EnglishThư ký, trợ lý giám đốc là những cánh tay phải đắc lực không thể thiếu của các giám đốc. Họ không chỉ là người đại diện cho bộ mặt công ty, doanh nghiệp, mà còn là người có thể thay mặt giám đốc quyết định những vấn đề lớn trong doanh nghiệp. Bằng sự nhanh nhạy, kiến thức hiểu biết sâu rộng, khả năng giải quyết công việc, …. họ giúp những giám đốc tiết kiệm thời gian hơn trong công việc và giúp sếp mình giải quyết nhiều vấn đề.
Không giống với những ngành nghề khác, thư ký trợ lý không chuyên về một công việc nhất định mà họ cần phải có kỹ năng về rất nhiều công việc khác nhau. Một thư ký, trợ lý chuyên nghiệp thường phải đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau như kế toán, tài chính, quản lý,…Để hoàn thành tốt công việc của mình, người thư ký, trợ lý không chỉ cần có những nghiệp vụ văn phòng chuyên nghiệp mà cần có rất nhiều kỹ năng, năng lực riêng biệt để hoàn thành tốt các công việc được sếp giao phó. Dưới đây là một số năng lực và kỹ năng thiết yếu mà một thư ký, trợ lý cần có:
Kỹ năng tin học văn phòng
Kỹ năng tin học văn phòng là yếu tố nền tảng đối với mọi thư ký và trợ lý. Việc thành thạo các phần mềm như Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Outlook giúp họ xử lý công việc nhanh chóng và chính xác.
- Word: Hỗ trợ soạn thảo văn bản, thư từ, biên bản cuộc họp.
- Excel: Quản lý và theo dõi dữ liệu, lập báo cáo tài chính, quản lý lịch trình công việc.
- PowerPoint: Tạo các bài thuyết trình chuyên nghiệp cho các cuộc họp hay sự kiện quan trọng.
- Outlook: Quản lý email và lịch làm việc, sắp xếp các cuộc họp một cách hiệu quả.
Trong thời đại số hóa, các phần mềm hỗ trợ như Google Drive, Dropbox hay các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana cũng ngày càng trở nên quan trọng. Hiểu biết và sử dụng thành thạo các ứng dụng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc.
Kỹ năng thương lượng
Kỹ năng thương lượng là một trong những kỹ năng quan trọng giúp thư ký và trợ lý đạt được kết quả tốt nhất trong các cuộc giao dịch và đàm phán. Trong vai trò này, họ thường xuyên phải làm việc với các đối tác, nhà cung cấp hoặc khách hàng để điều chỉnh lịch trình, thương thảo giá cả hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh.
Một thư ký, trợ lý có kỹ năng thương lượng tốt cần biết cách:
- Xác định mục tiêu của mình và của đối phương.
- Lắng nghe và đặt câu hỏi đúng chỗ để hiểu rõ yêu cầu.
- Đưa ra giải pháp trung gian để đạt được sự đồng thuận.
Kỹ năng này không chỉ giúp tối ưu hóa kết quả làm việc mà còn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp và các bên liên quan.
Kỹ năng sắp xếp lịch trình công việc
Một trong những trách nhiệm lớn của thư ký và trợ lý là sắp xếp và quản lý lịch trình công việc cho các cấp quản lý. Điều này đòi hỏi khả năng tổ chức, theo dõi và ưu tiên công việc một cách khoa học.
- Quản lý lịch trình cá nhân: Bao gồm việc sắp xếp các cuộc họp, sự kiện, chuyến công tác và đảm bảo không có sự chồng chéo thời gian.
- Quản lý dự án: Theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều làm việc theo đúng kế hoạch.
- Ưu tiên công việc: Giúp cấp trên xử lý những công việc quan trọng trước, đồng thời quản lý thời gian hiệu quả.
Sự khéo léo trong việc sắp xếp lịch trình không chỉ giúp tăng hiệu suất làm việc mà còn giảm thiểu sự căng thẳng và gián đoạn trong công việc hàng ngày.
Hiểu biết sâu rộng
Để hỗ trợ quản lý hiệu quả, thư ký và trợ lý cần có một nền tảng kiến thức đa dạng, không chỉ trong lĩnh vực chuyên môn mà còn về các xu hướng, công nghệ và quy trình mới trong doanh nghiệp. Khả năng tiếp thu kiến thức và nhanh chóng cập nhật những thông tin quan trọng giúp họ nắm bắt vấn đề nhanh chóng và đưa ra những quyết định hỗ trợ đúng lúc.
Hiểu biết sâu rộng bao gồm:
- Kiến thức về ngành: Hiểu rõ các quy trình, quy định và thông tin quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
- Am hiểu văn hóa doanh nghiệp: Biết cách tương tác với các bên liên quan một cách chuyên nghiệp và phù hợp với phong cách làm việc của doanh nghiệp.
- Xu hướng công nghệ: Đặc biệt là trong bối cảnh chuyển đổi số, thư ký và trợ lý cần nắm bắt những xu hướng công nghệ mới để áp dụng vào công việc hàng ngày.
Kỹ năng xử lý công việc
Kỹ năng xử lý công việc là khả năng quản lý và giải quyết các nhiệm vụ phát sinh một cách linh hoạt và hiệu quả. Đối với một thư ký, trợ lý, việc đối mặt với nhiều yêu cầu đa dạng và phức tạp là điều thường xuyên. Khả năng xử lý nhanh chóng và chính xác không chỉ giúp công việc được hoàn thành mà còn tạo ấn tượng tốt với cấp trên và đồng nghiệp.
Một trợ lý giỏi sẽ:
- Phân tích vấn đề: Tìm ra nguyên nhân và cách giải quyết thích hợp.
- Linh hoạt trong cách làm việc: Sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch hoặc lịch trình để thích ứng với thay đổi.
- Đưa ra quyết định: Cân nhắc và đưa ra quyết định phù hợp với tình huống.
Kỹ năng xử lý công việc không chỉ đảm bảo hiệu suất làm việc cao mà còn giúp trợ lý xây dựng lòng tin và sự tín nhiệm từ cấp trên.
Xem thêm: Khóa học Đào tạo thư ký, trợ lý giám đốc chuyên nghiệp (17/08/2019)
