TỔNG KẾT WEBINAR: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÔNG CỤ KPI – BSC – OKR: PHÙ HỢP – HIỆU QUẢ

Vào 28/02/2024 vừa qua, Webinar với chủ đề “HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÔNG CỤ KPI – BSC – OKR: PHÙ HỢP – HIỆU QUẢ ” đã diễn ra thành công tốt đẹp. Thông qua chương trình, các khách mời tham dự được tiếp cận với kiến thức về các công cụ quản trị mục tiêu BSC-KPI-OKR và tìm hiểu sâu thêm về cách sử dụng cũng như sự khác biệt của chúng.

Chuyên gia góp mặt trong Webinar lần này là PGS. TS Nguyễn Văn Minh – Viện trưởng Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại Thương. Ông cũng là giảng viên khoa Quản trị kinh doanh – Trường đại học Ngoại thương từ năm 2005. Với gần 20 năm kinh nghiệm giảng dạy, nghiên cứu trong lĩnh vực quản trị, và hơn 15 năm hoạt động tư vấn, đào tào cho các doanh nghiệp, ông đã đúc kết được những kinh nghiệm quý báu về thiết kế tổ chức, quản trị mục tiêu và chuyển đổi số thực tiễn trong kinh doanh. Bằng những kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn của mình, PGS. TS Nguyễn Văn Minh đã cho ra mắt 2 cuốn sách về quả trị mục tiêu là cuốn: “Quản trị mục tiêu bằng BSC, KPI, OKR”

Mở đầu Webinar, PGS. TS Nguyễn Văn Minh đã chia sẻ sự khác nhau của mục đích và mục tiêu, bởi lẽ có hiểu được điều này, các nhà quản trị mới có thể tránh được một số lỗi sai phổ biến hay gặp phải. Trong các lỗi sai này, ông đã chỉ ra 2 lỗi chính, đó là việc cố gắng đạt được mục tiêu, nhưng lại phá vỡ mục đích cuối cùng và việc xác định được mục đích cuối cùng nhưng lại không thể cụ thể hóa được cách thức triển khai để đạt được mục tiêu đó. Bằng ví dụ trực quan về câu chuyện trong bộ phim nổi tiếng “Làng Vũ Đại ngày ấy”, ông kể lại câu chuyện về Bờm – người cháu được ông nội cử đi lấy tre về sửa giàn mướp, và để đưa được cây tre vào đúng vị trí trong vườn, cả ông nội và bố đã không ngại chặt phá đi tất cả những gì cản trở cây tre. Kết quả là, dù cây tre đã vào đúng vị trí, mục tiêu đã đạt được, nhưng mọi cây cối trong vườn, kể cả giàn mướp cũ đều đã bị phá bỏ, mục đích cuối cùng không thể hoàn thành. Xen lẫn các câu chuyện thực tế quen thuộc, chuyên gia của Webinar đã giúp người tham dự hiểu rõ hơn về những khái niệm tưởng như đơn giản nhưng không mấy ai có thể hiểu đúng.

Tiếp theo, ông đã chia sẻ về những phương pháp quản trị mục tiêu, đi từ lịch sử phát triển của các công cụ tới sự khác biệt giữa chúng. Quản trị, theo tác giả, chính là khoa học thực hành, do đó mà các công cụ quản trị được xuất phát từ thực tiễn hoạt động của các doanh nghiệp sau đó được các nhà lý luận đúc kết, khát quát để giúp cho các doanh nghiệp khác có thể tiếp tục sử dụng.

Theo chuyên gia chia sẻ, mỗi doanh nghiệp là một cá thể riêng biệt, do đó mà cần phải thấu hiểu được bản chất của các công cụ mới có thể chọn được các công cụ phù hợp. Tại phần này, ông đã chỉ ra những đặc điểm và sự khác biệt trong các phương pháp quản trị mục tiêu: MBO, KPI, BSC, OKR – 4 phương pháp được áp dụng phổ biến rộng rãi. Với mỗi công cụ khác nhau, các bước thiết lập và các chiều thiết lập đều có sự thay đổi, cùng với đó là những ưu nhược điểm khác nhau.

Xuất phát từ thực tiễn đào tạo và tư vấn cho nhiều doanh nghiệp trong quá trình hàng chục năm, PGS. TS Nguyễn Văn Minh đã chỉ ra 6 sai lầm phổ biến, điển hình khi áp dụng các công cụ quản trị này, bao gồm:

• Quá nhiều chỉ tiêu từ cấp trên xuống mà không quan tâm bên dưới làm thế nào
• Quá nhiều mục tiêu mà không biết đâu là trọng tâm, trọng điểm trong từng kỳ
• Kiểm soát mục tiêu theo kiểu giật lùi, tập trung giải trình thay cho giải pháp
• Vội vàng gắn KPI với lương, làm sai lệch mục tiêu KPI, chuyển từ kiểm soát sang lẩn tránh
• Giao cho các bộ phận chưa phù hợp xây dựng KPI
• Ngừng cải tiến, cập nhật khiến hệ thống KPI lạc hậu, lỗi thời, không theo kịp sự thay đổi

Để có thể giải quyết được những vấn đề này, ông đã đưa ra 8 hướng giả quyết tiêu biểu giúp giải quyết triệt để những vấn đề có thể gặp phải như củng cố lại hệ thống quản trị, làm rõ chức năng, nhiệm vụ cấp đơn vị, rà soát lại các mục tiêu chiến lược của công ty, rõ ràng, cụ thể theo từng kỳ…. Trong đó, ông đã nhấn mạnh, việc quang trọng nhất chính là hình thành được hệ thống thúc đẩy để đạt được mục tiêu thông qua kiểm soát hành động cốt lõi theo thời gian thực.

Ngoài ra, PGS. TS Nguyễn Văn Minh cũng giới thiệu tới khách mời tham dự bộ giải pháp 3 trong 1 đến từ Viện đào tạo và tư vấn doanh nghiệp bao gồm: Training – Đào tạo theo module, Coaching – tư vấn theo chương trình và Supporting – tài liệu hỗ trợ, giám sát. Trong đó, cuốn sách nằm trong giải pháp Coaching vừa được ông cho gia mắt là một cuốn sách thực chiến, phù hợp với các nhà quản trị ở nhiều cấp, nhiều loại mục tiêu khác nhau với những đặc điểm nổi bật như:

• Lý luận đi kèm với hướng dẫn thực hiện, gắn với ví dụ và hơn 30 biểu mẫu tham khảo trực quan sinh động;
• Thực hành sát với thực tế tại Việt Nam, phù hợp với đặc điểm, năng lực và bối cảnh của doanh nghiệp Việt Nam;
• Nội dung được thiết kế theo dạng bài học, mỗi bài sẽ xử lý dứt điểm một vấn đề, thực hành được một nhóm nhiệm vụ cụ thể;

Sau phần chia sẻ kiến thức về các công cụ quản trị, khách tham dự Webinar còn có thêm những kiến thức thực tiễn hoạt động nhờ phần trao đổi và giải đáp thắc mắc cùng chuyên gia. Sự kiện lần này đã nhận được sự quan tâm đặc biệt từ đông đảo khách tham dự, Ban tổ chức và chuyên gia đã nhận được rất nhiều câu hỏi đến từ các doanh nghiệp với nhiều lĩnh vực khác nhau như sản xuất, ngân hàng, logistic… Một số câu hỏi thú vị được chuyên gia giải đáp như sau:

Câu hỏi: KPI phù hợp với những doanh nghiệp nào, OKR phù hợp với những đơn vị nào?

Chuyên gia trả lời: 

• KPI là công cụ phù hợp cho những mục tiêu mà chúng ta muốn kiểm soát quá trình
• BSC là công cụ phù hợp cho sự phát triển bền vững 
• OKR là công cụ phù hợp cho những mục tiêu cần sự bứt phá, có những bước ngoặt

Do đó tùy thuộc vào mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng tới mà chọn công cụ phù hợp, không cố định loại doanh nghiệp nào phải dùng công cụ nào. Đồng thời cũng phải dựa theo bối cảnh sử dụng các công cụ, theo đó:

OKR phù hợp với những doanh nghiệp làm việc trong các ngành có nhiều rủi ro và các bối cảnh thay đổi liên tục, các doanh nghiệp đứng trước các bước ngoặt hay đang cần chuyển đổi các tầng phát triển ví dụ như các công ty khởi nghiệp, các công ty công nghệ ….

Hầu hết các doanh nghiệp đều có thể sử dụng công cụ KPI trong quá trình hoạt động bởi nó giúp chúng ta kiểm soát quá trình bằng các con số. Tuy nhiên, việc sử dụng KPI yêu cầu phải có 1 hệ thống quản lý bởi nếu muốn kiểm soát được hành động trong quá trình thì cần phải có sự tham gia của tất cả các bộ phận, đặc biệt là của quản lý cấp trung và cấp cơ sở. Do đó cần phải xây dựng quy trình làm việc, minh bạch về công cụ quản trị để có thể đạt được những tiêu chuẩn tối thiểu phục vụ cho việc áp dụng công cụ KPI

Về BSC, công cụ này thích hợp sử dụng khi doanh nghiệp có sự quan tâm đến sự phát triển bền vững từ ban lãnh đạo. Khi doanh nghiệp chưa tập trung vào phát triển bền vững, và có các mục tiêu trọng điểm khác thì không nên áp dụng hệ thống BSC