Lịch làm việc của lãnh đạo không đơn thuần là việc sắp xếp thời gian, mà là công cụ quản trị thời gian, năng lượng và hiệu suất. Một lịch làm việc khoa học giúp lãnh đạo tập trung vào các quyết định quan trọng, giảm quá tải và nâng cao hiệu quả điều hành.
Vì vậy, thư ký – trợ lý giám đốc chuyên nghiệp không chỉ “xếp lịch”, mà cần biết sắp xếp đúng việc – đúng thời điểm – đúng mức độ ưu tiên. Dưới đây là 5 bước quan trọng giúp tối ưu lịch làm việc cho lãnh đạo.
Bước 1: Phân loại công việc theo mức độ ưu tiên
Trước khi đưa bất kỳ nội dung nào vào lịch, trợ lý cần phân loại rõ:
-
Công việc bắt buộc và mang tính chiến lược
-
Công việc quan trọng nhưng có thể linh hoạt thời gian
-
Công việc có thể ủy quyền hoặc dời lịch
Việc phân loại giúp tránh tình trạng lịch làm việc quá tải, chồng chéo và khiến lãnh đạo bị cuốn vào các việc sự vụ, kém giá trị.
Bước 2: Gắn lịch với mục tiêu, không chỉ với thời gian
Một lịch làm việc hiệu quả không phải là lịch kín, mà là lịch có mục tiêu rõ ràng. Với mỗi cuộc họp hoặc lịch hẹn, trợ lý cần làm rõ:
-
Mục tiêu của cuộc họp là gì?
-
Kết quả mong đợi sau cuộc họp?
-
Cuộc họp này có thực sự cần thiết với lãnh đạo không?
Cách tiếp cận này giúp lãnh đạo sử dụng thời gian cho những hoạt động tạo ra giá trị thực.
Bước 3: Dự trù thời gian cho các tình huống phát sinh
Thực tế cho thấy, lịch làm việc của lãnh đạo luôn có khả năng thay đổi. Do đó, trợ lý cần:
-
Chừa khoảng trống giữa các lịch quan trọng
-
Tránh xếp lịch liên tục, sát giờ
-
Dự phòng thời gian cho các tình huống khẩn cấp
Việc dự trù giúp hạn chế tình trạng trễ lịch dây chuyền và giảm áp lực cho lãnh đạo.
Bước 4: Chủ động nhắc lịch và chuẩn bị thông tin trước
Quản lý lịch không dừng ở việc sắp xếp, mà còn ở khâu chuẩn bị. Trợ lý cần:
-
Nhắc lịch trước cho lãnh đạo
-
Chuẩn bị tài liệu, thông tin, bối cảnh liên quan
-
Tóm tắt nhanh nội dung cần lưu ý
Khi lãnh đạo bước vào cuộc họp với đầy đủ thông tin, hiệu quả làm việc sẽ được nâng cao rõ rệt.
Bước 5: Rà soát và điều chỉnh lịch định kỳ
Cuối mỗi ngày hoặc mỗi tuần, trợ lý cần:
-
Đánh giá lịch làm việc đã triển khai
-
Xác định các điểm chưa hợp lý
-
Điều chỉnh lịch cho giai đoạn tiếp theo
Việc rà soát định kỳ giúp lịch làm việc ngày càng tối ưu, phù hợp với nhịp độ và ưu tiên thực tế của lãnh đạo.
Ghi nhớ dành cho thư ký – trợ lý giám đốc
👉 Trợ lý giỏi không chỉ quản lý lịch, mà còn bảo vệ thời gian và hiệu suất của lãnh đạo.
Kỹ năng quản trị lịch làm việc chỉ là một phần trong bộ kỹ năng nghề nghiệp của thư ký – trợ lý hiện đại, bên cạnh giao tiếp, tổ chức công việc, xử lý thông tin và tư duy hỗ trợ lãnh đạo.
Nâng cao năng lực thư ký – trợ lý giám đốc chuyên nghiệp
Nếu bạn đang làm thư ký – trợ lý giám đốc và mong muốn nâng cao kỹ năng chuyên môn, tư duy quản trị và tác phong chuyên nghiệp, hãy tìm hiểu:
🎓 Chương trình đào tạo Thư ký – Trợ lý Giám đốc Chuyên nghiệp K62
🔗 Chi tiết chương trình TẠI ĐÂY
