English
Vai trò của thư ký ngày càng trở nên quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Họ không chỉ đơn thuần là người hỗ trợ công việc cho cấp trên mà còn là bộ mặt đại diện cho hình ảnh công ty. Do đó, để trở thành một thư ký xuất sắc, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết.
1. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả:
- Giao tiếp trôi chảy: Thư ký cần có khả năng giao tiếp rõ ràng, rành mạch, cả bằng lời nói và văn bản. Họ cần truyền đạt thông tin chính xác, súc tích và dễ hiểu cho cấp trên, khách hàng và các đối tác liên quan.
- Lắng nghe tích cực: Lắng nghe cẩn thận là chìa khóa để thấu hiểu nhu cầu và mong muốn của người khác. Thư ký cần chú ý lắng nghe ý kiến của cấp trên, khách hàng và đồng nghiệp để hỗ trợ họ một cách hiệu quả nhất.
- Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ: Ngôn ngữ cơ thể và biểu cảm khuôn mặt cũng đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp. Thư ký cần thể hiện sự tự tin, chuyên nghiệp và thân thiện trong mọi tình huống.
Tham khảo khoá học Đào tạo thư ký trợ lý giám đốc chuyên nghiệp của Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp, trường Đại học Ngoại thương tại đây.
2. Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả:
- Lập kế hoạch và sắp xếp công việc: Thư ký cần có khả năng lập kế hoạch và sắp xếp công việc khoa học, hợp lý để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn và đạt hiệu quả cao.
- Quản lý thời gian hiệu quả: Thư ký cần biết cách phân bổ thời gian hợp lý cho các công việc khác nhau, đồng thời ưu tiên xử lý những công việc quan trọng và gấp rút.
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ: Nắm vững các công cụ hỗ trợ văn phòng như Microsoft Office, phần mềm quản lý lịch trình, công cụ quản lý email,… giúp thư ký làm việc hiệu quả hơn.
>> Xem thêm: Công cụ hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả
3. Kỹ năng xử lý thông tin và giải quyết vấn đề:
- Thu thập và phân tích thông tin: Thư ký cần thu thập thông tin chính xác, đầy đủ từ nhiều nguồn khác nhau và phân tích thông tin một cách hiệu quả để hỗ trợ cấp trên trong việc ra quyết định.
- Giải quyết vấn đề: Thư ký cần có khả năng xác định vấn đề, phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Kỹ năng ra quyết định: Trong một số trường hợp, thư ký cần có khả năng đưa ra quyết định thay mặt cấp trên khi họ không có mặt. Do đó, thư ký cần rèn luyện kỹ năng ra quyết định sáng suốt và có trách nhiệm.
4. Kỹ năng tin học văn phòng:
- Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng: Thư ký cần sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint,… để soạn thảo văn bản, bảng biểu, báo cáo, thuyết trình,…
- Kỹ năng đánh máy nhanh và chính xác: Thư ký cần có tốc độ đánh máy nhanh và chính xác để đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn.
- Kỹ năng tra cứu thông tin đa nền tảng: Internet là một công cụ hữu ích giúp thư ký tìm kiếm thông tin, tra cứu tài liệu và liên lạc với các đối tác. Một thư ký chuyên nghiệp sẽ cần biết cách tìm hiểu thông tin nhanh chóng và hiệu quả.
5. Kỹ năng ứng xử chuyên nghiệp:
- Luôn lịch sự, tôn trọng và thân thiện: Thư ký cần thể hiện thái độ lịch sự, tôn trọng và thân thiện với tất cả mọi người, bao gồm cấp trên, khách hàng, đồng nghiệp và các đối tác liên quan.
- Giữ bí mật thông tin: Thư ký cần giữ bí mật thông tin của công ty và của khách hàng một cách tuyệt đối.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp trong mọi tình huống: Thư ký cần ăn mặc lịch sự, gọn gàng và giữ tác phong làm việc chuyên nghiệp trong mọi tình huống.
Bên cạnh 5 kỹ năng cốt lõi trên, thư ký cũng cần trau dồi thêm các kỹ năng mềm khác như: khả năng làm việc nhóm, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng đàm phán,… để trở thành một thư ký xuất sắc và thành công trong sự nghiệp của mình.
Bài viết 5 Kỹ Năng Cốt Lõi Giúp Thư Ký Xuất Sắc Trong Mọi Môi Trường Làm Việc được tổng hợp và chia sẻ tới các bạn độc giả bởi viện IEIT.
