Trong công việc hàng ngày của Thư ký – Trợ lý, có những nhiệm vụ rõ ràng được ghi nhận, như lập lịch họp, soạn thảo tài liệu, hoặc tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, bên cạnh đó là “mặt trận vô hình” – những công việc không tên mà chỉ những người trong nghề mới thấu hiểu. Dưới đây là checklist công việc thư ký trợ lý hàng ngày mà bất kỳ ai muốn theo nghề đều nên nắm rõ:
1. Không Chỉ Là Quản Lý Thời Gian của Lãnh Đạo
Trong checklist thư ký trợ lý chuyên nghiệp, việc đầu tiên chính là quản lý lịch trình lãnh đạo:
– Xác nhận thông tin cuộc họp, thành phần tham dự, địa điểm, thời gian diễn ra,….
– Chuẩn bị tài liệu, thiết bị sử dụng, set up phòng họp
– Phương tiện di chuyển, đưa đón lãnh đạo và đối tác (nếu có)
– Làm việc & kết nối chặt chẽ với đối tác
– Chuẩn bị phương án dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố
– Viết và tổng hợp biên bản
Một checklist thư ký trợ lý mẫu luôn có phần dành riêng cho việc kiểm tra từng chi tiết nhỏ để đảm bảo sự suôn sẻ tuyệt đối.
Không chỉ vậy, trong khi CEO chủ yếu tập trung vào nội dung họp, trợ lý còn phải đóng vai trò như một “hậu phương”, để ý đến từng chi tiết nhỏ ở xung quanh từ ngôn ngữ cử chỉ, thái độ của đối tác, đến việc đồng thời ghi chú lại nội dung quan trọng. Trợ lý cũng luôn trong trạng thái sẵn sàng giải quyết các vấn đề phát sinh như xử lý tình huống khẩn cấp, tạm dịch tài liệu, hoặc kết nối ngay với bộ phận khác khi có sự cố.
2. Xử Lý Vấn Đề Phát Sinh Trong Công Ty
Trong bất kỳ công ty nào, trợ lý giỏi luôn là người đầu tiên đối mặt và xử lý các vấn đề phát sinh. Vì thế, phần này luôn có mặt trong mọi checklist thư ký trợ lý thực tế:
– Làm việc với các đơn vị, phòng ban liên quan
– Tiếp nhận thông tin, xin ý kiến, chủ trương của CEO
– Tham mưu và đóng góp ý kiến cho ban lãnh đạo
– Thay mặt CEO xử lý một số vấn đề theo quyền hạn được ủy quyền
Đây là phần quan trọng trong checklist thư ký trợ lý trong doanh nghiệp, thể hiện khả năng quản trị và nhạy bén xử lý tình huống.
3. Kết Nối và Ngoại Giao
Bên cạnh các công việc “cứng”, người trợ lý còn cần hiểu rõ các mối quan hệ xung quanh Sếp để đối nội, đối ngoại khéo léo, từ các mối quan hệ cá nhân cho đến các đối tác quan trọng.
Trong checklist thư ký trợ lý, đối ngoại là một kỹ năng mềm không thể thiếu:
– Giữ liên hệ với các đối tác
– Tặng hoa, quà vào các ngày quan trọng của đối tác
– Kết nối và phát triển các mối quan hệ
Kết Luận
“Mặt trận vô hình” của nghề Thư ký – Trợ lý không chỉ là những công việc được giao phó, mà còn là sự nhận trách nhiệm đối với tất cả những điều nhỏ nhặt, tưởng như vô hình. Nghề này không chỉ đòi hỏi kỹ năng mà còn cần sự tận tâm và khả năng quản trị rủi ro. Để có thể làm một người Thư ký, Trợ lý tốt, bạn cần có kỹ năng khéo léo, khả năng quán xuyến, khả năng lãnh đạo và đưa ra quyết định.
Tìm hiểu thêm 12 kĩ năng cốt lõi làm nên một người Thư ký, Trợ lý tài năng tại đây
Đăng Ký Mua Sách “Cẩm Nang Thư Ký & Trợ Lý”
Nếu bạn muốn có một bộ checklist thư ký trợ lý mẫu kèm theo hướng dẫn áp dụng thực tế, hãy tham khảo cuốn sách “Cẩm nang Thư ký & Trợ lý”:
- Các tình huống thực tế và cách xử lý.
- Bộ công cụ và biểu mẫu chuyên nghiệp.
- Góc nhìn từ các chuyên gia trong nghề.
Ưu đãi đặc biệt dành riêng cho bạn:
- Giá từ 149.000đ/cuốn chỉ còn 129.000đ/cuốn khi mua lẻ.
- Giá giảm còn 359.000đ/3 cuốn khi mua nhóm từ 3 người trở lên.
👉 Đặt mua ngay để không bỏ lỡ cơ hội cải thiện kỹ năng và phát triển sự nghiệp của bạn!
