English
OKR là một phương pháp quản lý hiệu quả trong việc định hướng và đo lường thành công của một doanh nghiệp, giúp tạo ra một hướng đi rõ ràng và đồng thời thúc đẩy sự tập trung và đổi mới.
Tuy nhiên, việc xây dựng OKR cho doanh nghiệp không phải là một quá trình dễ dàng. Trong bài viết này, hãy cùng Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp tìm hiểu một số bước quan trọng để xây dựng OKR cho doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Nguyên tắc khi xây dựng OKR
Các doanh nghiệp cần chú trọng tới các nguyên tắc khi xây dựng OKR, đặc biệt là nguyên tắc đối với Mục tiêu (Objectives) và Kết quả then chốt (Key Results).
1. Các nguyên tắc cốt lõi
Dưới đây là một số nguyên tắc cốt lõi cần có trong doanh nghiệp để xây dựng OKR.
- Kiến thức của người quản lý cấp cao: Để triển khai thành công mô hình OKR, người quản lý cấp cao cần có kiến thức vững và rõ về OKR. Điều này đòi hỏi người quản lý cần hiểu rõ mục đích của OKR cũng như quy trình đặt mục tiêu hàng tuần, hàng tháng và hàng quý. Bên cạnh đó, người quản lý cần có khả năng giải thích vai trò của từng nhân viên trong quy trình OKR trong tổ chức. Đơn thuần chỉ đọc sách hoặc bài viết không đủ, mà cần tìm hiểu sâu hơn để tránh những hiểu lầm và thiếu sót trong việc thiết lập OKR.
- Động lực: Một yếu tố quan trọng trong xây dựng OKR là tạo ra động lực cho nhân viên. Các mục tiêu cần được kết nối với tầm nhìn và giá trị của doanh nghiệp để tạo sự cam kết và động lực cho mọi thành viên tham gia.
- Văn hóa doanh nghiệp: OKR là một phương pháp cần được công khai và minh bạch để tạo sự liên kết trong tổ chức vì mục đích của việc yêu cầu mọi người tuân thủ OKR là để tạo sự liên kết. Để triển khai thành công mô hình OKR, sự sẵn lòng chấp nhận thất bại và học hỏi từ những thất bại đó là vô cùng quan trọng, giúp đạt được thành công trong tương lai. Cuối cùng, sự tin tưởng giữa các nhân viên cũng là yếu tố quan trọng. Vai trò của người quản lý là đảm bảo mọi người hướng về cùng mục tiêu đã được doanh nghiệp thống nhất và đảm bảo OKR không xung đột với các mục tiêu và nguyên tắc khác mà doanh nghiệp đang theo đuổi.
- Theo dõi tiến độ liên tục: OKR đòi hỏi theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả thường xuyên. Điều này giúp nhận biết vấn đề, điều chỉnh chiến lược và đảm bảo sự thích ứng nhanh chóng trong quá trình thực hiện mục tiêu.
2. Nguyên tắc đối với Mục tiêu (Objectives)
Một số nguyên tắc mà doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng OKR để xây dựng mục tiêu là:
- Số lượng mục tiêu: Các phòng ban hoặc cá nhân nên có từ 3 đến 5 mục tiêu. Số lượng này đủ để tập trung và ưu tiên công việc, đồng thời không quá nhiều để tránh phân tán sự chú ý và tài nguyên.
- Rõ ràng và cụ thể: Mục tiêu cần được định hình rõ ràng và cụ thể. Việc sử dụng các mục tiêu mơ hồ hoặc không rõ ràng sẽ gây khó khăn trong việc đánh giá và đo lường tiến độ. Thay vào đó, mục tiêu nên được biểu đạt một cách cụ thể và dễ hiểu để tất cả mọi người trong tổ chức có thể hiểu và cùng hướng về mục tiêu chung.
- Mục tiêu vượt khả năng: Đặt mục tiêu vượt khả năng thực hiện giúp thúc đẩy nhân viên làm việc mạnh mẽ hơn. Điều này đảm bảo rằng họ đặt ra mục tiêu cao hơn và nỗ lực để đạt được nhiều hơn những gì họ tưởng tượng. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng mục tiêu vượt khả năng vẫn khả thi và không gây áp lực quá lớn cho nhân viên.
Ví dụ: Nếu doanh số bán hàng của công ty trong quý đầu tiên là 60%, có thể đặt mục tiêu cho quý sau là 80%. Mục tiêu này khá thách thức nhưng vẫn khả thi, và sẽ tạo động lực để nhân viên nỗ lực để đạt được kết quả tốt hơn.
3. Nguyên tắc đối với Kết quả then chốt (Key Results)
Khi xây dựng Key Results, có một số nguyên tắc quan trọng cần được chú ý để đảm bảo đánh giá kết quả một cách chính xác và hiệu quả:
- Có thể đo lường: Key Results cần được đặt sao cho có thể đo lường, đảm bảo rằng kết quả có thể được xác định một cách rõ ràng và khách quan.
Ví dụ: Thay vì đặt mục tiêu “phát triển mối quan hệ với các doanh nghiệp”, có thể đặt là “liên hệ với 10 đối tác công nghệ”.
- Đo lường các giai đoạn nhỏ: Kết quả then chốt được sử dụng để đo lường các giai đoạn nhỏ khi thực hiện mục tiêu cuối cùng nhằm ghi nhận tiến độ và hiệu suất trong quá trình làm việc. Doanh nghiệp nên chú trọng đến kết quả hơn là chỉ tập trung vào mục tiêu. Kết quả then chốt cần phản ánh kết quả cụ thể mà mục tiêu định hướng tới.
- Mô tả rõ ràng bằng sản phẩm cuối cùng: Key Results nên được mô tả rõ ràng bằng các sản phẩm cuối cùng hoặc các thành tựu đáng kể.
Ví dụ: Thay vì đặt Key Result là “phân tích hiệu suất của doanh số bán hàng”, có thể đặt là “nộp báo cáo về doanh số bán hàng”.
CÁC BƯỚC ĐỂ XÂY DỰNG OKR HIỆU QUẢ
Việc xây dựng và quản lý OKR (Objectives and Key Results) hiệu quả đòi hỏi một quy trình cụ thể và có kế hoạch. Dưới đây là các bước để xây dựng OKR hiệu quả:
- Thu thập ý tưởng và mục tiêu: Tổng hợp các ý tưởng và mục tiêu từ các bộ phận và cá nhân trong tổ chức.
- Chọn lựa và công bố mục tiêu doanh nghiệp: Lãnh đạo và ban điều hành chọn lựa các mục tiêu quan trọng nhất cho doanh nghiệp và công bố chúng cho toàn bộ nhân viên.
- Nhân viên xây dựng OKR nháp cá nhân: Mỗi nhân viên xác định các mục tiêu và kết quả chính cá nhân của mình dựa trên mục tiêu doanh nghiệp.
- Họp liên kết chéo và cải thiện OKR nháp cá nhân: Leader họp với nhân viên để xem xét và cải thiện OKR nháp cá nhân, đảm bảo phù hợp với mục tiêu tổng thể của tổ chức.
- Thiết lập và tạo OKR của lãnh đạo: Giám đốc và các nhà lãnh đạo khác thiết lập và tạo ra OKR của họ dựa trên mục tiêu tổng thể và mong muốn.
- Viết OKR chính thức: Sau khi được duyệt, các OKR được viết chính thức và gửi đi cho toàn bộ nhân viên.
- Kiểm tra liên kết chéo trong doanh nghiệp: Đảm bảo rằng các OKR của từng cá nhân và bộ phận phản ánh mục tiêu và kết quả của các bộ phận khác.
- Kiểm tra chất lượng OKR: Đảm bảo rằng các OKR được đặt ra mạnh mẽ, có thể đo lường được và phản ánh mục tiêu cụ thể.
- Công bố OKR quý: Công bố OKR cho mỗi quý, bắt đầu chu kỳ đánh giá và theo dõi.
- Theo dõi và đánh giá: Liên tục theo dõi và đánh giá tiến độ của OKR, điều chỉnh cần thiết và cung cấp phản hồi cho nhân viên và các bộ phận.
Ngoài ra, bạn có thể đọc thêm 5 trường hợp áp dụng thất bại KPI, BSC, OKR dẫn đến phá sản của các doanh nghiệp
VÍ DỤ VỀ OKR
Dưới đây là một ví dụ cụ thể về việc thiết lập và thực hiện OKR trong một công ty phần mềm:
Mục tiêu chính: Tăng doanh số bán hàng trong năm 2024
Kết quả then chốt:
- Tăng doanh số bán hàng tháng lên 20% so với cùng kỳ năm trước.
- Mở rộng thị trường tiềm năng: Mục tiêu tìm kiếm và ký kết hợp đồng với ít nhất 5 khách hàng mới trong các thị trường mới.
- Nâng cao tỷ lệ chuyển đổi: Tăng tỷ lệ chuyển đổi từ dự án thử nghiệm sang đơn hàng thực tế lên 25% bằng cách cải thiện trải nghiệm người dùng.
Mục tiêu chính: Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Kết quả then chốt:
- Giảm số lỗi phát sinh trong sản phẩm mới dưới 5%: Phải chắc chắn rằng không quá 5% số lần phát hành sản phẩm mới gặp lỗi hoặc sự cố kỹ thuật.
- Tăng điểm đánh giá của khách hàng: Tăng trung bình điểm đánh giá từ khách hàng lên ít nhất 4,5 trên 5 trên các nền tảng đánh giá sản phẩm và dịch vụ.
- Tăng doanh thu từ dịch vụ hỗ trợ: Tăng doanh thu từ dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng lên 15% so với năm trước bằng cách cung cấp các gói dịch vụ mới và cải thiện chất lượng phục vụ.
Mục tiêu chính: Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên
Kết quả then chốt:
- Giảm tỷ lệ lỗi phát sinh trong quá trình phát triển phần mềm: Giảm tỷ lệ lỗi phát sinh trong quá trình phát triển sản phẩm mới xuống dưới 2% bằng cách tăng cường kiểm tra và kiểm soát chất lượng.
- Tăng tỷ lệ sử dụng công cụ quản lý dự án: Tăng tỷ lệ sử dụng công cụ quản lý dự án nội bộ lên 90% trong tất cả các nhóm làm việc.
- Tăng tỷ lệ hài lòng của nhân viên: Tăng tỷ lệ nhân viên hài lòng với môi trường làm việc lên ít nhất 85% thông qua việc cải thiện các chính sách phúc lợi và môi trường làm việc.
KẾT LUẬN
Tóm lại, bài viết trên đã tổng hợp lại các nguyên tắc quan trọng cũng như các bước để xây dựng OKR hiệu quả cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, quý độc giả có thể tìm hiểu thêm một số kiến thức thú vị khác TẠI ĐÂY
