English
Quản trị đóng vai trò thiết yếu trong việc ảnh hưởng đến khả năng hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Do đó, những người lãnh đạo cần nắm vững 5 chức năng quản trị để thúc đẩy tổ chức phát triển. Dưới đây là thông tin chi tiết về 5 chức năng quan trọng này.
1. Chức Năng Quản Trị Là Gì?
Quản trị là quá trình mà lãnh đạo và quản lý tổ chức các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững. Chức năng quản trị bao gồm tất cả các hoạt động mà người quản lý cần thực hiện trong quá trình điều hành doanh nghiệp, giúp công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu sai sót.
Tìm hiểu thêm về chức năng quản trị tại đây
2. Chức Năng Quản Trị Quan Trọng Nhất
Để giúp các nhà quản trị hiểu rõ hơn về chức năng của quản trị trong việc điều hành doanh nghiệp, dưới đây là phân tích chi tiết về vai trò và cách thức hoạt động của từng chức năng.
2.1. Chức Năng Hoạch Định
Để phát triển bền vững, doanh nghiệp cần có kế hoạch và mục tiêu rõ ràng. Chức năng hoạch định (planning) là kỹ năng quan trọng mà lãnh đạo cần nắm vững. Chức năng này giúp xác định mục tiêu cụ thể, từ đó tập trung nguồn lực vào các hoạt động cốt lõi. Nhờ chức năng này, tổ chức có thể hình thành một tầm nhìn thống nhất và hướng mọi hoạt động về phía mục tiêu đã đề ra.
Khi áp dụng hiệu quả chức năng hoạch định, doanh nghiệp sẽ đạt được ba lợi ích lớn:
- Đánh Giá Thực Trạng: Có khả năng xác định và đánh giá đúng các vấn đề hiện tại của doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, tình hình kinh doanh, v.v.).
- Định Hướng Mục Tiêu: Xác định các mục tiêu lâu dài cần hướng đến để giải quyết các vấn đề và nâng cao hiệu quả phát triển, doanh thu, sản phẩm, nhân viên, v.v.
- Xây Dựng Chiến Lược: Phát triển chiến lược phù hợp cho từng giai đoạn, đảm bảo sự tăng trưởng bền vững trong dài hạn.
Vì vậy, để quản trị tổ chức hiệu quả, người quản lý cần hiểu rõ cách thức triển khai chức năng hoạch định nhằm thiết lập mục tiêu và dẫn dắt tổ chức theo đúng hướng phát triển.
Chẳng hạn, một doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực thời trang mới gia nhập thị trường cạnh tranh cao cần xây dựng kế hoạch quảng bá thương hiệu. Lãnh đạo nên tập trung vào các chiến lược truyền thông (như giảm giá, khuyến mãi, hợp tác với KOL, KOC) thay vì chỉ chú trọng vào việc ra mắt nhiều sản phẩm mà không tạo được độ phủ sóng.
2.2. Chức Năng Tổ Chức
Trong khi chức năng hoạch định liên quan đến sự kết hợp giữa lãnh đạo và đội ngũ nhân viên, chức năng tổ chức (organizing) chủ yếu thuộc về những người quản lý. Chức năng này yêu cầu người quản lý có cái nhìn tổng quan, xác định rõ các nhiệm vụ cần thực hiện và phân bổ nhân sự phù hợp. Từ đó, chức năng tổ chức giúp phân chia rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong tổ chức.
Để triển khai hiệu quả chức năng tổ chức, cần đảm bảo những yếu tố sau:
– Tạo Môi Trường Đoàn Kết: Xây dựng một môi trường làm việc hòa đồng, nơi mọi người cùng nỗ lực hướng tới mục tiêu chung.
– Cơ Cấu Phân Quyền: Thiết lập một bộ máy tổ chức rõ ràng để đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng mục tiêu.
– Thông Tin Rõ Ràng: Đảm bảo mọi thông tin, văn bản và yêu cầu phải chi tiết và dễ hiểu, để người nhận có thể tiếp thu và phản hồi hiệu quả.
2.3. Chức Năng Quản Lý, Lãnh Đạo
Chức năng quản lý và lãnh đạo là một trong những chức năng quan trọng nhất trong quản trị, đòi hỏi người lãnh đạo không chỉ có tâm huyết mà còn có tầm nhìn. Chức năng này bao gồm các hoạt động như định hướng, hướng dẫn, đánh giá và khuyến khích nhân viên trong quá trình thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Quản lý và lãnh đạo đội ngũ là một nhiệm vụ khó khăn, không có hướng dẫn chính thức nào để thực hiện. Nó phụ thuộc vào kinh nghiệm sống, kỹ năng mềm và khả năng áp dụng các công cụ quản lý của người lãnh đạo.
Dù người quản lý có thể gây áp lực lên nhân viên qua các yêu cầu hay mệnh lệnh, một lãnh đạo có tầm nhìn sẽ chọn cách trở thành người hướng dẫn, truyền cảm hứng, mang lại kết quả tích cực hơn.
Tìm hiểu thêm về chức năng quản lí lãnh đạo trong thời kỳ mới tại đây.
2.4 Chức Năng Kiểm Soát
Để đánh giá xem kết quả đạt được có thực sự hiệu quả hay không, chức năng kiểm soát là rất cần thiết. Người quản lý cần theo dõi và cập nhật thông tin về kết quả thực tế để so sánh với các mục tiêu ban đầu. Từ đó, họ có thể điều chỉnh những sai lệch và đưa ra các biện pháp khắc phục để đảm bảo mọi kế hoạch đi đúng hướng.
Mỗi doanh nghiệp có thể thực hiện chức năng kiểm soát khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu phát triển và yêu cầu cụ thể. Ba hình thức kiểm soát phổ biến bao gồm:
– Kiểm Soát Lường Trước: Dự đoán các sự cố có thể xảy ra và lập kế hoạch dự phòng.
– Kiểm Soát Đồng Thời: Theo dõi sát sao các vấn đề đang xảy ra để có điều chỉnh kịp thời.
– Kiểm Soát Phản Hồi: Đánh giá kết quả đạt được và rút ra bài học cho các kế hoạch tiếp theo.
Một hệ thống kiểm soát hiệu quả cần sự tham gia tích cực của cả người quản lý và nhân viên.
2.5. Chức Năng Điều Phối
Chức năng điều phối trong quản trị bao gồm việc phối hợp giữa các cấp quản lý và giữa các phòng ban. Đây là một chức năng cốt lõi, tạo ra sự liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, đảm bảo thông tin được chia sẻ và công việc được phân công hợp lý.
Người quản lý cũng cần đóng vai trò như một người hòa giải, hỗ trợ giải quyết mâu thuẫn giữa các cá nhân và nhóm để duy trì sự thống nhất. Trong trường hợp doanh nghiệp ra mắt sản phẩm mới, quản trị viên cần lập kế hoạch chi tiết cho các bộ phận như Marketing và Sales, giúp họ phối hợp hiệu quả và đưa ra những ý tưởng sáng tạo.
3. Mối Liên Hệ Giữa 5 Chức Năng Quản Trị
Các chức năng hoạch định, tổ chức, điều phối và kiểm soát không hoạt động độc lập mà có mối liên kết chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau. Hoạch định là bước khởi đầu, xác định mục tiêu và nguồn lực cần thiết. Sau đó, chức năng tổ chức sẽ phân chia công việc và sắp xếp nhân sự. Người quản lý sẽ vận hành các chức năng này để triển khai hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
4. Chức Năng Quản Trị Quan Trọng Nhất
Tất cả các chức năng quản trị đều có sự liên kết chặt chẽ và đều quan trọng như nhau. Nếu thiếu một chức năng, hoạt động của doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn và hiệu quả không cao. Thay vì tìm kiếm chức năng quan trọng nhất, các nhà quản trị nên tập trung vào việc cân bằng và phối hợp hiệu quả giữa các chức năng này.
Chẳng hạn, khi doanh nghiệp xây dựng sản phẩm mới, cần tập trung vào hoạch định, tổ chức và điều phối. Khi đã ổn định hơn, có thể chuyển hướng chú trọng vào các kỹ năng quản lý, kiểm soát và đánh giá.
Để hiểu thêm về các kỹ năng lãnh đạo, điều hành; kỹ năng vận dụng sáng tạo các công cụ quản trị hiện đại bạn đọc có thể tham khảo khóa học Mini MBA – quản trị kinh doanh mô hình tinh gọn . Khóa học sẽ đào tạo các nhà quản trị cấp trung có tầm nhìn chiến lược, có năng lực tư duy điều hành, có kỹ năng thiết yếu trong quản trị doanh nghiệp, phát hiện và giải quyết được những vấn đề gặp phải trong thực tiễn.
