Tiếp theo, ở bước 4, ta sẽ tiến hành thu hẹp phạm vi trong số rất nhiều biến số đó để tìm ra quá trình quan trọng nhất. Đó chính là thiết lập CSF (quá trình quan trọng nhất).
Chúng ta có thể triển khai theo 2 bước.
Ví dụ như trong dự án phát triển kinh doanh mà tôi đã từng phụ trách, tôi đã đưa ra được công thức:
Doanh số = Lượng (Số người dùng) x CVR (Tỷ lệ chuyển đổi)x Đơn giá bình quân (Giá bán).
- Bước 1: Phân chia hằng số và biến số
Trước tiên, ta cần phân định rõ ràng xem trong công thức đó thì đâu là hằng số và đâu là biến số. Vì hằng số là không đổi nên ta có thể loại trừ ra khỏi danh sách lực chọn làm CSF.
Rất hiếm có những trường hợp là hằng số nhưng giá trị hoàn toàn không thay đổi. Tuy trên thực tế cũng có thay đổi ít nhiều nhưng nói chung những yếu tố nào có thể coi là hằng số, hoặc những yếu tố nào mà phạm vi có thể kiểm soát trong quá trình vận hành thực tế đủ nhỏ thì ta sẽ đặt làm hằng số. Khi đó, những yếu tố còn lại sẽ là biến số.
- Bước 2: Lự chọn CSF từ những thứ còn lại
Tôi xin lấy trường hợp khi tôi phụ trách phát triển kinh doanh làm ví dụ.
Trong công thức Doanh số = Lượng (Số người dùng) x CVR (Tỷ lệ chuyển đổi) x Đơn giá bình quân (Giá bán), tôi đặt Giá bán làm hằng số. Trên thực tế, yếu tố này sẽ thay đổi đôi chút nhưng tôi đã ra quyết định là sẽ không làm gì để tăng Giá bán này, hoặc chí ít tôi cũng đã xác nhận là không thể làm thế.
Công việc của tôi là giới thiệu doanh nghiệp cho người dùng (cá nhân) nhưng việc họ mua bao nhiêu thì phần lớn lại phụ thuộc vào hoàn cảnh của người dùng và sức hấp dẫn của mặt hàng cũng như năng lực bán hàng của doanh nghiệp, hoàn toàn nằm ngoài khả năng kiểm soát của chúng tôi.
Vì không thể kiểm soát cho nên tôi đặt nó làm hằng số.
Vậy thì chỉ còn lại yếu tố Lượng (số người dùng) và CVR (tỷ lệ chuyển đổi). Để gia tăng lượng tiếp cận thì thông thường sẽ cần tới những nguồn lực (resource) mới ví dụ như đầu tư chi phí thu hút khách hàng chẳng hạn. Những nguồn lực này chính là vốn và nhân lực.
Dự án mà tôi đã phụ trách là phát triển hoạt động kinh doanh, nói cách khác là tạo dựng mảng kinh doanh mới. Do bị giới hạn về vốn và nhân lực cho nên CSF của chúng tôi đương nhiên là CVR.
Tiếp theo tôi tiến hành phân tích kỹ hơn các bước nâng cao CVR,
Ví dụ, tôi đã phân chia thành các bước nhỏ như nhận biết => sử dụng => giới thiệu doanh nghiệp rồi từ đó lựa chọn hoạt động gia tăng doanh nghiệp giới thiệu làm CSF.
Khi tiến hành phân tích sâu hơn, kỹ hơn, tôi đã nắm bắt được bằng dữ liệu rằng khi giới thiệu doanh nghiệp cho người dùng, so với việc chỉ giới thiệu một doanh nghiệp thì giới thiệu nhiều doanh nghiệp sẽ có xác suất thành công cao hơn (CVR tăng lên).
Kết quả là tôi đã quyết định chọn hoạt động giới thiệu nhiều doanh nghiệp làm CSF trong dự án của mình.
Để thiết lập mục tiêu KPI, không đơn giản chỉ là những ý tưởng và cách thực hiện theo cảm giác mà phải đi qua trình tự từng bước. Càng không nên nóng vội dẫn tới thiết lập KPI không tốt.
Trích nguồn: sách KPI công cụ quản lý nhân sự hiệu quả – Ryuichiro Nakao
Để tham khảo về khóa học: Ứng dụng BSC KPI trong quản trị doanh nghiệp diễn ra vào ngày 15/1/2021 tại Viện Kinh tế và Thương Mại Quốc tế vui lòng xem thông tin chi tiết TẠI ĐÂY!
