Trí tuệ nhân tạo (AI) đang trở thành xu thế tất yếu trong chuyển đổi số tại Việt Nam. Không chỉ giới hạn trong các lĩnh vực công nghệ cao, sản xuất hay thương mại điện tử, AI đang dần bước chân vào hệ thống hành chính – văn phòng, từ cơ quan nhà nước đến khối doanh nghiệp tư nhân.
Trong bối cảnh đó, câu hỏi đặt ra là: dân văn phòng, cán bộ hành chính nên bắt đầu ứng dụng AI như thế nào – để không bị bỏ lại phía sau?
Việt Nam đẩy mạnh ứng dụng AI trong hành chính công
Tháng 3/2024, Bộ Thông tin và Truyền thông đã công bố “Kế hoạch hành động quốc gia về nghiên cứu, phát triển và ứng dụng trí tuệ nhân tạo đến năm 2030”, với mục tiêu đưa Việt Nam trở thành trung tâm đổi mới sáng tạo khu vực Đông Nam Á.
Một trong các trọng tâm chính là:
“Ứng dụng AI trong quản lý nhà nước, dịch vụ công, hành chính công, nhằm tăng hiệu suất phục vụ người dân và doanh nghiệp.”
Bên cạnh đó, nhiều địa phương như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Bình Dương cũng đang thí điểm triển khai AI vào việc phân loại văn bản, quản lý văn thư, hỗ trợ tra cứu dữ liệu, trả lời tự động hồ sơ…
Đây không còn là định hướng trên giấy – mà đang trở thành hành động cụ thể, đòi hỏi đội ngũ làm việc trong khối hành chính – văn phòng phải thích nghi nhanh, nắm bắt kỹ năng mới.
AI không còn là công nghệ xa lạ – mà là công cụ dành cho dân văn phòng
AI không chỉ dành cho kỹ sư, nhà phát triển phần mềm hay doanh nghiệp lớn. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của các nền tảng như ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot, Notion AI…, bất kỳ ai biết dùng Word, Excel, Gmail cũng có thể tận dụng AI để tối ưu công việc.
Một số công việc hành chính có thể ứng dụng AI hiệu quả:
- Soạn thảo văn bản, báo cáo, biên bản họp
- Tạo email nhắc lịch, gửi thông báo tự động
- Lên kế hoạch làm việc tuần/tháng nhanh chóng
- Tổng hợp thông tin, dịch thuật, tạo nội dung slide thuyết trình
- Lập danh sách, tổng hợp dữ liệu, hỗ trợ ra quyết định
Hầu hết các công cụ này đều miễn phí, hoặc chi phí rất thấp. Quan trọng nhất là biết cách đặt câu hỏi (prompt) thông minh và đúng mục tiêu.
Vấn đề lớn nhất hiện nay: Rào cản tâm lý và thiếu định hướng
Dù các công cụ AI dễ tiếp cận hơn bao giờ hết, nhưng nhiều người làm văn phòng vẫn dè dặt vì:
- Nghĩ rằng AI “khó dùng” hoặc cần kiến thức lập trình
- Lo sợ bị thay thế nếu AI làm tốt hơn
- Thiếu thời gian để tự học hoặc không biết học từ đâu
Đây là những rào cản phổ biến – nhưng hoàn toàn có thể tháo gỡ nếu được hướng dẫn đúng cách.
Thực tế, AI không thay thế nhân sự văn phòng, mà giúp họ làm việc hiệu quả hơn, nhanh hơn và có thêm thời gian cho những nhiệm vụ mang tính sáng tạo, chiến lược.
Vậy, dân văn phòng nên bắt đầu học AI từ đâu?
- Bắt đầu từ công việc mình đang làm hàng ngày
Bạn không cần học AI từ lý thuyết phức tạp. Hãy bắt đầu từ chính công việc đang khiến bạn mất thời gian:
- Viết báo cáo? → Học cách dùng ChatGPT tạo khung nội dung
- Quản lý lịch? → Dùng AI để đề xuất sắp xếp lịch thông minh
- Làm biên bản họp? → Ghi âm và để AI tạo nội dung tự động
- Tham gia khóa học ngắn hạn – thực hành theo nhu cầu
Hiện nay có nhiều khóa học giúp người không chuyên công nghệ ứng dụng AI một cách thực tiễn và dễ hiểu. Một trong số đó là:
Khóa học “Ứng dụng AI tối ưu công việc hành chính – văn phòng”
- Thời lượng: 4 buổi
- 90% thời gian là thực hành
- Không yêu cầu kiến thức kỹ thuật
- Học viên có thể áp dụng ngay vào công việc sau từng buổi học
- Hình thức học linh hoạt: Online hoặc Offline
- Được cấp chứng nhận bởi Trường Đại học Ngoại thương
Học AI không phải để trở thành chuyên gia – mà để trở thành người làm việc thông minh hơn
Trong 2–3 năm tới, kỹ năng sử dụng AI sẽ dần trở thành tiêu chuẩn bắt buộc trong các vị trí hành chính, nhân sự, văn phòng tại cả khu vực công và tư. Người nào học trước – sẽ có lợi thế trước.
Dù bạn là chuyên viên văn phòng, cán bộ hành chính công, nhân sự hay trợ lý giám đốc – việc biết cách khai thác AI sẽ giúp bạn tăng năng suất, tiết kiệm thời gian và nổi bật hơn trong công việc.
Kết luận
Khi Chính phủ đã đặt AI vào chiến lược quốc gia, doanh nghiệp đang dần chuyển đổi, thì chúng ta – những người làm công việc văn phòng mỗi ngày – cũng cần bắt đầu hành động.
Học AI không phải để đón đầu công nghệ. Học AI là để không bị bỏ lại phía sau.
📌 Tham khảo khóa học thực tế, dễ học – dễ áp dụng tại FTU TAỊ ĐÂY
