EnglishVậy là cơ bản chúng ta đã biết được KPI là gì và những cách thiết lập KPI qua các bài đọc phần trước. Và sau đây là một ngọn núi khác. Đó là quá trình thiết kế xem “Liệu có thể áp dụng quản trị KPI hiệu quả hay không?”.
Trước tiên, ở bước 6 này ta phải xác nhận khả năng áp dụng của nó. Tức là phải xác nhận trước về tính đúng đắn trên lý thuyết của cả KPI lẫn CFS đã thiết lập., kiểm tra xem liệu có thể áp dụng trên thực tế hay không?
Có 3 điểm mấu chốt cần chú ý:
- Tính thống nhất
- Tính ổn định
- Tính đơn giản
Sau đâu ta sẽ cùng xem xét lần lượt từng yếu tố một.
- “Tính thống nhất” – Kiểm tra sự đúng đắn trên lý thuyết
Đầu tiên là tính thống nhất, tức là có đúng logic hay không. Nói cách khác là kiểm tra sự đúng đắn trên lý thuyết.
Nói một cách cụ thể là xác nhận, kiểm tra xem khi chỉ số CSF đó thay đổi thì KGI có thay đổi theo không, rồi khi đạt được KPI thì có đạt được KGI không…
Trong ví dụ phát triển hoạt động kinh doanh của tôi đưa ra lúc trước, ta đã thấy được rằng khi tiến hành giới thiệu nhiều công ty cho người dùng (cá nhân) thì CVR (tỷ lệ chuyển đổi) tăng lên. Tuy nhiên, trên thực tế phần lớn là các trường hợp tình hình lúc đó chỉ cho phép có thể giới thiệu được một công ty mà thôi. Như vậy đòi hỏi đội ngũ cán bộ làm việc tại hiện trường phải củng cố, đẩy mạnh quá trình CSF này và hành động tích cực hơn nữa. Nói một cách cụ thể là phải giới thiệu thêm một công ty cho người dùng (cá nhân) và tích cực trao đổi, thương lượng.
Làm như thế thì sẽ tốn thêm thời gian và công sức của cả người dùng (cá nhân) lẫn doanh nghiệp. Thế nhưng, họ lại hay có suy nghĩ rằng tốn thêm thời gian, công sức như vậy mà không đạt được thành quả thì làm thế nào.
Khi lần đầu tiên tổ chức thực hiện quản trị KPI, thực sự sẽ có những trường hợp nếu không tiến hành làm thử trên thực tế thì không thể hiểu được. Ngay cả khi rơi vào những trường hợp như thế thì điều quan trọng là cố gắng tìm cách tiến hành kiểm chứng từ trước để từ đó đạt được thỏa thuận với các bên liên quan về tình huống đó.
Nếu có dư dả thời gian thì lý tưởng nhất là tiến hành thật nhiều lần 1 số biện pháp thí điểm như giới hạn thời gian, thu hẹp đối tượng là tổ chức, khu vực, nhân viên… nhằm nâng cao độ chính xác rồi sau đó mới triển khai quy mô toàn diện.
- Có thể vận hành ổn định được hay không?
Điểm mấu chốt thứ hai là tính ổn định. Tức là kiểm tra xem có thể thu được kết quả KPI một cách ổn định hay không?
Ta cần xác nhận xem liệu có thể đưa ra (output) dữ liệu một cách ổn định hay không. Ví dụ như kiểm tra xem có sự chồng chéo giữa các nghiệp vụ khác với hoạt động thu thập dữ liệu, lịch trình xử lý hay không; hoạt động thu thập dữ liệu đó có buộc phải dựa vào yếu tố bên ngoài nào hay không…
Trong ví dụ dự án phát triển hoạt động kinh doanh của tôi lúc trước, chỉ vì tiến hành xem chúng tôi có đang giới thiệu nhiều doanh nghiệp hay không, cho nên hoàn toàn có thể nắm bắt được con số một cách ổn định và liên tục trong thời gian thực (realtime).
Trong tương lai, với sự tiến bộ của các công nghệ như RPA (Robotics Process Automation – Tự động hóa quy trình) thì ngay cả đối với những con số phức tạp một chút cũng sẽ có thể giúp giảm bớt gánh nặng cho những ai phụ trách mảng công việc này.
- Có thể lý giải một cách đơn giản hay không?
Điểm mấu chốt cuối cùng là kiểm tra tính đơn giản.
Cho dù mối quan hệ giữa KGI và KPI có đúng đắn, dữ liệu có thể đưa ra một cách ổn định nhưng nếu các cán bộ thực địa hoàn toàn không thể hiểu được gì thì sẽ rất gay go. Cần tiến hành xem xét xem những mối liên hệ này có đơn giản và dễ hiểu hay không.
Trong ví dụ dự án phát triển hoạt động kinh doanh mà tôi nói đến lúc trước, vì chúng tôi có thể giải trình bằng dữ liệu rằng có đang giới thiệu nhiều công ty hay không và rõ ràng so với việc chỉ giới thiệu một doanh nghiệp thì việc giới thiệu nhiều doanh nghiệp sẽ khiến khả năng chia sẻ hành động của người dùng (cá nhân) tăng cao hơn cho nên thành công là điều hoàn toàn dễ lý giải.
Tôi xin giải thích rõ hơn, “khả năng chia sẻ hành động tăng cao” là trong trường hợp người dùng (cá nhân) phải quyết định lựa chọn 1 trong tập hợp gồm 3 công ty, nếu giới thiệu 2 công ty thì sẽ giúp nâng cao khả năng lựa chọn hơn so với khi giới thiệu chỉ 1 công ty.
Trích nguồn: sách KPI công cụ quản lý nhân sự hiệu quả – Ryuichiro Nakao
Để tham khảo về khóa học: Ứng dụng BSC KPI trong quản trị doanh nghiệp diễn ra vào ngày 15/1/2021 tại Viện Kinh tế và Thương Mại Quốc tế vui lòng xem thông tin chi tiết TẠI ĐÂY!
