English
Khái niệm về tư duy quản trị tinh gọn đã không còn quá xa lạ khi mà các doanh nghiệp luôn phải tìm cách để nâng cao năng lực cạnh tranh.
Vậy, làm thế nào để có thể ứng dụng phương pháp cải tiến vận hành doanh nghiệp này một cách hiệu quả? Hãy cùng Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp tìm hiểu tại bài viết dưới đây!
QUẢN TRỊ TINH GỌN (LEAN MANAGEMENT)
Định nghĩa
Quản trị tinh gọn là một phương pháp tổ chức công việc tập trung cải thiện chất lượng và khả năng sinh lời của sản phẩm đầu ra. Bằng cách tận dụng nguồn lực để hiệu quả công việc tốt nhất trong khoản chi phí thấp nhất, quản trị tinh gọn được xem là phương pháp tối ưu hoạt động doanh nghiệp.
Mục tiêu của phương pháp này là cắt giảm mọi yếu tố dư thừa như thời gian, tiền bạc, nhân công,… để tổ chức vận hành một cách tối ưu hóa, khai thác triệt để nguồn lực, giúp gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Xem thêm về 5 lợi ích của phương pháp quản trị tinh gọn TẠI ĐÂY
Lịch sử hình thành
Lean Management được lấy cảm hứng từ phương pháp sản xuất tinh gọn của Toyota vào cuối những năm 1940. Hãng đã đạt được những cải tiến đáng kể trong năng suất, chất lượng sản phẩm, chu kỳ hoàn thành và hiệu quả chi phí.
Từ đó, tư duy tinh gọn đã lan rộng và trải qua quá trình phát triển lâu dài:
- Năm 1988: John Krafcik – Giám đốc điều hành của dự án xe tự lái của Google, đã đề cập đến thuật ngữ Lean trong bài viết “Sự thành công của hệ thống sản xuất tinh gọn”.
- Năm 2003: Mary và Tom Poppendieck xuất bản cuốn sách “Phát triển phần mềm tinh gọn: Bộ công cụ Agile”. Cuốn sách mô tả cách áp dụng những nguyên tắc ban đầu của Lean Management để phát triển phần mềm.
- Năm 2011: Eric Ries – một kỹ sư và doanh nhân thành đạt đã gói gọn những ý tưởng của mình trong cuốn sách “Khởi nghiệp tinh gọn”.
Tham khảo thêm thông tin về KHÓA HỌC ONLINE MINI MBA – QUẢN TRỊ KINH DOANH MÔ HÌNH TINH GỌN của của Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp, trường Đại học Ngoại thương.
2 YẾU TỐ QUAN TRỌNG TRONG QUẢN TRỊ TINH GỌN
Theo phương pháp quản trị tinh gọn của Toyota, 02 trụ cột trọng tâm là đề cao giá trị con người và tinh thần liên tục cải tiến.
Lean management đặt nhà quản lý nhìn nhận doanh nghiệp ở hai góc độ – nhân sự và cách thức vận hành. Chính vì vậy, cần phải cân bằng giữa việc giữ chân nhân sự tài năng và liên tục thay đổi hình thức vận hành để doanh nghiệp có thể tạo ra nhiều lợi thế cạnh tranh khác biệt.
Con người – Nhân sự
Con người là nguồn lực, là chủ thể, trọng tâm phát triển của doanh nghiệp. Họ đóng vai trò quan trọng vì họ mang đến những giá trị không thể thay thế, bao gồm: đóng góp ý tưởng và sáng kiến, tận dụng kỹ năng cá nhân để cải thiện quy trình làm việc, xây dựng môi trường làm việc đồng đội, tạo lòng cam kết và sự đồng lòng trong tổ chức. Bên cạnh đó, con người cũng đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng khách hàng và đảm bảo cho sự hài lòng của khách hàng.
Chính vì vậy, mỗi nhân sự cần được quan tâm, trao quyền, tạo điều kiện để phát huy năng lực và hoàn thành công việc trong điều kiện tốt nhất.
Tinh thần cải tiến – Cách thức vận hành
Doanh nghiệp cần có tinh thần liên tục cải tiến, cập nhật những cách thức tổ chức, quy trình làm việc hiệu quả. Tinh thần sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí và thích ứng nhanh chóng với những thay đổi liên tục của thị trường nhằm tối ưu chi phí, tối đa kết quả đầu ra.
Tinh thần liên tục cải tiến cũng tạo ra một môi trường hợp tác và tương tác, nơi mọi người có thể chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm để cùng nhau tìm ra những giải pháp tốt nhất. Có thể nói, đây là cũng là một trụ cột vô cùng quan trọng trong tư duy quản trị tinh gọn.
5 NGUYÊN TẮC CHÍNH TRONG QUẢN LÝ TINH GỌN
Khi triển khai tư duy quản trị tinh gọn, doanh nghiệp phải xác định được những phần việc cần giữ và những phần việc cần giản lược hoặc loại bỏ để có thể vận hành tinh giản mà vẫn hiệu quả.
Dưới đây là 05 nguyên tắc để doanh nghiệp có thể xác định đúng.
Xác định giá trị của sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng
Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu hiện tại của khách hàng để có thể tạo ra sản phẩm, dịch vụ có khả năng giải quyết được những nhu cầu này. Mức độ thỏa mãn sẽ dựa trên chi phí khách hàng chi trả, chi phí càng cao thì sản phẩm càng phức tạp và có khả năng đáp ứng nhu cầu trọn vẹn.
Thấu hiểu giá trị trên, doanh nghiệp sẽ nhận ra rằng: bất kỳ hoạt động hoặc quy trình nào khác không mang lại giá trị cho sản phẩm cuối cùng đều được coi là lãng phí.
Sơ đồ hóa luồng giá trị
Doanh nghiệp cần liệt kê tất cả các công việc cần thực hiện để sản phẩm đạt được giá trị như đã xác định. Đây là phương pháp thực hành tinh gọn trực quan hóa tất cả các bước cần thiết trong quy trình làm việc. Quá trình này sẽ giúp doanh nghiệp hệ thống lại các công việc cần thiết và các công việc dư thừa, gây lãng phí trong việc tạo ra giá trị của sản phẩm, dịch vụ.
Thông qua sơ đồ, nhà quản lý có thể làm rõ tất cả các giai đoạn cùng hạng mục của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ để đảm bảo rằng khi cắt giảm sẽ không gây ảnh hưởng đến sản phẩm, dịch vụ cuối cùng.
Tạo luồng vận hành công việc liên tục
Doanh nghiệp cần đảm bảo quy trình của từng nhóm diễn ra trôi chảy. Toàn bộ những đầu việc cần được sắp xếp theo thứ tự rõ ràng với thời gian và phân bổ nhân sự phù hợp.
Hơn cả, sự cố gián đoạn có thể diễn ra bất cứ lúc nào khi làm việc theo nhóm liên chức năng. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp đã có thể cân đối và bố trí từng phần việc một cách tuần tự thì sẽ tự động tạo nên luồng vận hành mượt mà, giúp nhà điều hành nắm được quá trình làm việc của toàn bộ tổ chức và dễ dàng nhận ra nếu có vấn đề phát sinh.
Sử dụng nguyên tắc kéo
Hệ thống kéo hoạt động dựa trên nguyên lý chỉ bắt đầu công việc khi có nhu cầu thực tế của khách hàng.
Thay vì chuẩn bị trước, dẫn đến lãng phí nguồn nhân lực và dư thừa so với thị trường. Hệ thống này xác định số lượng hàng tồn kho trước và tiến hành sản xuất nhằm đáp ứng những dự báo về doanh số hoặc nhu cầu mua sản phẩm, dịch vụ.
Doanh nghiệp cần khảo sát thị trường hoặc thăm dò ý kiến khách hàng về sản phẩm, dịch vụ trước để cung cấp vừa đủ, tránh tồn kho dẫn đến việc mất thêm chi phí lưu trữ và thanh lý sau này.
Cải tiến liên lục
Nguyên tắc “Kaizen” do Kiichiro Toyoda – người sáng lập thương hiệu Toyota đề xuất, cũng chính là mục tiêu hướng tới của quản trị tinh gọn – hướng tới việc đổi mới liên tục, nâng cao tối đa hiệu quả có thể cho doanh nghiệp.
Toyoda cho rằng: việc đánh giá và cải tiến quy trình thường xuyên sẽ loại bỏ tắc nghẽn, tăng tốc độ sản xuất mà không làm giảm chất lượng sản phẩm. Vì thế, sau mỗi chu trình hoạt động, thậm chí khi còn đang trong quá trình triển khai, các doanh nghiệp cần tìm ra phương án tối ưu nhất trước khi thực hiện và đánh giá lại sau mỗi lần làm việc.
Mục tiêu quan trọng của việc cải tiến liên tục là đảm bảo tất cả nhân viên đều tham gia, tạo nên trách nhiệm tập thể trong môi trường làm việc. Lean management định hướng doanh nghiệp tối ưu hóa và liên tục tìm ra phương pháp vận hành tốt hơn.
Ngoài ra, quý độc giả có thể tìm hiểu thêm về các thông tin kiến thức khác TẠI ĐÂY
