English
Thiết kế tổ chức là một vấn đề quan trọng trong doanh nghiệp, tuy nhiên hiện nay theo một nghiên cứu mới đây mới chỉ có 25% doanh nghiệp thiết kế tổ chức thành công. Và hầu hết các doanh nghiệp đều không nguyên nhân do đâu, và không xác định được lỗi trong quá trình thiết kế tổ chức.
Hãy theo dõi bài viết dưới đây, và cùng iEIT tìm hiểu một số cách xác định lỗi thiết kế tổ chức mà Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp tìm hiểu được nhé!
Làm như thế nào để xác định lỗi thiết kế tổ chức?
Hầu hết những nhà điều hành đều sẽ cảm nhận được khi doanh nghiệp đang hoạt động không ổn định, mặc dù có vài người tìm cách giải quyết hậu quả. Tái thiết kế lại tổ chức là một điều gì đó rất đáng kinh ngạc. Nó cực kỳ phức tạp, ảnh hưởng của hàng loạt nhiều giả định và thuật toán. Vì vậy khi các vấn đề của thiết kế tổ chức nảy sinh, các nhà quản lý hay tập trung giải quyết một số lỗi nhất định nhằm cải thiện. Tuy nhiên, thực tế thì quá trình này làm cho cấu trúc tổng thể doanh nghiệp trở nên rời rạc, khó hoạt động và cuối cùng là thiếu chiến lược hơn.
9 bài kiểm tra các thiết kế tổ chức sau đây là những gì được tổng hợp và gói nhỏ, có thể được áp dụng cho cả cấu trúc hiện nay của doanh nghiệp khi làm lại một cấu trúc mới.
4 bài đầu tiên kiểm tra mức độ phù hợp. Chúng cung cấp một cái nhìn tổng quát đối với từng thiết kế, bất kể cấu trúc này có đáp ứng chiến lược, đội ngũ nhân lực hoặc tài chính của doanh nghiệp hay không.
5 bài kiểm tra được áp dụng trong thiết kế. Chúng có thể giúp doanh nghiệp điều chỉnh thiết kế bằng cách xem xét một số vấn đề như quan hệ giữa cấp quyền và quản trị.
Các bài kiểm tra sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp phát triển một hệ thống phân quyền, quản lý và quy trình phù hợp – đủ để thiết kế có thể hoạt động trôi chảy song không làm suy giảm tính tự chủ, sự ổn định và tính nhất quán.
Kiểm định lợi thế thị trường (Market Advantage Test)
Thiết kế của bạn có hướng sự quan tâm đầy đủ của ban điều hành đối với tất cả những lợi thế riêng của doanh nghiệp trên từng thị trường không?
Khi hoạch định chiến lược, doanh nghiệp phải luôn luôn nêu ra 2 câu hỏi quan trọng: Chúng ta hãy cạnh tranh ở những thị trường này vì chúng ta sẽ đạt được lợi thế hơn so với mọi đối thủ trong từng thị trường ấy. Đây là phép kiểm định đánh giá mức độ phù hợp của cấu trúc tổ chức với chiến lược của công ty hay không.
Kiểm định lợi thế đội ngũ đầu não (Parenting Advantage Test)
Thiết kế của bạn có trợ giúp đội ngũ đầu não tăng cường giá trị cho tổ chức không?
Giống như bố mẹ đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau trong nhà, đội ngũ đầu não cũng đóng nhiều vai trò khác nhau trong mỗi công ty khác nhau. Hãy xác định một số nhiệm vụ cơ bản mà đội ngũ đầu não phải hoàn thành – phần nhiệm vụ nào có khả năng tạo được doanh thu nhiều nhất đối với công ty (ví dụ: nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ mới. ..) . Sau nữa đảm bảo rằng bạn có một người quản lý trong đội ngũ đầu não chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ trên. Đồng thời, bạn sẽ phải có một đội ngũ chuyên trách thực thi nhiệm vụ và xem nên đặt họ ở đâu cho họ phát huy khả năng hiệu quả nhất.
Kiểm định con người (People Test)
Thiết kế có phản ánh điểm mạnh, điểm yếu và năng lực của nhân viên không?
Khi một doanh nghiệp hoạt động không thành công, những giám đốc điều hành sẽ đổ lỗi về “vấn đề của con người”. Nhưng đó là thất bại. Nếu một tổ chức không phù hợp với khả năng và mong muốn của từng nhân viên thì vấn đề nằm ở thiết kế mà không phải ở con người.
Cấu trúc phải phù hợp với nhu cầu về phát triển nguồn nhân lực đang có. Sẽ cực kỳ nguy hiểm nếu thay đổi mô hình từ cấu trúc chức năng qua cấu trúc đa bộ phận khi doanh nghiệp thiếu đội ngũ nhà quản lý đủ sức giám sát mọi đơn vị kinh doanh được uỷ quyền ở mức độ cao.
Kiểm định tính toàn vẹn (Feasibility Test)
Bạn đã tính đến tất cả mọi ràng buộc có thể ngăn chặn sự thực thi thiết kế của mình trước?
Kiểm định thiết kế cho phép dự đoán mức độ phù hợp của cấu trúc với bất kỳ ràng buộc chính trị, vấn đề pháp lý, công đoàn hay những ràng buộc khác. Bất kỳ ràng buộc nào cũng có thể cản trở hoặc thậm chí ngăn ngừa các hành động của tổ chức vì thế cần được xác định và cảnh báo sớm đối với bất kỳ thách thức thiết kế nào.
Kiểm định bản sắc văn hoá (Specialised Culture Test)
Thiết kế của bạn có quy định một số đơn vị cần văn hoá khác biệt trong doanh nghiệp không?
Hầu hết mỗi công ty chỉ tồn tại vài ba đơn vị hay phòng ban chức năng cần phải giữ lại đặc điểm văn hoá chung, cách sống và làm việc của nhân viên so với hệ thống quy chuẩn hiện thời của tổ chức (chẳng hạn như bộ phận phát triển sản phẩm mới, đội kinh doanh điện tử hoặc những đơn vị dịch vụ chức năng) . Khi đã xác định được nhóm văn hoá riêng trong công ty, nếu nhìn thấy văn hoá nào có nguy cơ bị tác động, bạn cần nghĩ cách giải quyết để không làm biến đổi cấu trúc đó.
Kiểm định năng lực hợp tác (Difficult Links Test)
Thiết kế của bạn có giúp các phòng ban có nguy cơ mâu thuẫn phối hợp tốt hơn không?
Bài kiểm tra này nhằm đánh giá các bộ phận trong doanh nghiệp có gặp vấn đề gì trong quá trình phối hợp với nhau không. Thông thường điều này xảy ra khi các bộ phận không có chung mục tiêu hay thiếu động lực, thiếu năng lực để cộng tác. Ví dụ như bộ phận Sales & Marketing sẽ muốn giảm giá một số sản phẩm để làm hài lòng khách hàng, còn bộ phận Product sẽ muốn giữ nguyên giá để đảm bảo lợi nhuận. Khi này, đòi hỏi trong quá trình thiết kế tổ chức phải có cá nhân chịu trách nhiệm ra quyết định cuối và hai bộ phận cùng cần có cơ hội cộng tác để đồng thuận với nhau. Chế độ đãi ngộ, hệ thống đánh giá cũng cần được thiết kế để không xảy ra chênh lệch giữa các bộ phận.
Bài kiểm định này, cùng với kiểm định đặc trưng văn hóa, nhằm giúp doanh nghiệp tìm được điểm cân bằng giữa việc chuyên môn hóa và phối hợp chéo các bộ phận.
Kiểm định hệ thống phân cấp dư thừa (Redundant Hierarchy Test)
Thiết kế của bạn có quá nhiều cấp độ và đơn vị chính?
Bài kiểm tra được thực hiện khi cấu trúc có quá nhiều lớp quản lý, cản trở hoạt động và gia tăng chi phí. Đơn giản hóa cơ cấu đang là xu hướng cấu trúc quan trọng trong những năm gần đây.
Kiểm định trách nhiệm (Accountability Test)
Thiết kế của bạn có hỗ trợ kiểm soát hiệu suất không?
Trong các tổ chức phi tập trung, trách nhiệm giải trình về hiệu suất rất quan trọng. Mục đích của bài kiểm tra này là để đảm bảo rằng mọi đơn vị đều có các biện pháp kiểm soát thích hợp đối với hoạt động của mình, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của tính minh bạch trong trách nhiệm giải trình, bảo đảm kiểm soát và cam kết của các nhà quản lý.
Kiểm định khả năng linh động (Flexibility Test)
Thiết kế của bạn có tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển các chiến lược mới và cung cấp sự linh hoạt cần thiết để thích ứng với sự thay đổi không?
Trong một thế giới chuyển động nhanh, đây là kiểm định quan trọng về khả năng thích ứng thay đổi của cấu trúc. Lãnh đạo doanh nghiệp cần phải dự đoán trước xem những xu hướng nào ở bên ngoài sẽ có khả năng thay đổi bộ máy, đâu là những bộ phận linh hoạt nhất và đâu là những bộ phận đang “đóng khung” nhất. Thường những bộ phận “đóng khung” sẽ thuộc cấp lãnh đạo, hoặc là bộ phận đang bị ràng buộc nhiều trách nhiệm và chính sách phối hợp. Khi đó, bạn sẽ nên phân nhỏ trách nhiệm của lãnh đạo, tách nhỏ các bộ phận thành các đơn vị chuyên biệt hơn, từ đó dễ dàng thay đổi hơn về sau.
Bạn có thể tham khảo khóa học Mini MBA của Viện Đào tạo & Tư vấn doanh nghiệp tại đây nhé!
Tìm hiểu thêm khóa học Mini MBA
Theo dõi Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại thương tại đây:
