EnglishLà một doanh nhân, bạn luôn trăn trở về việc làm thế nào để quy tụ được những nhân tài về quanh mình, những người góp phần làm nên thành công cho công việc kinh doanh của bạn. Năng lực và sự cống hiến của họ thường quyết định kết quả của cả dự án. Tuy nhiên có một vị trí mà các doanh nhân tham vọng và thành công nhất thường quên không nhắc đến. Đó không phải cấp phó hay các vị trí quản lý khác mà chính là Trợ lý của bạn.
Tôi không đề cập đến người mà chỉ dành cả ngày để mở mail, pha cà phê và trả lời điện thoại. Tôi nói đến người mà nếu được đặt đúng chỗ, có thể gia tăng hiệu quả làm việc của bạn cũng như của cả công ty bằng cách bù đắp những điểm yếu, nâng cao tính chuyên nghiệp, gia tăng năng suất và tăng cường tính tổ chức cho công ty của bạn.
Trong khi một số doanh nghiệp sử dụng các phần mềm hoặc thiết bị để trợ giúp các công việc hành chính, không gì có thể so sánh được với những lợi ích mang lại bởi một Trợ lý giàu kinh nghiệm. Đây là 4 lý do tại sao có một Trợ lý lại là một ý tưởng tuyệt vời.
1. Một Trợ lý giỏi có thể hoàn thiện những điểm yếu của bạn
Hầu hết các doanh nghiệp thường không muốn đề cập đến điểm yếu của mình nhưng họ vẫn dò xét các yếu tố có thể gây ảnh hưởng xấu đến năng suất và tìm cách bù đắp các điểm yếu đó thông qua việc thuê một Trợ lý. Các vấn đề đó có thể được giải quyết bằng cách thuê một Trợ lý điều hành. Có thể một trong số các điểm yếu của bạn là không thể xử lý kịp hàng tá email và thư từ cho đúng hẹn. Trợ lý điều hành có thể giúp bạn xử lý hoàn hảo công việc đó, giúp cho bạn theo dõi và xử lý thông tin kịp thời. Bạn chỉ cần cung cấp các thông tin cần thiết cho anh ấy/cô ấy và có thể rảnh tay làm việc khác.
Nếu quản lý thời gian không phải điểm mạnh của bạn, Trợ lý điều hành sẽ giúp bạn đảm bảo giới hạn thời gian trong các cuộc họp, hoặc không để bạn lỡ mất một cuộc họp hay cú điện thoại quan trọng nào. Như bài báo có tên “Người quan trọng nhất ở văn phòng không phải là người bạn vẫn nghĩ” mà Issie Laposky viết cho Inc. Magazine có nói rằng: “một Trợ lý tốt luôn giúp cho sếp hoàn thành mọi việc đúng hạn và nắm bắt đầy đủ thông tin. Công việc của Trợ lý là giúp cho sếp làm việc hiệu quả.”
2. Các yếu tố uy tín
Các Trợ lý giỏi có thể giúp nâng cao giá trị hình ảnh của công ty bạn thông qua sự chuyên nghiệp của anh ấy/cô ấy. Bạn có tự trả lời điện thoại hay tự xếp lịch làm việc cho mình không? Nếu có, bạn có thể khiến bản thân thỉnh thoảng bị lỡ việc vì khách hàng chưa hẳn cảm thấy nghiêm túc khi tìm đến bạn.
Một trợ lý giỏi có thể giúp tôi đảm bảo và duy trì mối quan hệ với các khách hàng tiềm năng, thế nên tôi giao toàn quyền quản lý các liên lạc cho Trợ lý của mình. Tôi tín nhiệm sự chuyên nghiệp và hiệu quả của cô ấy trong công việc. Nhờ những điều đó, cô ấy đã giúp tôi hoàn thành những giao dịch quan trọng.
Tôi có thói quen giới thiệu các đồng nghiệp và khách hàng liên hệ với Trợ lý của tôi để sắp xếp lịch họp hay gặp mặt. Một số có thể cảm thấy không thoải mái khi làm việc này. Nhưng tôi muốn mọi người hiểu rằng làm việc thông qua Trợ lý không có nghĩa là tôi không để tâm hay thiếu tôn trọng họ. Thay vào đó, tôi đánh giá cao thông tin và thời gian của họ đủ để đảm bảo họ không sẽ bị lãng quên giữa muôn vàn việc khác đang chờ đợi tôi bởi Trợ lý là người sẽ nhắc nhở tôi về những gì tôi cần phải làm với họ.
Một lợi ích không ngờ của việc có một Trợ lý đó là mọi người bắt đầu tôn trọng thời gian của bạn hơn khi họ phải làm việc với Trợ lý của bạn. Khi một người tới gặp Trợ lý để mong có một cuộc hẹn với bạn, họ phải chắc chắn rằng điều đó là thực sự cần thiết. Nếu mọi thứ giống như trước kia, nghĩa là họ có thể trực tiếp liên hệ với bạn bất cứ lúc nào, họ sẽ không để tâm xem bạn bận bịu tới mức nào và họ có đang làm mất thời gian của bạn hay không..
Trợ lý chính là người đại diện cho bạn. Cách mà anh ta/cô ta thể hiện bản thân sẽ trực tiếp phản ánh hình ảnh của bạn và công ty bạn. Một trợ lý điều hành chuyên nghiệp, thân thiện, thông minh không chỉ mang lại lợi ích cho văn phòng của bạn mà còn tăng thêm giá trị cho thương hiệu của doanh nghiệp.
3. Một trợ lý điều hành có năng lực sẽ nâng cao năng suất cho bạn
Kể từ khi tôi có Trợ lý, công việc của tôi trở nên suôn sẻ hơn rất nhiều. Tôi không cần phải kiểm soát tất cả mọi thứ, tôi để cho Trợ lý của mình làm việc đó và tôi có thể làm tốt việc của mình. Trợ lý trở thành một phần không thể thiếu trong công việc của tôi. Thông qua xếp lịch làm việc cho tôi, Trợ lý của tôi có thể nắm rõ mọi sự kiện và chúng tôi có thể phối hợp trong tất cả các công việc. Trong khi cô ấy xử lý các vấn đề nhỏ nhặt thì tôi có thể tập trung vào các dự án lớn quan trọng của công ty.
Sự sắp đặt công việc như vậy đòi hỏi sự tin tưởng hoàn toàn của cả hai bên. Vai trò của Trợ lý chỉ có giá trị khi cô ấy/anh ấy được phép tham gia vào cuộc sống cá nhân của bạn và thực hiện công việc kinh doanh trên danh nghĩa của bạn. Nếu không có sự tôn trọng lẫn nhau, mọi thứ trở nên vô nghĩa. Nếu như bạn tìm được một Trợ lý thích hợp và có được mối quan hệ tốt, nó sẽ khiến cho công việc của bạn trôi chảy và thuận lợi.
3. Một trợ lý điều hành giỏi làm cho mọi thứ trở nên có tổ chức
Một Trợ lý điều hành xuất sắc thường nắm giữ nhiều vai trò khác nhau ở tùy từng thời điểm. Cô ấy có thể xử lý email, điện thoại, quản lý thời gian, quản lý kế hoạch công tác, sắp xếp phương tiện đi lại, lên lịch làm việc và rất nhiều việc khác. Trợ lý ngoài ra còn kiểm soát công việc cho sếp của mình. Khi một Trợ lý làm việc hiệu quả, những công việc khác cũng nhận được ảnh hưởng tích cực. Đóng góp của Trợ lý là một phần không thể thiếu trong thành công của công việc kinh doanh, và vì thế tôi luôn coi Trợ lý là thành viên quan trọng trong đội ngũ quản lý của công ty.
Như Issie Lapowski nói rằng: “Họ giống như xương sống của tổ chức. Họ biết mọi thứ về giám đốc của mình. Không chỉ đơn thuần là những công việc hành chính. Họ hiểu sếp của họ cần gì, nghĩ như thế nào, và họ có thể tự biết phải làm thế nào để tốt nhất cho sếp.”
Có nhiều vị giám đốc làm việc tới 80-100h một tuần trong nỗ lực để điều hành doanh nghiệp của mình, mà vẫn không muốn bỏ tiền ra để thuê một Trợ lý. Đối với tôi, nếu cân nhắc những thế mạnh, tính chuyên nghiệp, năng suất và khả năng tổ chức mà Trợ lý điều hành mang lại, tôi chắc chắn mọi thứ không thể hiệu quả nếu thiếu họ.
Tham khảo: Khóa học Đào tạo thư ký, trợ lý giám đốc chuyên nghiệp (07/12/2019)
