20 quy tắc trong quản lý theo Richard Templar (phần 4)

Phạm sai lầm đơn giản có nghĩa là bạn đang học nhanh hơn”.  Weston H. Agor, Tác giả cuốn Quản lý trực giác 

Đoàn kết một nhóm lại với nhau một cách hiệu quả có nghĩa là bạn cần có những thành viên khác nhau. Nếu tất cả mọi người đều có khả năng giống nhau thì chúng ta không thể thành nhóm được. Chúng ta hoặc là người lãnh đạo hoặc là người tuân theo sự chỉ đạo của người khác. Chính vì vậy, chúng ta cần hợp tác, cộng tác với nhau.  

Để có thể chấp nhận điều này, bạn cần phải hiểu rõ nhân viên của mình. Bạn phải biết được điểm yếu, mạnh, tốt, xấu của họ. 

Bạn phải thừa nhận rằng không phải ai cũng lanh lợi, kiên định, có hoài bão, thông minh hay có chí tiến thủ như bạn. Một số thành viên trong nhóm của bạn có thể thực sự có vấn đề và bạn hãy sa thải nếu như không có hy  vọng cải thiện. Bạn có thể không cần một nhóm làm việc gồm toàn các thiên tài (thực tế nếu bạn thuê những người có khả năng quá cao so với yêu cầu công việc thì họ cũng nhanh chóng rời bỏ công ty của bạn mà thôi). 

Bạn phải chấp nhận giới hạn của nhân viên và phải quý mến họ, ủng hộ họ vì những giới hạn của họ chính là dấu hiệu để bạn có thể làm cho họ phát huy hết khả năng trong mức giới hạn của họ. Trong khi bạn đang xem xét giới hạn của người khác thì bạn cũng nên xem giới hạn của chính bản thân mình. Là gì vậy? Bạn không có giới hạn ư? Mời bạn đọc tiếp nào. 

12. QUY TẮC 12: ÐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN 

“Một tập hợp các cá nhân chỉ trở thành một nhóm làm việc khi mỗi thành viên biết rõ về bản thân mình và những đóng góp của mình để ca ngợi tài năng của những người khác”.  Normian Glass Shidle, trong cuốn Nghệ thuật giao tiếp thành công 

Nếu bạn không để cho nhân viên biết rằng bạn hài lòng với họ thì họ sẽ cảm thấy chán nản. Dù họ có nói cho bạn biết là gì đi chăng nữa thì lý do quan trọng nhất khiến họ làm việc lại chẳng liên quan tới tiền bạc. Một trong những lý do chưa được tiết lộ, chưa được nói tới, chưa bao giờ được viết ra đó là mong muốn được “ông chủ khen ngợi”. Đấy chính là phần việc của bạn với tư cách là một ông chủ. 

Vậy từ giờ bạn có thể khen ngợi họ rồi. Bạn cứ đợi họ hoàn thành công việc một cách tốt đẹp rồi bạn hãy nói với họ rằng họ làm việc rất tốt hoặc là bạn có thể động viên họ trước, đây là kiểu động viên rất tích cực. Tại sao lại phải làm như thế? Bạn làm vậy thì cơ hội họ hoàn thành công việc một cách tốt đẹp sẽ cao hơn.

 Nhà quản lý là người mong muốn thu được hiệu quả công việc cao nhất với những chi phí bỏ ra thấp nhất. Bạn muốn xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả và bạn muốn bỏ ra ít công sức nhất. Khen ngợi nhân viên của mình thì bạn chẳng mất mát gì. Đó là cách bạn có thể áp dụng được ngay, không tốn công sức, mang lại hiệu quả cao, đơn giản và không tốn thời gian. 

Vậy tại sao nhiều nhà quản lý lại không làm theo cách trên. Bởi vì làm theo cách này cần phải có sự tự tin. Bạn phải thực sự cảm thấy hài lòng về bản thân mình thì mới có thể đưa ra những lời khen ngợi trước được. 

Khen ngợi người khác chỉ cần một điều duy nhất là bạn phải can đảm. Bạn càng trao nhiều trách nhiệm cho người khác thì bạn càng phải đặt nhiều niềm tin ở họ, bạn càng phải khen ngợi và động viên họ nhiều hơn. Đáp lại họ sẽ làm việc cho bạn hiệu quả hơn. 

Việc khuyến khích tạo ra bầu không khí làm việc trong đó mọi người cùng khuyến khích động viên nhau. Trong bất cứ nhóm làm việc nào, bạn cũng phải động viên và đề cao tinh thần tương trợ giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm khi có điều kiện. Bạn hãy nói với họ rằng chúng ta đang ngồi trên một con thuyền và sẽ cùng nhau “một là bơi, hai là chìm”. 

11 3

13. QUY TẮC 13: HÃY HẾT SỨC KHÔN KHÉO ÐỂ TÌM ÐƯỢC NGƯỜI PHÙ HỢP 

Bạn phải có khả năng lựa chọn được người phù hợp để giao công việc theo yêu cầu, sau đó, bạn cứ để họ tự hoàn thành phần việc của mình. Tôi biết đây là quy tắc đòi hỏi phải có trực giác nhạy bén nhưng tôi cũng biết rằng bạn đã hiểu rõ về kiểu người quản lý mà tôi đang nói tới. Dường như họ tập hợp được quanh họ những người có khả năng, năng lực và như thế, họ chỉ ngồi quan sát xem họ hoàn thành mục tiêu đã được giao. Bạn cũng có thể làm như vậy. Đây là một năng lực mà bạn có thể luyện tập. Tôi cho rằng kỹ năng của năng lực này nằm ở cả hai khâu, đó là chọn được người phù hợp và trao quyền cho họ để cho một mình họ với công việc được bàn giao. Bạn cần phải rất tin tưởng họ thì bạn mới làm được như vậy, tin tưởng vào khả năng của họ và tin vào chính bản thân bạn. 

Bạn phải xác định rõ ràng về việc bạn đang tìm ai để giao việc và việc bạn đang tìm cái gì. Ví dụ bạn đang cần một quản lý tài chính cấp cao đó là bạn đang tìm cái gì. Thế còn ai thì sao? Là người có tinh thần tập thể? Người tài giỏi về mọi lĩnh vực? Người có thể đưa ra quyết định bất cứ lúc nào? Hay là người có thể lập kế hoạch trước? 

Người có thể hiểu được đặc thù của ngành bạn? Người có thể đọc được những bảng tính trên máy một cách thông thạo? Hay là người có thể làm việc ổn thỏa với những người nóng nảy. 

Tôi chắc rằng bạn hiểu được ý tôi. Nếu bạn hiểu rõ được bạn cần ai cũng như bạn cần cái gì thì bạn sẽ trở thành một người quản lý có tài năng phi thường trong việc lựa chọn được người phù hợp nhất. Tất nhiên, đấy cũng không phải là tài năng gì to tát cả, nó có được là nhờ việc lập kế hoạch, quan sát, động não suy nghĩ và làm việc chăm chỉ mà thôi. 

Nếu như bạn không thực sự thạo việc lựa chọn người, hãy nhờ người cố vấn nhiều kinh nghiệm giúp bạn tìm ra được người mà bạn cần. 

14. QUY TẮC 14 : HÃY BIẾT NHẬN TRÁCH NHIỆM 

“Theo tôi, người lãnh đạo làm việc hiệu quả nhất sẽ không bao giờ nói “Tôi”. Không phải vì họ đã được dạy không nên nói từ “Tôi”. Họ không suy nghĩ cho “Tôi”. Họ nghĩ về “chúng ta”; họ nghĩ về “cả nhóm”. Họ biết rằng công việc của mình là làm cho cả nhóm hoàn thành nhiệm vụ. Họ chịu trách nhiệm và không lảng tránh nó, nhưng nếu có vinh quang thì họ sẽ nói là “chúng ta” đã đạt được thành công, v.v… Ðây chính là cách để tạo dựng niềm tin, là cách để công việc của bạn được hoàn thành”.  Peter F. Drucker, Quản lý một tổ chức phi lợi nhuận 

Một người quản lý tốt là người luôn biết nhận trách nhiệm. Tôi biết rằng việc đổ lỗi cho nhóm của mình thì lúc nào cũng dễ dàng hơn, tuy nhiên cách này không mang lại kết quả tốt. Bạn là người lãnh đạo, người quản lý và là ông chủ. Nếu có chuyện không hay xảy ra thì bạn phải là người đứng ra gánh vác trách nhiệm. 

Bạn cứ tin tôi đi, nếu bạn là người chịu gánh vác trách nhiệm trong những lúc khó khăn nhất thì nhóm của bạn sẽ làm việc hết mình vì bạn và nếu bạn muốn thì họ cũng vì bạn mà hy sinh cả thân mình. Đối với một người chủ, chẳng có cách nào khiến nhân viên trung thành với mình hiệu quả hơn cách luôn sẵn sàng đứng ra và nói: “Tôi sẽ chịu trách nhiệm về việc này”. 

 Tôi cũng biết rằng đây là một công việc rất khó khăn, hết sức khó khăn. Bạn cần phải có lòng tự tin, can đảm, tin tưởng và khá chín chắn. Bạn có thể nghĩ rằng việc nhận trách nhiệm như thế sẽ bất lợi cho bạn vì nó sẽ làm bạn giống như người không có năng lực. Nhưng không, nếu như cấp trên của bạn thấy bạn đứng lên và nói: “Chúng ta không ký được hợp đồng vừa rồi và tôi sẽ nhận trách nhiệm. Còn đây là phương án tôi đưa ra để lần sau chúng ta sẽ không mắc phải sai lầm tương tự nữa”, họ sẽ không còn chú ý tới chuyện đó nữa mà ngược lại, họ còn tin tưởng bạn hơn. 

22 3

15. QUY TẮC 15: KHEN THƯỞNG NHÓM CỦA BẠN NẾU HỌ XỨNG ÐÁNG 

“Nếu bạn hoàn thành được công việc mà không quan tâm tới việc ai là người được thưởng công thì quả là điều đáng ca ngợi”.  Harry Truman, Tổng thống Mỹ (1945‐1953) 

Cũng như việc bạn phải luôn luôn đứng lên nhận trách nhiệm, chịu bị khiển trách, bạn cũng phải luôn luôn ca ngợi và khen thưởng nhóm của bạn khi họ hoàn thành tốt công việc 

Việc bạn chịu trách nhiệm hay chịu bị trách mắng khiến cho thành viên trong nhóm của bạn càng trung thành với bạn hơn. Cách bạn thừa nhận công lao của họ cũng mang lại cho bạn kết quả tương tự. Bạn hãy tán thưởng họ một cách công khai và chân thành. Bạn có thể nói: “Nhóm đã làm được một việc thật phi thường, đó là một nhóm tuyệt vời. Tôi thật may mắn khi có được nhóm này”. Có vẻ như bạn chẳng có liên quan gì tới thành công của nhóm. Tuy nhiên, mọi người đều biết rằng đấy là nhóm của bạn và bạn là người lãnh đạo nên nhóm bạn càng quý mến bạn hơn. Những người khác thì sẽ nghĩ rằng bạn là người rất khiêm tốn và nhún nhường. Như vậy là bạn đã làm được điều rất có ý nghĩa rồi đó. 

Tôi muốn nói với bạn rằng để cư xử kiểu như vậy rất cần có sự dũng cảm và tự tin. Tôi biết bạn phải làm việc vất vả và dường như là không công bằng khi bạn phải nhường công cho người khác. Tôi biết bạn rất muốn đứng lên và nói to: “Nhìn mà xem, chính tôi, chính tôi đã tự mình làm tất cả, rõ chưa?”. Tuy nhiên, bạn không thể làm vậy. Bạn biết đấy, bạn không thể tự mình làm được tất cả, dù bạn có tin hay không. Nếu bạn đảm nhiệm khâu bán hàng thì chính nhóm của bạn đã làm ra sản phẩm mà bạn đang bán. Nếu không có nhóm của bạn thì bạn cũng chẳng có gì để bán. Hãy nói với nhóm của bạn rằng việc bán hàng rất dễ vì họ đã làm ra sản phẩm rất tốt. Như vậy, nhóm sẽ rất tự hào và sẽ nỗ lực hơn nữa. 

viVI