EnglishNếu ví mỗi vị giám đốc là một ông vua thì con tốt đắc lực của ngài không ai khác chính là thư kí. Thư kí có nhiệm vụ trợ giúp ban giám đốc trong các đầu việc như giải quyết các vướng mắc, phân bố, sắp xếp hợp lý công việc, đảm bảo báo cáo liên tục cho lãnh đạo về các hoạt động, các vấn đề đang xảy ra trong doanh nghiệp và đồng thời cũng là người góp mặt thường xuyên trong các cuộc họp của công ty.
Để có thể hoàn thành tròn vai nhất trong hình ảnh của một trợ lý, bên cạnh những kĩ năng giao tiếp, kĩ năng đàm phán, thương lượng, kĩ năng sắp xếp lịch hoạt động thì còn một kĩ năng khá quan trọng khác nhưng lại không được đầu tư chỉn chu, đó là kĩ năng viết hay còn gọi là kĩ năng ghi chép. Đây là kĩ năng, nếu được chú trọng, sẽ cho hiệu quả ngay tức thì, biểu hiện trong công tác ghi chép biên bản họp, đầu việc dường như đã trở nên quá quen thuộc với ai làm nghề này.
Vậy làm sao để rèn luyện một cách hiệu quả nhất mà không đòi hỏi phải tốn thời gian, công sức luyện tập hay trải qua một quá trình dài trải nghiệm công việc này?
Rất đơn giản chỉ với 4 bước sau đây:
- Dành thời gian nghiên cứu về nội dung sẽ được thảo luận trong cuộc họp
Sẽ thật khó để có thể bắt kịp những điều được mọi người bàn bạc trong cuộc họp nếu chưa nghe/đọc qua nó bao giờ, những thuật ngữ chuyên ngành, những keyword, điểm nhấn quan trọng mà vị giám đốc đang hùng hồn phát biểu. Bắt kịp từ này, bỏ lỡ từ kia, lo lắng không biết mình có bỏ lỡ câu chữ nào quan trọng. Đây là tình trạng mà rất nhiều thư kí mới vào nghề gặp phải trong việc phải tóm tắt, ghi chép thật nhanh những gì đang diễn ra.
Để giải quyết tình trạng này, bạn hãy cố gắng dành thời gian trước cuộc họp tự tìm hiểu, nghiên cứu thông tin sẽ được trình bày, nắm rõ khái niệm của những từ ngữ chuyên ngành khó hiểu, tự mình trả lời những câu hỏi giả định được đặt ra: Nội dung nào sẽ được đem ra bàn luận? Những gì sẽ được bàn luận trong vấn đề đó? Nó liên quan gì đến những thứ xoay quanh công việc của công ty? Ý nghĩa của nó là gì?
Hãy tập thói quen tự nghiên cứu, tự tìm hiểu, bạn chắc chắn sẽ thấy thay đổi đáng ngạc nhiên trong lần ghi chép tiếp theo.
- Nhớ mặt, điểm tên được những người tham gia cuộc họp
Tại sao bạn lại phải ghi nhớ chân dung của họ, có thừa thãi quá không?
Việc ghi nhớ khuôn mặt, tên và vị trí chỗ ngồi của họ sẽ rất có lợi trong việc ghi chép những ý kiến phát biểu được đề ra trong cuộc họp. Bạn sẽ không bị rối khi có quá nhiều người tham gia thảo luận, bằng việc vẽ ra sơ đồ chỗ ngồi tương ứng với tên của họ và kết hợp với hình ảnh của họ hiện lên trong hình dung của bạn, bạn sẽ nhanh chóng có thể biết được là ai đang phát biểu ý kiến về vấn đề gì, góp ý và đưa ra quyết định về việc gì và từ đó việc ghi chép chẳng còn gì khó khăn.
- Rành mạch trong ghi chép
Trước khi bắt đầu đặt bút ghi chép, bạn nên phân chia rõ ràng tờ giấy sẽ được dùng làm biên bản cuộc họp để tránh những sai sót hoặc rối loạn trong quá trình tổng hợp, trình lên giám đốc.
Hãy phân chia một cách hợp lý, phù hợp với tính chất và nội dung thảo luận trong cuộc họp, ví dụ bạn có thể chia 1 phần dành cho những quyết định đã được chốt, phần tiếp dành cho những vấn đề còn băn khoăn, phần bên cạnh dành cho đối tượng hướng tới của những ý tưởng, quyết định tương ứng như hướng đến ai, ai là người thực hiện, và thời hạn hoàn thành.
- Cân nhắc dùng máy ghi âm nếu cảm thấy thật sư cần thiết
Nếu cảm thấy khó khăn trong việc theo đuổi các ý chính được trình bày trong cuộc họp hoặc lo lắng về việc ghi lại những điều tưởng cần mà không cần, không cần nhưng lại rất cần, bạn có thể nhờ đến sự trợ giúp của máy ghi âm. Tuy nhiên phải thật sự cẩn trọng trong việc sử dụng chúng. Vì sao vậy? Nếu những người tham gia họp biết rằng bạn đang ghi âm mà không có sự đồng ý của họ thì điều đó có thể gây ra một chút rắc rối nhỏ và khiến cuộc họp không đạt tới được kết quả như kì vọng, họ sẽ phần nào cảm thấy không thực sự an toàn và những phát ngôn vì thế sẽ cẩn trọng và dè dặt hơn. Giải pháp ở đây là bạn có thể hỏi họ trước khi bắt đầu bấm nút ghi âm, họ có lẽ sẽ cảm thấy được tôn trọng và thoải mái hơn khi trình bày ý kiến.
Ghi chép, một việc làm tưởng như rất dễ dàng hóa ra lại khó không tưởng nếu bạn không biết cách, không có kĩ năng thực hiện nó. Nếu một biên bản cuộc họp được ghi lại cẩn thận, tỉ mỉ mà không kém phần rõ ràng, rạch ròi có thể sẽ đem lại cho thư ký một sự tin tưởng nhất định và với công ty, là sự thành công không tưởng khi trực tiếp bắt tay vào hiện thực hóa ý tưởng.
Hãy đến với khóa học Đào tạo thư ký, trợ lý giám đốc để được học những kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp cần thiết cần thiết để trở thành một người thư ký, trợ lý giỏi. Trong nội dung khóa học, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách ghi chép biên bản cuộc họp, các lưu ý khi chuẩn bị hội nghị, hội họp cho người thư ký, trợ lý. Hãy nhanh tay đăng ký để nhận ưu đãi sớm nhất!
Chúc các bạn sẽ trở thành một người thư ký, trợ lý thành công!
