Mô tả công việc (Job description – JD) là những tuyên bố bằng văn bản mô tả nhiệm vụ, trách nhiệm, trình độ cần thiết và mối quan hệ báo cáo của một công việc cụ thể. Chúng dựa trên thông tin khách quan có được thông qua phân tích công việc, hiểu biết về năng lực và kỹ năng cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ cần thiết và nhu cầu của tổ chức để sản xuất công việc.
Mô tả công việc của nhân viên xác định trách nhiệm của một công việc cụ thể. Chúng cũng bao gồm thông tin về điều kiện làm việc, công cụ, thiết bị được sử dụng, kiến thức và kỹ năng cần thiết và mối quan hệ với các vị trí khác.
Phát triển hiệu quả mô tả công việc của nhân viên là các công cụ truyền thông có ý nghĩa đối với thành công của tổ chức của bạn. Mặt khác, các mô tả công việc của nhân viên được viết kém, làm tăng thêm sự nhầm lẫn ở nơi làm việc, thông tin sai lệch và khiến mọi người cảm thấy họ không biết những gì được mong đợi từ họ.
Nếu bạn sử dụng các mô tả công việc của nhân viên như cuộc sống, các tài liệu thường được cập nhật thường xuyên để phản ánh các yêu cầu thay đổi của từng nhân viên, những mô tả này có thể trở thành một kế hoạch công việc hơn là một tài liệu không liên quan.
1.Lợi ích của một bản mô tả công việc
- Mô tả công việc cung cấp :Cung cấp một cơ hội để kết nối với ban lãnh đạo Công ty của bạn: Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ hoặc lớn hoặc một tổ chức multi-site, mô tả công việc của nhân viên cũng như các văn bản sẽ giúp bạn sắp xếp theo hướng nhân viên với hướng của lãnh đạo cấp cao của bạn .
Sắp xếp nhân viên với mục tiêu, tầm nhìn và sứ mệnh của bạn nói lên thành công cho tổ chức của bạn. Là một nhà lãnh đạo, bạn đang đảm bảo chức năng chuyển đổi của tất cả các vị trí và vai trò cần thiết để đáp ứng khách hàng của bạn. - Đặt kỳ vọng rõ ràng về những gì bạn mong đợi từ mọi người: Ferdinand Fournies, tại sao, “Why Employees Don’t Do What They’re Supposed To and What You Can Do About It” nói rằng kỳ vọng của người lao động là nơi đầu tiên để xem xét nếu mọi người không làm những gì bạn muốn họ làm. Anh ấy nói rằng bạn cần chắc chắn rằng tất cả các nhân viên đều hiểu rõ mong đợi của bạn và sự hiểu biết đó bắt đầu từ mô tả công việc của nhân viên. Điều này đúng cho dù bạn đang tuyển nhân viên mới hay đăng việc cho ứng viên nội bộ .
- Giúp bạn tự bảo vệ mình một cách hợp pháp: Ví dụ, để tuân thủ Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ (ADA) , bạn sẽ muốn chắc chắn rằng mô tả về các yêu cầu vật lý của công việc là chính xác theo thư.
- Giúp nhân viên tổ chức, những người phải làm việc với người thuê mới, hiểu được ranh giới của trách nhiệm của người đó: Những người đã tham gia vào quá trình tuyển dụng có nhiều khả năng hỗ trợ cho sự thành công của nhân viên mới hoặc đồng nghiệp được thăng chức . Phát triển các mô tả công việc của nhân viên là một cách dễ dàng để thu hút mọi người vào thành công của tổ chức của bạn.
Hãy nhớ rằng, khi bạn phát triển các mô tả công việc của nhân viên, hãy nhận ra rằng họ là một thành phần trong một hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả. Hãy xem xét những cảnh báo về mô tả công việc của nhân viên.
2. Hạn chế của một bản mô tả công việc
Mô tả công việc của nhân viên có nhược điểm của họ, bao gồm:
- Họ trở nên lỗi thời trong môi trường làm việc có nhịp độ nhanh, thay đổi, hướng đến khách hàng:
Bạn phải bổ sung các mô tả công việc của nhân viên với các mục tiêu được đàm phán thường xuyên và các cơ hội phát triển , tối thiểu, hàng tháng, tốt nhất là hàng tháng. Nó đòi hỏi nhân viên phải gặp ông chủ hoặc nhóm, để thiết lập các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường tiếp theo.
Cuộc họp này cũng phải thực tế. Nếu nhân viên nhận được mục tiêu mới và vẫn chịu trách nhiệm cho mọi nhiệm vụ được liệt kê trong bản mô tả công việc ban đầu của nhân viên, điều này là không công bằng.
Đặc biệt, nếu mục tiêu và thành tích công việc gắn liền với tiền lương hoặc tiền thưởng, bạn phải xem nơi nhân viên đang đầu tư thời gian của mình. Nếu mô tả công việc của nhân viên cung cấp một bức tranh không chính xác, hãy thay đổi mô tả công việc của nhân viên.
- Sẽ không bao giờ có đủ sự linh hoạt để các cá nhân có thể “Làm việc bên ngoài chiếc hộp”: Mô tả công việc của nhân viên phải linh hoạt để nhân viên thoải mái đào tạo chéo, có thể giúp một thành viên khác trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ và tự tin rằng họ có thể đưa ra quyết định phù hợp để phục vụ khách hàng của họ.
Bạn muốn những người thoải mái nắm lấy cơ hội hợp lý để kéo dài giới hạn của họ. - Không luôn luôn cung cấp đánh giá về công việc hàng ngày của nhân viên: Ngoài việc cập nhật các mục tiêu và mục tiêu thường xuyên được đề xuất, mô tả công việc của nhân viên là một phần không thể thiếu trong hệ thống đánh giá và quản lý hiệu suất. Chúng được sử dụng để xác định tăng lương và đủ điều kiện thưởng.
Chúng là một tài liệu tham khảo công việc để xác định cách một nhân viên dành thời gian cho công việc hàng ngày. Họ cung cấp một trọng tâm có thể đo được cho năng lượng và sự chú ý. - Điểm mấu chốt
Bạn có thể sử dụng các mô tả công việc của nhân viên để có được quyền sở hữu của nhân viên và để theo dõi các thông số về các kỹ năng và khả năng mà bạn tìm kiếm cho vị trí này. Khi tuyển dụng, các mô tả công việc nhân viên được viết tốt có thể giúp bạn đưa ra quyết định tuyển dụng hợp lý. Và tuyển dụng đội ngũ phù hợp là rất quan trọng đối với thành công trong tương lai của bạn.
(Nguồn: https://www.thebalancecareers.com/job-descriptions-positives-and-negatives-1918556 )
Tham khảo: Khóa học Ứng dụng BSC – KPI – OKR trong quản trị nhân sự
