| Thời lượng |
Nội dung chi tiết |
Thực hành |
| Sáng buổi 1 |
Tổng quan về nghề thư ký trợ lý: Giới thiệu chương trình, tổng quan về nghề thư ký trợ lý, phân biệt giữa Thư ký và trợ lý
- Phong thái của thư ký và trợ lý
- Con đường phát triển sự nghiệp của thư ký và trợ lý
- Vai trò của vị trí thư ký và trợ lý đối với tổ chức
|
Thảo luận nhóm: Phân biệt rõ thư
ký – trợ lý: quyền hạn, phạm vị trách
nhiệm, …
Kết quả của thảo luận nhóm:
(1) Xây dựng chân dung thư ký, trợ
lý chuyên nghiệp
(2) Con đường phát triển sự nghiệp
của nghề thư ký, trợ lý |
| Chiều buổi 1 |
Kỹ năng chuẩn bị lịch và nội dung chương
trình làm việc:
- Sắp xếp lịch làm việc cho lãnh đạo theo ngày/tuần/tháng/năm;
- Chuẩn bị tài liệu trước mỗi buổi làm việc;
- Xử lý chương trình làm việc đột xuất;
- Chuẩn bị nội dung làm việc;
- Thông báo làm việc cho các bên liên quan;
- Chuẩn bị nội dung phát biểu của lãnh đạo.
|
- Bài tập nhóm: Xử lý case study
- Bài tập cá nhân: Tạo lịch làm việc và nội dung chương trình làm việc cho lãnh đạo vào tuần sau
|
| Sáng buổi 2 |
Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp:
- Khái niệm giao tiếp
- Quá trình giao tiếp
− Các dạng truyền đạt thông tin
− Những rào cản trong truyền đạt thông tin
- Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp
− Các nguyên tắc và nghi thức trong giao
tiếp chuyên nghiệp
− Cách tạo ấn tượng ban đầu và các yếu tố
ảnh hưởng đến ấn tượng bạn đầu
− Nghệ thuật tạo thiện cảm trong giao tiếp
chuyên nghiệp
− Kỹ năng lắng nghe, nói, đặt câu hỏi và trả
lời trong giao tiếp chuyên nghiệp |
- Bài tập nhóm: Chia thành các cặp trong nhóm để thực hành buổi trao đổi giữa hai đối tác để đạt được một thỏa thuận và các cặp trong nhóm sẽ tự nhận xét lẫn nhau.
- Bài tập cá nhân: Trao đổi với giảng viên về các giải pháp cho điểm yếu trong giao tiếp của bản thân đã được nhận xét trong bài tập nhóm.
|
| Chiều buổi 2 |
- Kỹ năng tổ chức hội nghị, hội họp:
− Chuẩn bị hội nghị, hội họp
− Các loại cuộc họp và sắp xếp lịch họp
− Quy trình chuẩn bị buổi họp
− Chuẩn bị tài liệu họp
− Chuẩn bị các thiết bị, công cụ họp
− Kỹ năng bắt đầu và kiểm soát quy trình
buổi họp
− Kỹ năng ghi biên bản cuộc họp
|
- Bài tập nhóm: Chia nhóm và thực hành giả lập một buổi họp
- Bài tập cá nhân: Chia sẻ kinh nghiệm cá nhân và xử lý case study
|
| Sáng buổi 3 |
Kỹ năng tổ chức đi công tác:
- Chuẩn bị nội dung công tác, lên lịch trình làm việc;
- Đặt vé, đặt khách sạn, chuẩn bị quà tặng cho khách hàng phù hợp văn hóa và bối cảnh;
- Chuẩn bị chương trình, các thông tin liên quan đến buổi làm việc;
- Điều phối chương trình làm việc trong và ngoài thực địa
|
- Bài tập nhóm: Lên nội dung công tác và lịch trình làm việc cho giảng viên trong một chuyến công tác giả lập.
- Bài tập cá nhân: Chia sẻ/ Lập kế hoạch đặt vé, đặt khách sạn và chuẩn bị quà tặng cho khách hàng trong một chuyến công tác của lãnh đạo.
|
| Chiều buổi 3 |
Kỹ năng lập và trình bày báo cáo:
- Phân loại báo cáo
- Kỹ năng lập báo cáo
- Yêu cầu Báo cáo
- Kỹ năng trình bày báo cáo
- Các case study điển hình về Báo cáo hiện nay.
|
- Bài tập nhóm: Thực hành lập và trình bày Báo cáo thường gặp
- Bài tập cá nhân: Chia sẻ kinh nghiệm cá nhân và xử lý case study về Báo cáo
|
| Sáng buổi 4 |
Kỹ năng nghi thức lễ tân ngoại giao:
- Các nghi thức lễ tân ngoại giao
- Các nguyên tắc trong lễ tân ngoại giao
− Kỹ thuật bắt tay khi gặp mặt;
− Kỹ thuật trao danh thiếp;
− Kỹ thuật bắt đầu câu chuyện;
− Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại;
− Kỹ thuật tạo hình ảnh, uy tín cho bản thân
qua kỹ năng giao tiếp, đón tiếp khách hàng,
đối tác;
− Kỹ năng lắng nghe…… |
- Bài tập nhóm: Thực hiện giao tiếp phi ngôn ngữ với nghi thức lễ tân ngoại giao theo cặp trong nhóm
- Bài tập cá nhân: Chia sẻ kinh nghiệm cá nhân và xử lý case study
|
| Chiều buổi 4 |
Kỹ năng tham mưu:
- Tổng quan về tham mưu và các nguyên tắc trong tham mưu
- Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin trong công tác tham mưu
- Kỹ năng trình bày, thuyết phục lãnh đạo về vấn đề đang tham mưu
|
- Bài tập nhóm: Xử lý case study về kỹ năng tham mưu và thuyết phục sếp
- Bài tập cá nhân: Thực hành thuyết phục giảng viên về một vấn đề đang tham mưu giả lập
|
| Sáng buổi 5 |
Kỹ năng soạn thảo văn bản:
- Những yêu cầu về thể thức;
- Những yêu cầu về soạn thảo;
- Cách thức trình bày, văn phong soạn thảo: Thông báo;
- Cách thức trình bày, văn phong soạn thảo: Công văn;
- Cách thức trình bày, văn phong soạn thảo: Quy chế, Quy trình, biên bản họp…
|
- Bài tập cá nhân: Thực hành soạn thảo văn bản theo mẫu;
- Bài tập nhóm: Lên nội dung chi tiết cho văn bản thuộc những tình huống thường gặp.
|
| Chiều buổi 5 |
Workshop: “Chia sẻ về trải nghiệm trong
nghề Thư ký, Trợ lý và trao đổi về các vấn đề
trong nghề”
- Các diễn giả chia sẻ về trải nghiệm của bản thân trong nghề Thư ký, Trợ lý và các vấn đề thường gặp khi làm việc.
- Các diễn giả và người tham gia trao đổi với nhau về các hướng giải quyết đối với những vấn đề đó.
|
|
English
