EnglishKhi nghe tới từ lập kế hoạch có thể một số cá nhân sẽ không lấy làm hứng thú. Có thể bạn cảm thấy mất thời gian cho việc lập kế hoạch? Tại sao không thực hiện luôn mà phải lập kế hoạch trước làm gì? Sếp thật cứng nhắc khi cứ bắt nhân viên phải lập nhiều kế hoạch? Không cần kế hoạch tôi cũng làm được… Sẽ có rất nhiều lời than vãn nhưng hãy xem những lý do vì sao cần lập kế hoạch công việc sau đây, bạn sẽ phải suy nghĩ lại.
Kế hoạch công việc là gì?
Kế hoạch là việc hiện thực hóa cách thức bạn tiến hành làm công việc đó trên giấy. Nghĩa là bạn cần suy nghĩ thật kỹ, gạch ra những đầu việc cần thiết cần phải thực hiện, tính toán thời gian, công sức, nhân sự tham gia, chi phí cho từng đầu việc đó để đánh giá xem kế hoạch của mình có khả thi không? Liệu mình có thực hiện được công việc đó không? Có khó khăn gì hay có cần người hỗ trợ hay không?
Vì sao cần lập kế hoạch?
1. Hiểu rõ được mục đích, kết quả của công việc bạn đang thực hiện, tránh đi sai hướng hoặc không chắc chắn có thực hiện được đúng yêu cầu đề ra hay không? Trước khi giải toán bạn cần hiểu đúng đề bài đúng không nào?
2. Làm chủ được công việc của mình. Việc lên kế hoạch trước giúp chúng ta tự chủ được về thời gian, không bị động , chúng ta có sự chuẩn bị tốt nhất để làm tốt được việc đó.
Việc lập kế hoạch tốt giúp bạn có tư duy hoạch định chiến lược, khả năng bao quát vấn đề và có khả năng xử lý được nhiều công việc trong một khoảng thời gian. Nếu trong đầu bạn đã mường tượng chi tiết các công việc cần thực hiện ở tương lai và thời gian thực hiện chúng, bạn sẽ sắp xếp được nhiều việc một cách hợp lý mà vẫn đạt được kết quả mong muốn.
3. Dễ dàng điều động nhân sự cùng tham gia hoặc đề xuất hỗ trợ từ phòng ban khác. Kế hoạch chính là một bản chào hàng tuyệt vời khi đề xuất công việc với cấp trên hoặc làm căn cứ giao việc, tương tác với các nhân sự khác. Một bảng kế hoạch có phê duyệt của quản lý sẽ có giá trị tương đương như một quyết định ngang cấp đúng không nào?
4. Nhanh chóng thăng cấp bậc, cấp quản lý. Một khi bạn hoạch định được tốt công việc của cá nhân thì rất nhanh chóng bạn sẽ có cơ hội quản lý một nhóm, có kinh nghiệm để hoạch định các công việc lớn hơn, cần nhiều nhân sự tham gia hơn, cơ hội sẽ đến nhiều hơn với bạn.
5. Có báo cáo kết quả nhanh chóng. Với bản kế hoạch đã có trong tay, ngay lập tức khi kết thúc công việc bạn đã có cơ sở để tổng kết báo cáo theo kết quả đã dự kiến trong kế hoạch.
Thế nào là một kế hoạch khả thi?
- Các nội dung cơ bản cần có trong một bản kế hoạch: Mục tiêu cần đạt được, kết quả của mục tiêu đó là gì? Thời gian dự kiến thực hiện? Nhân sự tham gia? Kinh phí thực hiện? Danh sách các công việc cụ thể cần làm để đạt được mục tiêu đó có phân chia cụ thể theo khoảng thời gian thực hiện? Người xác nhận nghiệm thu cho từng công việc đó là ai? Trưởng dự án phụ trách bản kế hoạch là ai? Người duyệt kế hoạch là ai?
- Phải xác định chính xác mục tiêu và kết quả đạt được tránh mơ hồ, kết quả phải định lượng được. Ví dụ: Mục tiêu là hoàn thành doanh số bán hàng của cá nhân tháng 12 năm 2018, kết quả nghiệm thu là tổng giá trị hợp đồng ký được đạt 100 triệu/tháng.
- Các công việc để thực hiện mục tiêu cần liệt kê chi tiết đến khi không còn chia nhỏ được nữa thì thôi. Quá trình lập kế hoạch là quá trình thực hiện công việc trong trí tưởng tượng của bạn bởi vậy các cụ thể, chi tiết bao nhiêu bạn càng nắm chắc phần thắng bấy nhiêu.
- Thời hạn và các mốc thời gian trong bảng kế hoạch cần tính toán chính xác với các công việc trên một tuần triển khai bạn cần tính toán mỗi ngày phải làm bao nhiêu khối lượng công việc.
- Làm rõ ràng các hạng mục cần phê duyệt, tránh việc để đến khi làm xong nhưng không được cấp trên phê duyệt bạn phải làm lại từ đầu.
Bắt đầu thực hiện từ đâu?
- Hãy nghĩ mình là một thuyền trưởng trong kế hoạch của bạn, dành toàn tâm sức cho bản kế hoạch đó.
- Kiên trì, nhẫn nại, tuân thủ đúng kế hoạch bạn đã đề ra, tránh trường hợp lập một đằng thực hiện một nẻo.
- Nghiêm khắc từ bỏ thói quen cũ, chỉ thực hiện công việc khi và chỉ khi có kế hoạch trước trong đầu.
- Thực hiện lập kế hoạch tự những việc nhỏ, những việc bạn có đủ khả năng hoạch định rồi tăng dần độ khó của công việc.
- Tham khảo ý kiến hay những kế hoạch do người khác đã từng thực hiện có ích cho cho công việc của bạn.
Hãy tận dụng những tri thức sẵn có trước khi sáng tạo thứ mới. Hãy thử lập kế hoạch ngay hôm nay bạn sẽ thấy sự thay đổi bất ngờ.
Nguồn: https://faceworks.vn/chi-tiet/tai-sao-can-lap-ke-hoach-truoc-khi-thuc-hien-cong-viec/
Tham khảo khóa học: Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả (07/12/2019)
