English
Cuộc sống hiện đại không ngừng đòi hỏi chúng ta phải làm nhiều hơn, nhưng có khi nào bạn cảm thấy những nỗ lực đó không đạt được kết quả như mong muốn? Bí quyết để thành công có thể không phải là làm nhiều hơn, mà là biết cách bỏ bớt. Hãy cùng tìm hiểu về nghệ thuật tối giản trong công việc và học hỏi cách đạt nhiều hơn với nỗ lực ít hơn qua chương trình Mini MBA – Quản trị Kinh doanh thu gọn tại Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp (iEIT)
ĐĂNG KÝ NGAY TẠI ĐÂY: https://ieit.vn/mini-mba-quan-tri-kinh-doanh-thu-gon/
Trong một xã hội không ngừng thay đổi và yêu cầu chúng ta luôn phải tăng cường năng suất, việc liên tục bận rộn thường được xem như một biểu tượng của thành công. Chúng ta cố gắng làm càng nhiều việc càng tốt, nhưng điều này lại có thể dẫn đến kiệt sức và giảm sút hiệu quả. Nghệ thuật bỏ bớt (The Art of Less) chính là một cách tiếp cận giúp chúng ta làm việc thông minh hơn, thay vì làm nhiều hơn, để đạt được kết quả vượt trội. Cùng khám phá cách thức áp dụng triết lý này vào cuộc sống và công việc một cách chi tiết.
Bước 1: Xác Định Rõ Ràng Điều Quan Trọng Nhất
Nghệ thuật bỏ bớt bắt đầu bằng việc hiểu rõ đâu là những mục tiêu và nhiệm vụ thực sự có giá trị. Để làm được điều này, bạn cần xây dựng thói quen đánh giá và sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc và cuộc sống. Một số câu hỏi hữu ích bạn có thể tự đặt ra là:
- Mục tiêu lớn nhất của tôi là gì trong công việc này?
- Công việc nào sẽ giúp tôi đạt được mục tiêu này một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất?
- Điều gì đang chiếm dụng thời gian và năng lượng của tôi nhưng không tạo ra giá trị thực sự?
Một khi đã làm rõ được điều gì quan trọng, bạn sẽ có cơ sở để loại bỏ hoặc giảm thiểu những hoạt động không liên quan. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn cho phép bạn tập trung toàn bộ sự chú ý và nguồn lực vào những việc có tác động lớn nhất.
Bước 2: Thực Hiện “Dọn Dẹp” Các Yếu Tố Gây Phân Tâm
Yếu tố gây phân tâm chính là một trong những kẻ phá hoại lớn nhất của năng suất. Những thông báo liên tục từ điện thoại, email không ngừng gửi đến hộp thư, hay tiếng ồn xung quanh có thể khiến bạn mất tập trung và làm chậm tiến độ công việc. Dưới đây là các bước cụ thể để dọn dẹp những yếu tố này:
1. Tối Ưu Hóa Môi Trường Làm Việc:
Giữ bàn làm việc sạch sẽ, chỉ để lại những vật dụng bạn cần cho công việc. Một không gian làm việc gọn gàng giúp tâm trí bạn cũng trở nên ngăn nắp và sẵn sàng tập trung.
Nếu có thể, hãy sử dụng tai nghe chống ồn hoặc làm việc ở nơi yên tĩnh để giảm thiểu tác động của âm thanh.
2. Kiểm Soát Các Thiết Bị Điện Tử:
Tắt hoặc tạm dừng thông báo từ điện thoại và máy tính. Hãy thiết lập khung giờ cố định để kiểm tra email và tin nhắn, thay vì để chúng làm gián đoạn công việc.
Sử dụng công cụ quản lý thời gian như chế độ “Không làm phiền” trên điện thoại hoặc các ứng dụng hỗ trợ như “Focus@Will” để duy trì sự tập trung.
3. Quản Lý Mạng Xã Hội:
Thiết lập giới hạn thời gian sử dụng mạng xã hội hoặc tạm thời chặn truy cập trong những giờ làm việc quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn tránh bị cuốn vào những thứ không liên quan và giữ cho tâm trí tập trung.
Bước 3: Áp Dụng Nguyên Tắc Pareto – Quy Tắc 80/20
Nguyên tắc Pareto, hay quy tắc 80/20, cho thấy rằng 80% kết quả thường xuất phát từ 20% nỗ lực. Điều này có nghĩa là một phần nhỏ những hành động của bạn sẽ mang lại giá trị lớn nhất. Để tận dụng nguyên tắc này, bạn cần làm những điều sau:
1. Phân Tích Công Việc Hiện Tại:
Hãy dành thời gian để liệt kê tất cả các nhiệm vụ bạn thường làm trong ngày. Sau đó, xác định 20% những công việc tạo ra 80% kết quả tốt nhất. Ví dụ, nếu bạn là nhân viên bán hàng, 20% khách hàng chính có thể đóng góp 80% doanh số. Hãy tập trung chăm sóc tốt nhóm khách hàng này thay vì dàn trải công sức.
2. Lược Bỏ Hoặc Ủy Thác Nhiệm Vụ Không Quan Trọng:
Đừng ngại loại bỏ hoặc ủy quyền những công việc không nằm trong 20% quan trọng nhất. Nếu có thể, hãy trao đổi với đồng nghiệp hoặc cấp trên về việc tái phân bổ nhiệm vụ, hoặc sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình đơn giản.
Bước 4: Phát Triển Tư Duy Tinh Gọn và Lối Sống Tối Giản
Sống tối giản không chỉ giúp bạn giảm bớt sự lộn xộn trong môi trường vật chất mà còn mang lại sự bình an trong tâm trí. Dưới đây là cách bạn có thể áp dụng triết lý này:
1. Dọn Dẹp Không Gian Sống và Làm Việc:
Hãy thử dọn dẹp tủ quần áo, chỉ giữ lại những bộ đồ bạn thực sự yêu thích và thường xuyên sử dụng. Việc này sẽ giúp bạn giảm bớt căng thẳng mỗi sáng khi lựa chọn trang phục và tiết kiệm thời gian đáng kể.
Dọn dẹp các tập tin và thư mục trên máy tính, tổ chức lại tài liệu một cách khoa học để bạn dễ dàng tìm thấy khi cần.
2. Tinh Giản Lịch Trình:
Hãy chủ động sắp xếp lịch trình sao cho phù hợp với ưu tiên của bạn. Ví dụ, nếu bạn nhận thấy mình thường xuyên cảm thấy mệt mỏi sau những cuộc họp kéo dài, hãy yêu cầu giảm thiểu số lượng cuộc họp hoặc chuyển sang làm việc sâu (deep work) vào những giờ bạn cảm thấy năng lượng dồi dào nhất.
Bước 5: Rèn Luyện Kỷ Luật Cá Nhân
Để áp dụng nghệ thuật bỏ bớt một cách hiệu quả, bạn cần rèn luyện tính kỷ luật và khả năng kiên trì với những gì mình đã chọn. Một số phương pháp để duy trì động lực bao gồm:
Thiết Lập Thói Quen Làm Việc Đúng Đắn: Bắt đầu ngày mới bằng cách thực hiện nhiệm vụ quan trọng nhất khi bạn còn tràn đầy năng lượng. Hãy biến thói quen này thành “điểm neo” cho ngày làm việc của bạn.
Theo Dõi và Điều Chỉnh: Thường xuyên kiểm tra tiến độ và kết quả công việc. Nếu bạn nhận thấy mình bị lệch hướng, hãy điều chỉnh ngay lập tức để không lãng phí thời gian và năng lượng vào những việc không quan trọng.
Bước 6: Tận Hưởng Thời Gian Rảnh – Làm Mới Bản Thân
Một trong những lợi ích lớn nhất của nghệ thuật bỏ bớt là bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để chăm sóc bản thân và tận hưởng cuộc sống. Thay vì cảm thấy tội lỗi khi nghỉ ngơi, hãy nhớ rằng đây là bước cần thiết để duy trì sức khỏe tinh thần và thể chất:
Tham Gia Các Hoạt Động Yêu Thích: Dành thời gian cho sở thích, thể thao, hoặc đi chơi cùng gia đình và bạn bè. Những khoảnh khắc này sẽ giúp bạn tái tạo năng lượng và tiếp thêm cảm hứng cho công việc.
Chăm Sóc Sức Khỏe Tinh Thần: Thử tập yoga, thiền, hoặc các bài tập hít thở sâu để thư giãn. Sức khỏe tinh thần ổn định sẽ giúp bạn tập trung và sáng tạo hơn trong công việc.
Kết Luận
Nghệ thuật bỏ bớt không chỉ đơn thuần là làm ít việc hơn, mà là sống một cuộc đời có mục tiêu rõ ràng, tối ưu hóa những gì thực sự quan trọng và giảm thiểu gánh nặng không cần thiết. Bằng cách áp dụng những chiến lược này, bạn sẽ tìm thấy sự tự do trong công việc và cuộc sống, và điều quan trọng nhất là bạn sẽ trở nên hạnh phúc và hiệu quả hơn. Hãy bắt đầu hành trình này từ hôm nay – làm ít hơn nhưng đạt được nhiều hơn!
