English
Trong vai trò của một trợ lý giám đốc, trách nhiệm không chỉ là hỗ trợ mà còn đóng vai trò là “cánh tay phải” đắc lực của lãnh đạo. Công việc này đòi hỏi kỹ năng xử lý tình huống, khả năng làm việc đa nhiệm, và đôi khi còn yêu cầu sự nhạy bén để đoán trước nhu cầu của sếp. Trong thời đại 4.0, khi công nghệ và tốc độ làm việc ngày càng gia tăng, những kỹ năng truyền thống không còn đủ nữa. Trợ lý giám đốc cần thêm những mẹo và công cụ mới để có thể dễ dàng ứng phó với mọi tình huống xảy ra.
Dưới đây là những cẩm nang sinh tồn thiết yếu cho một trợ lý trong thời đại 4.0 do Viện iEIT cung cấp, từ những mẹo đơn giản cho đến các kỹ năng cần thiết để không chỉ tồn tại mà còn phát triển trong công việc.
Thành thạo công nghệ: Không chỉ là Excel và Email!
Khi công nghệ trở thành một phần quan trọng trong môi trường công sở, biết cách sử dụng các công cụ hỗ trợ công việc là yếu tố bắt buộc. Trong quá khứ, thư ký và trợ lý giám đốc chỉ cần nắm vững Excel và email là đủ, nhưng ngày nay, với sự xuất hiện của nhiều phần mềm quản lý công việc và cộng tác trực tuyến, nhu cầu về kỹ năng công nghệ cũng tăng cao. Một trợ lý giỏi cần thành thạo các công cụ như:
Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Calendar): Không chỉ đơn thuần là công cụ soạn thảo hay lịch, Google Workspace cho phép bạn làm việc nhóm hiệu quả hơn, cập nhật và chia sẻ thông tin dễ dàng.
Trello, Asana, Notion: Đây là những công cụ quản lý dự án phổ biến giúp theo dõi tiến độ công việc, sắp xếp nhiệm vụ và phối hợp cùng các phòng ban. Nhờ các tính năng sắp xếp, gán nhiệm vụ và theo dõi deadline, trợ lý có thể tối ưu hóa công việc, dễ dàng báo cáo với lãnh đạo và quản lý thời gian tốt hơn.
Microsoft Teams, Zoom: Trong bối cảnh làm việc từ xa, các công cụ họp trực tuyến và cộng tác này trở nên cực kỳ quan trọng. Làm quen với chúng không chỉ giúp bạn hỗ trợ sếp trong các cuộc họp, mà còn giúp tổ chức các buổi thảo luận, họp trực tuyến với đồng nghiệp, đối tác.
Lời khuyên để tối ưu hóa kỹ năng công nghệ:
Một trợ lý giỏi không chỉ dừng lại ở việc biết cách sử dụng mà còn phải hiểu rõ để tận dụng tối đa tính năng của từng công cụ. Hãy dành ít nhất 15 phút mỗi tuần để học một mẹo mới từ công cụ mà bạn sử dụng thường xuyên. Ví dụ, Google Calendar có thể tự động gửi nhắc nhở đến sếp của bạn, giúp đảm bảo không bao giờ lỡ hẹn.
Ngoài ra, hãy cài đặt các ứng dụng này trên điện thoại để luôn sẵn sàng cập nhật công việc ngay cả khi đang di chuyển.
⏩ Đăng ký ngay KHÓA HỌC THƯ KÝ, TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC CHUYÊN NGHIỆP để trở thành thư ký – trợ lý 4.0 chuyên nghiệp!
Kỹ năng “chống cháy” với các cuộc họp đột xuất
Khi làm trợ lý giám đốc, bạn sẽ thường xuyên phải đối mặt với các cuộc họp đột xuất hoặc những yêu cầu nhanh từ sếp. Điều này có thể bao gồm chuẩn bị tài liệu, tìm hiểu thông tin, và sắp xếp phòng họp chỉ trong vài phút. Để làm tốt, bạn cần luyện tập kỹ năng chuẩn bị nhanh và linh hoạt ứng phó.
Các bước chuẩn bị cho cuộc họp đột xuất
Xây dựng “bộ tài liệu dự phòng”: Để tiết kiệm thời gian, hãy tạo một thư mục tài liệu với các thông tin, số liệu và báo cáo chung mà sếp thường yêu cầu. Ví dụ: nếu sếp của bạn thường xuyên cần báo cáo tài chính hoặc phân tích thị trường, hãy luôn giữ sẵn bản cập nhật mới nhất trong thư mục “khẩn cấp.”
Sắp xếp lại ưu tiên công việc: Khi xuất hiện yêu cầu đột xuất, bạn cần biết cách tạm dừng công việc hiện tại và tập trung vào cuộc họp. Việc này đòi hỏi bạn phải nhanh nhẹn, linh hoạt trong sắp xếp và quản lý công việc.
Chuẩn bị phòng họp và thiết bị: Hãy chắc chắn rằng bạn luôn sẵn sàng kiểm tra hệ thống âm thanh, màn chiếu hoặc đường truyền Internet trước khi cuộc họp bắt đầu, đặc biệt là khi có các buổi họp trực tuyến với đối tác nước ngoài.
Mẹo nhỏ để tăng hiệu quả
Hãy giữ danh sách công việc và các cuộc họp dự kiến trong tuần để dễ dàng sắp xếp khi có cuộc họp đột xuất. Tự tạo cho mình một vài phút yên tĩnh để chuẩn bị trước cuộc họp, điều này giúp bạn tự tin hơn và tránh các sai sót không đáng có.
Kỹ năng giao tiếp 4.0: Không chỉ lời nói, mà còn là ánh mắt và email!
Giao tiếp là kỹ năng cốt lõi của mọi trợ lý giám đốc, và trong thời đại 4.0, giao tiếp không chỉ giới hạn trong lời nói. Bạn cần học cách “giao tiếp” với ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt và email – tất cả đều đóng vai trò quan trọng.
Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp không lời: Một trợ lý giỏi sẽ hiểu ý sếp chỉ qua ánh mắt hoặc cử chỉ. Trong những buổi họp, khi sếp không tiện nói, việc bạn nắm bắt đúng ý thông qua ngôn ngữ cơ thể và chuẩn bị trước sẽ giúp mọi việc trơn tru hơn.
Kỹ năng viết email chuyên nghiệp: Một email của trợ lý phải đảm bảo ngắn gọn nhưng rõ ràng, thể hiện được yêu cầu và thông điệp cần truyền tải. Khi viết email, hãy cố gắng tóm gọn ý chính trong vài dòng đầu, và dùng ngôn từ lịch sự, chuyên nghiệp.
Xử lý phản hồi nhanh chóng: Trợ lý giỏi luôn phản hồi email đúng lúc. Nếu chưa thể trả lời ngay lập tức, bạn có thể gửi phản hồi ngắn gọn để báo cho người gửi biết rằng bạn đã nhận được và đang xử lý yêu cầu.
Ví dụ về email chuẩn
Chủ đề: [Khẩn cấp] Tài liệu chuẩn bị cho cuộc họp ngày 15/11
Chào Anh/Chị [Tên sếp/đồng nghiệp],
Em xin gửi kèm theo báo cáo tài chính tháng trước và tài liệu phân tích thị trường như Anh/Chị yêu cầu. Nếu cần bổ sung thêm thông tin, xin vui lòng cho em biết trước 10h sáng để em kịp chuẩn bị cho cuộc họp.
Em cảm ơn và mong phản hồi từ Anh/Chị.
Trân trọng,
[Tên bạn]
Việc giữ thái độ chuyên nghiệp và phản hồi nhanh giúp bạn xây dựng hình ảnh trợ lý đáng tin cậy và hỗ trợ tốt cho sếp.
Biến tấu đa tác vụ – Siêu năng lực “làm nhiều việc cùng lúc”
Một trong những kỹ năng được coi là “siêu năng lực” của trợ lý giám đốc chính là khả năng đa nhiệm. Bạn không chỉ phải quản lý thời gian hiệu quả mà còn cần biết cách hoàn thành nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Khả năng này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu.
Cách rèn luyện kỹ năng đa nhiệm
Tập trung vào các công việc cần ưu tiên: Không phải công việc nào cũng cần hoàn thành ngay lập tức. Hãy phân loại công việc dựa trên mức độ quan trọng và cấp bách. Bạn có thể sử dụng nguyên tắc Eisenhower để sắp xếp công việc theo 4 nhóm: Quan trọng – Khẩn cấp, Quan trọng – Không khẩn cấp, Khẩn cấp – Không quan trọng, và Không quan trọng – Không khẩn cấp.
Sử dụng checklist: Một checklist sẽ giúp bạn theo dõi từng nhiệm vụ cụ thể và dễ dàng đánh dấu khi hoàn thành. Hãy để danh sách công việc ở nơi dễ thấy, ví dụ như trên bàn làm việc hoặc ứng dụng ghi chú trên điện thoại.
Dành thời gian “refresh”: Sau khi hoàn thành một công việc, hãy dành vài phút để thư giãn, giúp bạn không bị căng thẳng và có thể tập trung tốt hơn vào nhiệm vụ tiếp theo.
Mẹo nhỏ
Hãy thử áp dụng nguyên tắc “Pomodoro” – làm việc 25 phút và nghỉ 5 phút. Điều này giúp bạn thư giãn, giữ được sự tập trung cao độ, và quản lý thời gian hiệu quả hơn. Khi bạn kết hợp nguyên tắc Pomodoro với checklist, bạn sẽ thấy công việc trở nên dễ dàng hơn, và tinh thần làm việc cũng được nâng cao đáng kể. Đặc biệt trong vai trò trợ lý giám đốc – nơi khối lượng công việc đa dạng, áp lực – bạn cần có một lịch trình khoa học để đảm bảo mọi nhiệm vụ đều được hoàn thành đúng hạn.
Kỹ năng quản lý thông tin – Sắp xếp, lưu trữ và bảo mật
Trong thời đại kỹ thuật số, thông tin là tài sản vô giá. Công việc của một trợ lý yêu cầu bạn tiếp xúc với nhiều loại dữ liệu, từ lịch trình công việc, tài liệu công ty đến các thông tin bảo mật của cấp trên. Do đó, kỹ năng quản lý thông tin không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ mà còn cần phải bảo mật và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
Cách quản lý và bảo mật thông tin hiệu quả
Sắp xếp tài liệu có tổ chức: Tạo các thư mục riêng cho từng loại tài liệu (báo cáo, hợp đồng, email công việc). Việc này không chỉ giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm khi cần, mà còn tránh tình trạng lộn xộn, giảm bớt thời gian dành cho việc sắp xếp lại tài liệu sau này.
Bảo mật thông tin: Đối với các tài liệu nhạy cảm, hãy sử dụng mật khẩu bảo vệ hoặc phần mềm mã hóa nếu cần. Đảm bảo rằng bạn không chia sẻ tài liệu quan trọng với người không liên quan và luôn có phương án backup dữ liệu.
Sử dụng công cụ quản lý tài liệu: Hãy thử dùng các phần mềm như Google Drive, Dropbox hoặc các hệ thống quản lý tài liệu chuyên nghiệp để lưu trữ và quản lý các file. Với các phần mềm này, bạn có thể phân quyền người dùng và đảm bảo thông tin được bảo mật an toàn.
Ví dụ về quy trình bảo mật
Bạn có thể tạo một file trên Google Drive và đặt quyền truy cập riêng cho từng thư mục. Các tài liệu quan trọng như kế hoạch chiến lược, báo cáo tài chính có thể được đặt dưới chế độ truy cập hạn chế và chỉ cấp cho những người cần thiết.
Kỹ năng giải quyết xung đột – Trợ lý, người hòa giải trong mọi tình huống
Trong vai trò trợ lý, không ít lần bạn phải đối mặt với xung đột giữa các phòng ban, hoặc giữa sếp với đối tác. Khả năng giải quyết xung đột sẽ giúp bạn trở thành một cầu nối hiệu quả, đảm bảo môi trường làm việc hài hòa, và đôi khi có thể giúp cải thiện mối quan hệ với các đối tác của công ty.
Các bước để giải quyết xung đột
Lắng nghe một cách chủ động: Đầu tiên, hãy lắng nghe các bên liên quan một cách khách quan, không đánh giá hoặc bênh vực bất kỳ ai. Điều này giúp bạn nắm rõ vấn đề và tránh gây thêm căng thẳng.
Xác định nguyên nhân chính: Đôi khi, xung đột chỉ là bề nổi của vấn đề lớn hơn. Bạn cần tìm hiểu kỹ để xác định nguyên nhân chính dẫn đến xung đột.
Đưa ra giải pháp trung lập: Sau khi đã nắm bắt vấn đề, hãy đề xuất các phương án giải quyết một cách trung lập. Chẳng hạn, nếu xung đột liên quan đến phân chia công việc, bạn có thể đề xuất phương án phân công lại nhiệm vụ hoặc thay đổi thời hạn để đảm bảo cả hai bên đều hài lòng.
Theo dõi và duy trì sự hòa hợp: Sau khi giải quyết xung đột, hãy tiếp tục theo dõi để đảm bảo vấn đề không tái diễn và mọi người làm việc hòa hợp.
Mẹo giúp bạn trở thành người hòa giải giỏi
Hãy trau dồi kỹ năng giao tiếp và thấu hiểu cảm xúc của người khác (EQ). Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng nhận diện được dấu hiệu xung đột và xử lý nhanh chóng trước khi tình hình trở nên phức tạp.
KẾT LUẬN
Làm trợ lý giám đốc trong thời đại 4.0 là một công việc đầy thách thức nhưng cũng đầy cơ hội. Để thành công, bạn không chỉ cần kỹ năng cơ bản mà còn phải thành thạo công nghệ, biết quản lý thời gian, có khả năng xử lý xung đột và tự tin ra quyết định. Những “cẩm nang” trên sẽ giúp bạn từng bước hoàn thiện bản thân, trở thành một trợ lý giỏi, luôn đồng hành và hỗ trợ tốt cho sếp.
Hãy luôn nhớ rằng, vai trò của bạn không chỉ là giúp sếp hoàn thành công việc mà còn là đại diện cho hình ảnh của công ty, là người giữ nhịp độ cho công việc chung của cả đội ngũ.
