English
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và yêu cầu về chất lượng, hiệu quả kinh doanh luôn được đặt lên hàng đầu, việc tối ưu hóa quy trình mua hàng trở thành yếu tố sống còn. Khóa học “Quản trị mua hàng toàn diện” của Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp (iEIT) sẽ cung cấp cho bạn kiến thức chuyên sâu về quản lý mua hàng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Tham khảo thêm tại iEIT.
Đăng ký ngay: https://ieit.vn/chuong-trinh-dao-tao-mua-hang-chuyen-nghiep/
Một quy trình mua hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, đảm bảo nguồn cung cấp liên tục và chất lượng sản phẩm, đồng thời xây dựng mối quan hệ vững chắc với các đối tác cung ứng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các bước trong quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp mà doanh nghiệp có thể áp dụng.
1. Xác định nhu cầu mua sắm
Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình mua hàng là xác định nhu cầu mua sắm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phân tích chi tiết các yếu tố sau:
Sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua: Doanh nghiệp cần xác định chính xác những sản phẩm hoặc dịch vụ nào cần mua để đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh.
Số lượng và chất lượng: Phải xác định cụ thể số lượng cần thiết và chất lượng sản phẩm, dịch vụ phải đáp ứng các tiêu chuẩn nào để đảm bảo tính hiệu quả và tránh lãng phí.
Thời gian giao hàng: Xác định thời gian cần thiết để hàng hóa, dịch vụ được cung cấp nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ.
Ngân sách: Doanh nghiệp cần xác định ngân sách dự kiến cho việc mua sắm, bao gồm chi phí sản phẩm, vận chuyển và các chi phí phát sinh khác.
Việc xác định chính xác nhu cầu giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về yêu cầu mua sắm, từ đó lập kế hoạch cụ thể và tránh những sai sót trong quá trình mua hàng.
2. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Sau khi đã xác định nhu cầu mua sắm, bước tiếp theo là tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp. Đây là một trong những bước quan trọng để đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp bởi những đối tác uy tín và đáp ứng tốt các yêu cầu của doanh nghiệp.
Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn nhà cung cấp bao gồm:
Uy tín: Nhà cung cấp có danh tiếng tốt trong ngành, có kinh nghiệm và được các doanh nghiệp khác đánh giá cao.
Khả năng cung ứng: Nhà cung cấp có khả năng đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng không?
Chất lượng sản phẩm: Sản phẩm có đáp ứng đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu của doanh nghiệp hay không?
Giá cả và điều kiện thanh toán: Giá cả có cạnh tranh so với thị trường và phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp không? Điều khoản thanh toán có linh hoạt và thuận lợi không?
Dịch vụ hậu mãi: Nhà cung cấp có cung cấp dịch vụ hậu mãi, bảo hành, bảo trì sau khi bán hàng không?
Doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhà cung cấp thông qua các kênh như hội chợ thương mại, nền tảng thương mại điện tử B2B, hoặc thông qua mối quan hệ với các đối tác khác. Việc xem xét kỹ lưỡng và đánh giá nhiều nhà cung cấp tiềm năng giúp doanh nghiệp lựa chọn được đối tác phù hợp nhất.
3. Yêu cầu báo giá và đàm phán
Sau khi đã xác định được những nhà cung cấp tiềm năng, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá chi tiết từ các nhà cung cấp này. Báo giá cần bao gồm đầy đủ các thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng và các điều khoản khác.
Doanh nghiệp nên đàm phán với nhà cung cấp để đạt được mức giá tốt nhất cũng như các điều kiện có lợi cho cả hai bên. Đàm phán không chỉ giới hạn ở giá cả mà còn cần bàn bạc về thời gian giao hàng, điều kiện bảo hành, chi phí vận chuyển và các điều khoản liên quan khác. Sự thành công của bước đàm phán sẽ quyết định rất nhiều đến lợi ích lâu dài mà doanh nghiệp có thể đạt được.
4. Đặt hàng và ký kết hợp đồng
Khi đã đạt được thỏa thuận với nhà cung cấp, doanh nghiệp tiến hành đặt hàng chính thức thông qua Đơn đặt hàng (PO). Đơn đặt hàng là tài liệu quan trọng chứa đựng đầy đủ các thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng và các điều kiện đã được thỏa thuận.
Ngoài ra, trong nhiều trường hợp, việc ký kết hợp đồng là bước bắt buộc nhằm đảm bảo tính pháp lý cho thỏa thuận giữa hai bên. Hợp đồng cần rõ ràng về các điều khoản và điều kiện, từ thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm đến các điều khoản xử lý tranh chấp nếu xảy ra. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi của cả doanh nghiệp và nhà cung cấp, đồng thời tránh được các tranh chấp phát sinh sau này.
5. Theo dõi và kiểm soát quá trình giao hàng
Sau khi đơn đặt hàng đã được gửi đi, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao quá trình giao nhận hàng để đảm bảo rằng nhà cung cấp thực hiện đúng thời hạn và các điều khoản đã cam kết. Đây là bước quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp nhận được sản phẩm đúng số lượng và chất lượng như yêu cầu.
Khi hàng hóa được giao đến, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng và các yếu tố kỹ thuật khác. Nếu có bất kỳ sai sót nào, doanh nghiệp cần liên hệ ngay với nhà cung cấp để xử lý kịp thời.
6. Đánh giá nhà cung cấp
Đánh giá nhà cung cấp sau mỗi giao dịch và định kỳ là bước quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn hợp tác với những đối tác đáng tin cậy. Doanh nghiệp có thể đánh giá nhà cung cấp dựa trên các yếu tố như:
Chất lượng sản phẩm: Sản phẩm có đáp ứng đúng yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật hay không?
Thời gian giao hàng: Nhà cung cấp có tuân thủ đúng thời gian giao hàng đã thỏa thuận không?
Dịch vụ hậu mãi: Sau khi giao hàng, nhà cung cấp có cung cấp dịch vụ hỗ trợ, bảo hành một cách chuyên nghiệp và kịp thời không?
Khả năng đáp ứng trong dài hạn: Nhà cung cấp có khả năng cung cấp ổn định và lâu dài hay không?
Việc đánh giá nhà cung cấp không chỉ giúp doanh nghiệp xác định được đối tác đáng tin cậy mà còn tạo điều kiện để cải thiện mối quan hệ hợp tác trong tương lai. Những nhà cung cấp có kết quả đánh giá tốt nên được giữ lại và trở thành đối tác lâu dài, trong khi những nhà cung cấp không đạt yêu cầu cần được thay thế hoặc cải thiện.
7. Duy trì và phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp
Sau khi đã xác định được nhà cung cấp đáng tin cậy, việc duy trì và phát triển mối quan hệ với họ là một yếu tố không thể thiếu trong quản lý chuỗi cung ứng. Một mối quan hệ tốt với nhà cung cấp sẽ mang lại nhiều lợi ích như:
Giá cả ưu đãi: Nhà cung cấp có thể cung cấp giá cả cạnh tranh hơn khi mối quan hệ hợp tác phát triển.
Thời gian giao hàng nhanh chóng: Doanh nghiệp có thể nhận được ưu tiên trong việc giao hàng khi có nhu cầu khẩn cấp.
Hỗ trợ đặc biệt: Trong trường hợp có sự cố hoặc thay đổi đột xuất, nhà cung cấp có thể linh hoạt hỗ trợ doanh nghiệp tốt hơn.
Một quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp được thực hiện hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời xây dựng được mối quan hệ lâu dài với các đối tác cung cấp. Việc đánh giá định kỳ và xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp uy tín sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và ổn định trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay.
——————————
📌Liên hệ với chúng tôi:
Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Trường đại học Ngoại thương
☎ Tel: 0909 111 485
📧 Email: eit@ftu.edu.vn
🌏 Website iEIT: ieit.vn / ieit.edu.vn
🟦 Zalo: https://bit.ly/3gg0jrc
▶️ Youtube: https://bit.ly/YoutubeiEIT
🎵 Tiktok: https://www.tiktok.com/@ieit_ftu
