Trong thực tế, việc áp dụng KPI (Key Performance Indicators), BSC (Balanced Scorecard) hoặc OKR (Objectives and Key Results) không phải lúc nào cũng mang lại kết quả tích cực nếu các nhà quản lý không biết khôn khéo áp dụng linh hoạt. Dưới đây là 6 hiểu lầm cơ bản của các nhà lãnh đạo, chủ doanh nghiệp áp dụng sai cách dẫn đến thất bại các phương pháp này có thể dẫn đến tình trạng phá sản của một tổ chức:
Để tìm hiểu nhiều hơn về các công cụ quản trị mục tiêu, bạn có thể tìm hiểu những kiến thức chuyên sâu thông qua sách về OKR, BSC&KPI hiệu quả cho các nhà quản trị do PGS.TS. Nguyễn Văn Minh biên soạn. Thông tin chi tiết có thể xem tại đây.
1. Hiểu lầm về mục tiêu
Một số doanh nghiệp có thể hiểu sai về mục tiêu của KPI, BSC, và OKR, coi chúng chỉ là công cụ để đo lường hiệu suất hoặc đánh giá nhân viên. Thay vào đó, các công cụ này nên được sử dụng để định hình và thúc đẩy hành động trong hướng của mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Ví dụ, một doanh nghiệp có thể thiết lập một KPI để đo lường tỷ lệ chuyển đổi của khách hàng trên trang web của họ. Tuy nhiên, mục tiêu thực sự không chỉ là để tăng tỷ lệ chuyển đổi mà là để tăng doanh số bán hàng trực tuyến và tăng cường trải nghiệm khách hàng. Do đó, việc sử dụng KPI nên phản ánh mục tiêu chiến lược lớn hơn của tổ chức, chứ không chỉ là một chỉ số cụ thể.
2.Tập trung quá mức vào số liệu
Một hiểu lầm phổ biến là tập trung quá mức vào việc thu thập và đo lường các chỉ số mà không đảm bảo rằng chúng thực sự đóng góp vào mục tiêu tổng thể của tổ chức. Điều này có thể dẫn đến việc phí phạm tài nguyên và thời gian mà không mang lại giá trị thực sự.
Xét ví dụ một công ty bán lẻ thiết lập một KPI để theo dõi tỷ lệ chuyển đổi từ lượt xem sản phẩm trên trang web của họ sang việc mua hàng. Họ bắt đầu tập trung vào việc tối ưu hóa các yếu tố như màu sắc, font chữ, vị trí của các nút mua hàng để tăng tỷ lệ chuyển đổi này.
Tuy nhiên, sau một thời gian, họ nhận ra rằng mặc dù tỷ lệ chuyển đổi đã tăng, doanh số bán hàng vẫn không đạt được mục tiêu được đề ra. Lúc này, họ phải nhận ra rằng việc tập trung quá mức vào chỉ số KPI mà không kết hợp với các yếu tố khác như giá cả, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, marketing tổng thể có thể đã làm giảm giá trị của việc tăng tỷ lệ chuyển đổi.
Do đó, trong trường hợp này, việc tập trung quá mức vào chỉ số KPI đã dẫn đến việc mất khả năng nhìn nhận tổng thể và đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều hỗ trợ mục tiêu kinh doanh lớn hơn.
3. Không linh hoạt và không thích ứng
Một số doanh nghiệp có thể mắc phải hiểu lầm rằng một khi đã thiết lập các KPI, BSC, hoặc OKR thì không thể thay đổi hoặc điều chỉnh chúng theo thời gian. Điều này có thể gây ra việc không thích ứng được với biến động của môi trường kinh doanh và dẫn đến phá sản.
Xét ví dụ một công ty công nghệ đang áp dụng mô hình BSC để đảm bảo mọi hoạt động đều hỗ trợ mục tiêu chiến lược của họ, trong đó một trong những mục tiêu quan trọng là tăng cường trải nghiệm người dùng và tăng cường thị phần.
Họ thiết lập các chỉ số KPI liên quan đến thời gian phản hồi của dịch vụ khách hàng, tỷ lệ giữ chân khách hàng, và số lượng tính năng mới được triển khai hàng tháng. Tuy nhiên, sau một thời gian, họ nhận ra rằng mặc dù các chỉ số KPI này đều đạt được, nhưng trải nghiệm người dùng vẫn không được cải thiện và thị phần vẫn không tăng.
Sau khi phân tích, họ nhận ra rằng các chỉ số KPI mặc dù đạt được nhưng không phản ánh chính xác mục tiêu chiến lược của tổ chức, bởi vì chúng không đảm bảo rằng sản phẩm của họ thực sự đáp ứng nhu cầu và mong muốn của người dùng. Do đó, việc thiết lập các chỉ số KPI không kết nối chặt chẽ với mục tiêu chiến lược đã dẫn đến việc lạc hướng và không đạt được kết quả mong đợi.
4. Không tạo ra sự kết nối
Các doanh nghiệp cũng có thể hiểu lầm rằng việc thiết lập các KPI, BSC, hoặc OKR chỉ liên quan đến bộ phận chiến lược hoặc quản lý cấp cao mà không tạo ra sự kết nối với các bộ phận khác. Điều này có thể dẫn đến sự phân tán và không đồng nhất trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
Xét ví dụ của một công ty công nghệ đang sử dụng mô hình OKR để định hình và đánh giá mục tiêu hàng quý. Trong một quý, họ đặt mục tiêu tăng trưởng doanh số bán hàng ở mức 20% so với cùng kỳ năm trước.
Tuy nhiên, trong quý đó, thị trường bất ngờ chứng kiến sự xuất hiện của một đối thủ cạnh tranh mới với sản phẩm và chiến lược tiếp thị mạnh mẽ. Doanh số của công ty bị ảnh hưởng và không đạt được mục tiêu tăng trưởng 20% như kỳ vọng.
Thay vì điều chỉnh mục tiêu để phản ánh thực tế mới, công ty quyết định duy trì mục tiêu ban đầu và tăng cường chiến lược tiếp thị hiện có. Tuy nhiên, điều này không mang lại kết quả và doanh số vẫn không tăng trưởng như mong đợi.
Trong trường hợp này, thiếu linh hoạt và không thích ứng với biến động của thị trường đã dẫn đến việc tiếp tục duy trì một mục tiêu không thực tế, và kết quả là không đạt được mục tiêu và có thể gây ra tình trạng phá sản.
5. Hiểu lầm về quản lý hiệu quả
Một số doanh nghiệp có thể hiểu lầm rằng việc thiết lập các KPI, BSC, hoặc OKR là đủ để đảm bảo quản lý hiệu quả mà không cần tới các phương pháp và kỹ năng quản lý. Điều này có thể dẫn đến sự mất kiểm soát và mất định hướng trong tổ chức.
Xét ví dụ của một doanh nghiệp vừa triển khai hệ thống BSC để theo dõi hiệu suất của các bộ phận trong công ty. Quản lý cấp cao đã chỉ đạo các bộ phận phải đạt được các chỉ số KPI nhất định để đảm bảo mọi hoạt động đều phản ánh mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Tuy nhiên, quản lý cấp cao không cung cấp đủ hỗ trợ và tài nguyên cho các bộ phận để đạt được mục tiêu. Họ chỉ đơn giản yêu cầu nhân viên phải làm việc chăm chỉ hơn mà không đưa ra hướng dẫn cụ thể hoặc không tạo ra môi trường thích hợp để thúc đẩy sự sáng tạo và cải tiến.
Các nhân viên cảm thấy áp lực và bất mãn với cách tiếp cận này, và một số người có thể cảm thấy mất động lực hoặc thậm chí bỏ việc vì không cảm thấy được đánh giá và được hỗ trợ đúng cách.
Trong trường hợp này, hiểu lầm về vai trò của quản lý đã dẫn đến việc áp dụng hệ thống quản lý không hiệu quả và gây ra sự mất cân đối và không ổn định trong tổ chức, có thể dẫn đến tình trạng phá sản.
Tóm lại, trong mọi trường hợp, để đảm bảo sự thành công của việc áp dụng KPI, BSC, hoặc OKR, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa tất cả các bộ phận của tổ chức, cam kết từ lãnh đạo, và phải có một quá trình liên tục cải tiến và thích ứng.
Tham khảo thêm thông tin về những sản phẩm số về quản trị tại đây
Hãy sở hữu ngay cuốn sách này để trang bị cho mình kiến thức và kỹ năng cần thiết để quản trị mục tiêu hiệu quả!
