EnglishTrong phần 1 của chuỗi bài viết “KPI là gì? Kiến thức cơ sở về KPI”, chúng ta đã tiếp cận với khái niệm của KPI – Key Performance Indicator. Bài viết hôm nay sẽ đem tới cho bạn bức tranh chung về KPI, để từ đó có được một hình dung tổng quan cho chỉ số này.
Bức tranh chung về KPI gồm 3 nhân vật chính, đó là:
- KGI (Key Goal Indicator): Giá trị mục tiêu cuối cùng
- CSF (Critical Success Factor): Quá trình quan trọng nhất
- KPI (Key Performance Indicator): Giá trị mục tiêu của quá trình quan trọng nhất
Sơ đồ trên thể hiện một trục thời gian. Trong đó, phía bên trái là “hiện tại” hoặc có thể gọi là “đầu kỳ”, phía bên phải là “tương lai” hay có thể gọi là “cuối kỳ”. Và dòng thời gian chảy từ trái sang phải. Vị trí được đánh dấu đích (goal) chính là thời điểm “cuối kỳ” và tùy vào cách tổ chức của mỗi công ty mà thời gian này có thể là 6 tháng hoặc 1 năm sau.
Bên phả dấu đích đó ta thấy KGI. Đây chính là nhân vật đầu tiên của chúng ta.
KGI – Key Goal Indicator, có nghĩa là mục tiêu bằng số quan trọng nhất mà mình muốn đạt được vào thời điểm cuối kỳ hoạt động kinh doanh. Nói chung, với tất cả các doanh nghiệp thì đó chính là những mục tiêu về lợi nhuận.
Với các tổ chức kinh doanh thì KGI là các con số mục tiêu về doanh thu, với các hoạt động phát triển dự án thì KGI chính là các con số mục tiêu về số lượng người dùng.
KGI là giá trị mục đích muốn đạt tới vào thời điểm kết thúc giai đoạn cuối kỳ. Bài viết này cố tình bắt đầu câu chuyện từ vấn đề mục tiêu, mục đích là bởi lẽ có nhiều khi xảy ra tình trạng sai lệch trong nhận thức về mục đích giữa những người có liên quan.
- Tại sao lại xảy ra tình trạng sai lệch trong nhận thức về mục đích giữa những người có liên quan?
Sự sai lệch trong nhận thức về mục đích thường xảy ra ở 2 chỗ.
Thứ nhất là trường hợp bản thân chính mục đích đó vốn dĩ đã sai lệch.
Đây là trường hợp sai lệch khi xác định cái mình đang hướng tới là gì. Ví dụ như khi các bên liên quan không thống nhất được các mục đích cuối cùng là gì, là lợi nhuận, là doanh số hay là số lượng người dùng.
Ta có thể so sánh tình trạng này với hoạt động đi du lịch.
Trong phạm vi một chuyến du lịch khi nói đến mục đích thì đó chính là “đích đến”. Đi Pháp hay đi Hawai? Đi Fukuoka hay Hiroshima? Đích đến mà khác nhau thì không thể xây dựng kế hoạch du lịch.
Có thể các bạn sẽ cảm thấy khó tin nhưng mặc dù rất hiếm có trường hợp phát sinh sự sai khác về đích đến trong kế hoạch chuyến đi nhưng những trường hợp không đạt được sự thống nhất giữa các bên liên quan về mục tiêu kinh doanh thì không phải là ít.
Trường hợp còn lại là sai lệch về số.
Cho dù có thể các bên đã đạt được thỏa thuận và thống nhất chung vào một mục đích, ví dụ như ” mục đích là lợi nhuận” chẳng hạn, nhưng cũng có khi con số mục tiêu về lợi nhuận lại khác nhau. Đặc biệt cần chú ý tới trường hợp tồn tại con số mục tiêu thấp nhất và con số mục tiêu muốn đạt tới nếu có thể.
Nếu đem ra so sánh với ví dụ chuyến du lịch thì đây cũng là trường hợp có sự sai khác trong lịch trình du lịch. Đó là khi phát sinh sự không thống nhất giữa các bên là đi 5 đêm hay 6 đêm, rồi ngân sách dự kiến là bao nhiêu… Đó là khi phải suy tính bao gồm cả những chi phí phát sinh trên thực tế cùng với những con người chỉ biết nhìn vào chi phí chuyến đi.
Để giải quyết 2 kiểu sai lệch, không thống nhất này thì đương nhiên là giữa các bên liên quan cần phải tiến hành xác nhận thông tin từ trước.
Mục đích và mục tiêu bằng số.
Nói trong trường hợp chuyến du lịch thì đó là cần phải xác nhận và đạt được thống nhất về các yếu tố như đích đến, lịch trình du lịch hoặc có thể là cả ngân sách dự kiến.
- CSF là “quá trình then chốt nhất”
Mục đích là gì? Mục tiêu bằng số của mục đích đó là bao nhiêu? Khi các bên đã xác nhận và đạt được sự đồng thuận thì sẽ là lúc nhân vật thứ 2 xuất hiện. Đó là CSF.
CSF là viết tắt của Critical Success Factor, tạm dịch là “những nhân tố thành công quan trọng”, tức là những điểm mấu chốt dẫn tới thành công cho hoạt động kinh doanh.
Để đạt được KGI thì có rất nhiều quá trình chúng ta phải trải qua. Và đây là quá trình quan trọng bậc nhất trong số đó. Vì là một quá trình cho nên nó là những nội dung cần thực hiện từ trước, chứ không phải là mục đích, là kết quả.
Ví dụ, với trường hợp các tổ chức kinh doanh buôn bán thì đó là quá trình của một loạt các hoạt động được tiến hành nhằm nâng cao doanh số như thăm hỏi khách hàng, để xuất giải pháp…, trước khi đạt được doanh số đó. Nói cách khác, nếu CSF được thực hiện một cách chỉn chu thì chính CSF sẽ là quá trình đưa hoạt động kinh doanh đến đích cuối cùng.
Ngoài ra, vì là một quá trình cho nên nó cần phải là thứ mà thực địa có thể kiểm soát, điều khiển được. Nó cần phải là quá trình sẽ thay đổi bởi nỗ lực của thực địa.
Trong số những quá trình đó, ta sẽ lựa chọn ra một quá trình quan trọng nhất.
- KPI là thước đó thể hiện bằng con số của CSF
Và tiếp theo là sự xuất hiện của nhân vật thứ ba. Đó là KPI – Key Performance Indicator.
KPI là thước đo thể hiện bằng con số của CSF, nhân vật thứ hai của chúng ta.
Tóm lại, KPI chính là giá trị, con số cho ta thấy nếu thực hiện quá trình quan trọng bậc nhất CSF ở mức độ nào thì sẽ có thể đạt được KGI vào cuối kỳ. Nếu diễn đạt theo chiều ngược lại thì tức là nếu đạt được KPI ở thời điểm cuối kỳ thì có thể nói về kết quả là đã đạt được KGI.
Chúng ta có thể tóm tắt về KPI như sau:
KPI là chỉ số dẫn dắt của KGI, là chỉ tiêu quá trình (mà thực tiễn có thể kiểm soát được), là mục tiêu bằng số của CSF (chìa khóa của thành công).
Có thể nói, sự xuất hiện của các cụm từ như KGI, CSF bên cạnh KPI có thể khiến các bạn cảm thấy phức tạp, hỗn loạn đôi chút nhưng đến đây, ít nhất chỉ cần các bạn ghi nhớ rằng ngoài KPI còn tồn tại 2 cụm từ rất quan trọng khác là được.
Vậy là chúng ta đã có được một bức tranh tổng quan về KPI, trong phần tiếp theo của chuỗi bài viết “KPI là gì? Kiến thức cơ sở về KPI?”, chúng tôi sẽ chỉ ra những sai lầm thường gặp khi thiết lập KPI.
