EnglishNếu bạn đã quản lý nhiều dự án thì bạn biết mình có thể đánh giá và xem xét từng dự án một, lên kế hoạch thực hiện, giao tiếp với các thành viên trong nhóm và quản lý các rủi ro. Nhưng khi bạn bắt đầu quản lý nhiều dự án cùng một lúc, công việc của bạn lại rẽ qua một chiều hướng khác. Trách nhiệm của bạn tăng lên, yêu cầu lãnh đạo của bạn cũng tăng lên, và các kỹ năng phối hợp cũng tăng lên gấp bội.
Hít thật sâu vào. Bạn không lẻ loi đâu. Bạn có thể học hỏi từ những sai lầm của người đi trước và áp dụng những chiến thuật thắng lợi của các chuyên gia dày dặn kinh nghiệm để quản lý các dự án của mình.
Sai lầm #1: Quản lý vi mô và tự làm mọi thứ
Bạn đã chỉ định một công việc quan trọng cho một nhân viên tài năng và đã cho anh ta một thời hạn. Bạn có để anh ta làm công việc của mình và chỉ cần nói chuyện ngắn gọn với anh ta lúc nào đó, hay là bạn cứ liên tục ghé lại bàn của anh ta và liên tục gửi email kiểm tra tiến độ công việc?
Nếu là cái sau, bạn có thể là một micromanager – “nhà quản lý vi mô”. Micromanager là người quản lý phải tự mình thực hiện mọi quyết định, đóng vai trò dẫn đầu trong việc thực hiện mọi công việc, và trong những trường hợp cực đoan, can thiệp vào mọi công việc nhân viên đang thực hiện. Quản lý vi mô là quản lý kém, và dưới sự quản lý đó, cả người quản lý, nhân viên và doanh nghiệp đều phải chịu đựng.
#Chiến thuật để thắng lợi: Học cách ủy quyền cho nhân viên
Đừng tự mình làm hết mọi việc. Bạn sẽ không bao giờ có thời gian để làm hết tất cả mọi việc trong các dự án. Kể cả “Super-You” cũng cần giúp đỡ và hỗ trợ. Hãy nhớ rằng sự hỗ trợ mạnh mẽ nhất đến từ nhóm của bạn. Những thành viên trong nhóm của bạn đều là những chuyên gia trong lĩnh vực của riêng họ. Cùng nhau họ có thể tập hợp một trí tuệ đầy sức mạnh. Việc duy nhất bạn cần làm là hướng dẫn và cho họ thấy hướng đi đúng đắn để phát triển dự án.
Cũng cần phải lưu ý rằng người quản lý lúc nào cũng phải có mặt để đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả nhất. Nếu quản lý cố gắng kiểm soát hết mọi nhất cử nhất động của nhân viên thì cả nhóm sẽ làm việc không hiệu quả như là chịu sự quản lý hợp lý và có chừng mực.
Tôi khuyên bạn nên đọc 2 cuốn sách “The 7 Habits of Highly Effective People” (Tựa tiếng Việt “7 thói quen hiệu quả”) của Steven Covey và cuốn “Good to Great: Why Some Companies Make the Leap… and Others Don’t” của Jim Collins. Những cuốn sách này có những tư tưởng rất hay về sự ủy quyền, quản lý, và lãnh đạo, không những giúp bạn làm việc năng suất hơn mà còn thôi thúc bạn thay đổi cả phong cách quản lý.
Gợi ý: Sự ủy quyền là một chiến thuật có lợi trong việc quản lý nhiều dự án. Một mặt, bạn truyền động lực cho nhóm của bạn bằng cách đưa cho họ những cơ hội để phát huy thế mạnh. Mặt khác, bạn bàn giao phần thực hiện như là một phần công việc của bạn. Mặc dù có thể rất khó khăn giao phó quyền kiểm soát công việc, nhưng trao cho nhóm của bạn tự do phối hợp và đóng góp vào kế hoạch dự án sẽ tiết kiệm thời gian của bạn và tạo cho bạn có nhiều thời gian để suy nghĩ về chiến thuật, thiết lập các ưu tiên và kết hợp các công việc từ nhiều dự án khác. Giao phó công việc để giảm bớt việc cho bạn. Nhưng cũng đừng quên phối hợp làm việc cùng với nhóm.
Đứng đầu một công ty chuyên về phần mềm quản lý dự án, tôi đã có cơ hội nghe nhiều câu chuyện từ các khách hàng, nhà đầu tư và cố vấn. Tôi nghĩ đây là một cơ hội tốt để chia sẻ với các bạn những câu chuyện đó với hi vọng có thể giúp cho các kĩ năng quản lý của bạn tốt hơn. Đây là phần thứ 2 trong serie về “5 lỗi thường mắc phải khi quản lý nhiều dự án”.
Sai lầm #2: Lên kế hoạch dự án sơ suất
Bạn rất mong muốn không suy nghĩ quá nhiều về việc lên kế hoạch và chỉ muốn bắt tay vào thực hiện dự án.
Trong một môi trường doanh nghiệp, mỗi dự án phải góp phần vào mục tiêu cuối cùng của tổ chức, tuy nhiên thái độ sốt sắng này lại báo hiệu thất bại.
Một trong những lý do hàng đầu dẫn đến việc quản lý dự án thất bại là kế hoạch của dự án chỉ nằm trên giấy tờ. Một kế hoạch dự án mà không thiết thực, không được sử dụng, không hoàn chỉnh hay được thiết kế tệ hại dẫn đến nhiều sai sót khi thực hiện dự án.
Phần lớn những sai sót trong quản lý dự án là do thiếu những kế hoạch hiệu quả và cập nhật thông tin mới nhất. Một khi bạn không cập nhật kế hoạch dự án, bạn sẽ không thể giám sát và tác động đến sự tiến triển của dự án. Bạn cũng sẽ trở nên bận rộn lâu hơn cần thiết, thậm chí làm phung phí ngân sách. Kết quả là những thành viên trong nhóm bạn sẽ trì trệ hoàn thành công việc, và việc này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thời hạn của dự án.
Chiến thuật thắng lợi #2: Lập kế hoạch thực tế và cập nhật thông tin mới nhất
Vậy làm sao để kế hoạch của một dự án thực tế và luôn được cập nhật? Tôi đề ra 3 giải pháp cụ thể như sao
Xem lại, xem lại và xem lại
Nếu bạn muốn tất cả các dự án hoàn thành đúng thời hạn và đúng (hoặc dưới) mức ngân sách thì kiểm tra tiến độ của mỗi dự án hằng ngày là rất quan trọng. Nhóm làm dự án cũng phải tin tưởng vào mục tiêu và lịch trình của dự án. Để điều này có thể xảy ra, bạn phải xem lại và cập nhật kế hoạch dự án thường xuyên; nếu không, các kế hoạch của bạn hóa ra lại thành vô dụng.
Lên kế hoạch linh động
Khi bạn quản lý nhiều dự án cùng một lúc thì bạn phải sẵn sàng để liên tục phản ứng với các thay đổi không lường trước trong một dự án và điều chỉnh kế hoach phù hợp. Thực hiện điều này sẽ giúp bạn giảm lỗi phát sinh trong quá trình lập kế hoạch dự án đầu tiên.
Chuẩn bị tất cả thông tin sẵn sàng
Luôn chuẩn bị sẵn tất cả thông tin để có thể xoay xở với các thay đổi để dự án có thể hoàn thành thành công. Đừng để thông tin có giá trị đang được cập nhật bị quên lãng trong các tập tin chưa được kết nối.
Lưu trữ thông tin và để tất cả file liên quan đến dự án ở một nơi. Để cho những người liên quan dễ dàng truy cập, và có tất cả thông tin sẵn sàng để giúp bạn biết được mỗi dự án của bạn đang tiến triển đến giai đoạn nào.
Sai lầm #3: Lập kế hoạch dự án tách rời nhau
Khi bạn quản lý các dự án ở từng nơi riêng biệt và sử dụng những công cụ khác nhau để lên kế hoạch thì bạn đang tốn hàng giờ liền loay hoay từ lịch trình dự án này đến dự án khác. Hơn nữa, bạn cũng sẽ không nhìn thấy toàn diện dự án, điều này sẽ dẫn đến những mâu thuẫn trong thời hạn hoàn thành dự án, cũng như trong lịch làm việc cá nhân, vì thế trì hoãn thời gian hoàn thành dự án.
Lịch trình dự án riêng biệt khiến bạn rất khó để nhận ra trình tự công việc và các ưu tiên trong nhiều dự án. Ví dụ như: làm thế nào bạn thống nhất thời hạn của 3 dự án riêng biệt khi tất cả đều rơi vào cùng một tuần? Trong trường hợp như vậy, bạn sẽ nhanh chóng trở thành một quản lý chạy từ dự án này qua dự án khác, vớ lấy bất cứ thứ gì có thể cứu vãn tình hình được.
Chiến thuật thắng lợi #3: kết hợp lịch trình của các dự án
Một kế hoạch thống nhất sẽ cho bạn một cái nhìn toàn thể về dự án. Lập một kế hoạch dự án tốt bao gồm một mốc thời gian cho từng dự án. Lịch trình này phải thực sự rõ ràng để có thể kiểm tra tiến độ của dự án theo từng quý hoặc công việc của thành viên trong nhóm theo từng ngày.
Bên cạnh việc xác định những mốc thời gian quan trọng của dự án, bản kế hoạch này phải phản ánh tất cả công việc của các dự án. Khi đó bạn sẽ có thể xác định những ưu tiên cũng như những giai đoạn nào của dự án cần tập trung vào.
Bản kế hoạch tổng thể sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tập trung thông tin ở một nơi để sẵn sàng sử dụng ngay lập tức.
Sai lầm #4: Copy thông tin tới lui
Bạn có thường hay thấy mình chạy lòng vòng từ cuộc họp này đến cuộc họp khác, gọi điện, và gửi hàng đống email để yêu cầu cập nhật tiến độ dự án hay đặt nhắc nhở cho các thời hạn dự án sắp tới?
Là quản lý dự án, nhiệm vụ sắp xếp công việc có vẻ quá nhiều và máy móc. Giống như bản chất của quản lý dự án chỉ đơn giản là thu thập thông tin và cập nhật các kế hoạch khi mà phần lớn thời gian bạn dành ra là để gom dữ liệu và cập nhật lịch trình dự án.
Nhưng đừng quên rằng bạn vẫn cần thời gian để dẫn dắt nhóm dự án. Mà không chỉ là dẫn dắt, còn phải khích lệ các thành viên trong nhóm. Vấn đề là ai có thời gian cho những việc đó cơ chứ?
Chiến thuật thắng lợi #4: Sử dụng công nghệ phù hợp
Thay vì chật vật để hoàn thành hàng đống công việc cho xong, cách tốt hơn là sử dụng một phần mềm công nghệ phù hợp để giúp bạn đối phó với các thông tin cứ dồn dập đến.
Tích hợp dữ liệu
Khi bạn bắt đầu thực hiện một dự án và tiến hành thêm một vài dự án khác thì bạn cần một công cụ đáng tin cậy để giúp bạn đồng bộ dữ liệu. Hãy tìm kiếm một công cụ giúp bạn quản lý toàn bộ danh mục dự án mà không làm bạn quá tải với các việc không cần thiết và những hoạt động không đem lại giá trị, cũng không giúp dự án tiến triển thêm. Những công cụ nên làm công việc của bạn dễ dàng hơn, chứ không phải tạo thêm nhiều việc cho bạn.
Kết hợp các lịch trình dự án
Khi chọn một công cụ quản lý dự án, hãy chắc chắn rằng công cụ đó có thể thống nhất các lịch trình dự án và dễ dàng cho bạn cập nhật thông tin mới nhất. Có rất nhiều các công cụ truyền thống khiến bạn rất khó để sửa lại kế hoạch dự án ban đầu. Và đừng chọn phần mềm quản lý dự án mà bạn phải tạo lịch trình riêng biệt cho mỗi dự án. Nhớ rằng tách những lịch trình dự án rời rạc nhau là lỗi thứ ba hay mắc phải.
Linh hoạt
Chọn một ứng dụng giúp bạn dễ cập nhật thông tin mới nhất cho kế hoạch dự án. Một số ứng dụng dựa trên nền tảng web (chẳng hạn như Wrike) cho phép các thành viên trong nhóm dự án có thể cập nhật thông tin công việc của họ trực tiếp lên bản kế hoạch. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian vì bạn không cần phải tự tay thu thập các dữ liệu, thông tin mới và nhập vào lịch trình. Những công cụ như vậy cũng sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng ủy quyền cho nhân viên như khi bạn làm theo chiến thuật #1.
Nguồn:
- Ebook: Cẩm nang kinh doanh Harvard – Quản lý các dự án lớn và nhỏ
- https://www.wrike.com/blog/5-common-mistakes-managing-multiple-projects-project-planning-part-2-5/
- https://www.ihcm.vn/tin-tuc/tin-tuc/quan-tri-doanh-nghiep/1488-10-sai-lam-thuong-gap-trong-quan-ly-du-an.html
- https://viblo.asia/p/101-van-de-thuong-gap-trong-quan-tri-du-an-p1-yMnKMnwrZ7P
