EnglishCó rất nhiều người nhầm tưởng 2 chức danh Thư ký giám đốc và Trợ lý giám đốc là một, và thư ký chỉ tạp vụ, làm các công việc lặt vặt trong văn phòng và thường mang tiếng là phức tạp. Đó là do chức năng và nhiệm vụ của thư ký và trợ lý mang nhiều điểm giao thoa, tương đồng. Tuy nhiên, trái với suy nghĩ đó, trợ lý giám đốc và thư ký là hai chức năng biệt lập trong một công ty. Một văn phòng có thể có cả trợ lý cũng như thư ký hoặc chỉ có một.
THƯ KÝ GIÁM ĐỐC THÌ LÀM GÌ?
Có thể nói, thư ký giám đốc là “bộ mặt thứ 2 của công ty” sau người lãnh đạo. Các công việc thông thường của thư ký bao gồm:
– Công tác văn thư
– Gởi và nhận các văn bản hoặc các thông tin bằng thư tín, email, máy fax
– Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản
– Tổ chức lưu trử văn bản.
– Điện thoại giao dịch công việc cho ngừơi quản lý
– Đón tiếp khách
– Tổ chức các buổi hẹn gặp
– Tổ chức cho chuyến đi công tác
– Xử lý công việc khi lãnh đạo đi vắng
– Sử dụng máy vi tính thành thạo
– Tra tìm tài liệu.
– Mở sổ nhật ký công tác
– Lập lịch công tác cá nhân
– Lập lịch công tác cho người phụ trách
– Lập lịch hoạt động công ty trong tuần
– Lập bảng công tác
– Tổ chức hội nghị
VẬY TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC CÓ GÌ KHÁC BIỆT?
Một trợ lý (Personal Assistant – PA) đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng lúc nhưng tựu chung lại, họ giúp giám đốc hoàn thành xuất sắc công việc của mình. Có thể hình dung họ thế nào?
Người PA không giống một thư ký giám đốc. Tạp chí Career Success đã phỏng vấn nhiều PA thành công và rút ra những kỹ năng tối quan trọng mà bất cứ PA nào cũng cần phải có. Đó là:
– Trình độ chuyên môn, bằng cấp, chứng chỉ rất cần thiết. Ví dụ như bằng CPS hay CAP (chứng nhận quản lý hành chính chuyên nghiệp). – Kỹ năng giao tiếp, ngoại giao, kỹ năng viết và nói tốt, lên kế hoạch và óc tổ chức tốt. – Làm việc theo nhóm. – Kỹ năng quản lý thời gian. – Hiểu những đa dạng và khác biệt văn hoá, các nghi thức ngoại giao, lễ tân. – Kỹ năng kiểm soát bản thân. Đây là yếu tố giúp một PA tăng khả năng thực thi nhiệm vụ.
Tóm lại trợ lý chức năng thiên nhiều về công việc, theo dõi cụ thể các mảng việc chuyên trách mang tính dài hơi, thư ký thì 60% công việc sự vụ (vặt), 40% công vụ. Trợ lý thường do nam giới đảm nhận, thư ký thường do nữ.
Đối với cả 2 ngành nghề thường bị nhầm lẫn này, kĩ năng công việc là cần thiết và luôn cần được trau dồi liên tục, bởi thư ký – trợ lý là ngành nghề liên quan đến kỹ năng ứng xử đối với con người.
Xem thêm các khóa học Thư ký – Trợ lý tại đây:
