPI cho các vị trí làm việc được phê duyệt.
– Thiết lập hệ thống đánh giá năng lực và hiệu quả công việc: Mẫu đánh giá, phương pháp đánh giá, hướng dẫn đánh giá.
– Ứng dụng chỉ số hiệu quả công việc KPI và năng lực của nhân viên trong hệ thống lương, thưởng: Hệ thống thù lao dựa trên kết quả hoàn thành KPI.
- Kết quả Dự án KPI tại TRAPHACO.
Hệ thống đánh giá KPI được áp dụng tại công ty cổ phần Traphaco đã đem đến những kết quả thiết thực, đáng kể cho công ty không chỉ ở những kết quả về doanh thu mà thể hiện đặc biệt ở việc cải thiện môi trường làm việc của công ty. Nhờ vào các chỉ số KPI được báo cáo định kì hàng tháng, hàng quý mà nhà lãnh đạo công ty có thể đưa ra được các quyết định một cách nhanh chóng, chính xác hơn. Đồng thời KPI cũng có thể giúp cho khâu quản lý nhận biết được hiệu quả làm việc của phòng, ban, nhân viên để có hướng khuyến khích, thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn. Cùng với đó thông qua hệ thống KPI, chiến lược chung công ty có thể phân chia thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên;đo lường được sự đóng góp cụ thể của từng cá nhân, bộ phận trong thành quả hoạt động của toàn công ty; tạo được cơ chế khen thưởng và công nhận thành tích đến từng cá nhân, bộ phận.Từ đó tạo được môi trường làm việc minh bạch, rõ ràng và công bằng; nhân viên được hưởng mức đãi ngộ xứng đáng với kết quả mình làm ra. Nhờ vậy mà tạo động lực làm việc, cải thiện tinh thần, thái độ làm việc cá nhân cũng như làm việc nhóm của mỗi cá nhân. Như vậy KPI tạo ra phương thức làm việc chuyên nghiệp cho công ty, mọi hoạt động đều được kiểm soát để đạt được hiệu quả.
Mặc dù trong quá trình thực hiện áp dụng thực hiện KPI, Traphaco gặp không ít khó khăn nhưng ban lãnh đạo công ty đã khắc phục, cố gắng đưa ra các giải pháp tối ưu nhất để nhờ vậy KPI tại Traphaco thể hiện được hiệu quả mà nó mang đến cho công ty.
